中心学校档案管理制度

PAGE中心学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强中心学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中心学校各部门及下属各学校在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则中心学校设立专门的档案管理机构，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理学校工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案检索和利用效率，为学校各项工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置中心学校设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责全校档案的集中管理工作。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，并做好相关记录。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照学校档案管理制度的要求，对本部门形成的档案进行分类整理，定期向档案管理室移交，并办理交接手续。3.协助档案管理室做好档案的查询、利用等工作，积极提供档案利用线索，配合档案管理室开展档案信息开发利用工作。4.加强对本部门兼职档案管理人员的业务指导和培训，提高兼职档案管理人员的数据管理能力和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织建设、宣传教育等方面的材料。2.行政管理类：学校行政工作中形成的各类文件、通知、报告、工作计划与总结、规章制度、会议纪要、人事档案、财务档案、资产档案等。3.教育教学类：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学评估材料、教研活动记录、教师培训档案等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。5.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购与管理档案、维修维护记录、安全保卫档案等。6.其他类：学校在对外交流、合作办学、社会捐赠等活动中形成的各类文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类文件和资料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的档案材料，应进行初步审核，剔除重复、无效和不符合归档要求的材料，保证档案材料的质量。3.收集的档案材料应保持原始记录，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于检索和统计。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、后勤管理类、其他类等一级类目。在一级类目下，根据档案的具体内容和性质，设置二级及以下类目。2.编号对每一卷（件）档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度保管期限流水号（如2023永久001），确保档案编号与档案目录、检索工具等相对应，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数、档号等内容。档案目录应打印或手写清晰，一式多份，分别存放于档案库房、档案管理室和提供利用部门，方便查询和核对。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制，保持档案的整齐美观，便于保管和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，配备必要的消防器材和安全设施。2.根据档案的数量和种类，合理规划库房空间，设置档案密集架、档案柜等存储设备，并确保档案存放整齐有序，便于查找和管理。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。可安装温湿度调节设备，定期进行监测和记录。（二）档案存放方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，不同类别和保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。2.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照一定的分类方式进行存储，同时建立电子档案目录，便于检索和利用。3.对特殊载体档案，如照片、录音带、录像带、实物档案等，应根据其特点，采用专门的存储设备和保管方式，确保档案的安全和完整。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在相当长时期内学校需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，列为10年保管。（四）档案保管日常工作1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的安全和完整。发现问题及时处理，并做好记录。2.对档案库房进行定期清扫和消毒，保持库房整洁卫生，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.做好档案的防虫、防鼠工作，定期投放防虫、防鼠药物，检查档案是否有虫蛀、鼠咬等情况，如有发现及时采取措施进行处理。4.对档案存储设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务学校工作原则：档案利用工作应紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校各项决策和工作开展提供有力支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索和提供利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.学校内部各部门因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.上级主管部门、有关单位因工作需要，经学校批准后，可查阅学校相关档案。3.外单位因工作需要查阅学校档案，须持有单位介绍信，并经学校档案管理部门审核批准后，方可查阅。4.本校教职工因个人工作或学习需要，可查阅本人人事档案及与本人工作相关的其他档案资料。5.学生因升学、就业、学籍管理等需要，可查阅本人学籍档案等相关资料。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理室审批。档案管理室根据审批情况，办理借阅手续，向利用者提供档案，并明确告知借阅期限和归还要求。借阅者应按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、内容、用途等信息，经档案管理室审核批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理室印章，并注明复制日期和份数。（四）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的改进和优化提供依据。统计内容包括档案利用人次、利用档案的种类和数量、利用目的分布等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查和分析，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，准确判断档案的价值。2.价值标准原则：根据档案对学校工作、历史研究、社会发展等方面的重要性和利用价值，确定档案的存毁。3.慎重销毁原则：对拟销毁的档案应进行严格审核，确保销毁档案的准确性和必要性，防止误毁重要档案。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案管理室定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案的清单，包括档案的名称、数量、保管期限、形成时间等信息。3.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷（件）审查，根据鉴定原则，确定档案的存毁，并形成鉴定意见。4.对鉴定为销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。销毁清册一式三份，分别由档案管理室、学校分管领导和上级档案管理部门留存。（三）销毁方式与监督1.对已鉴定批准销毁的档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁工作应在档案鉴定工作小组的监督下进行，销毁过程中应安排专人负责记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、销毁方式等信息。3.销毁工作完成后，档案管理室应将销毁记录与销毁清册一并归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索查询、借阅管理、统计分析等功能一体化，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为学校各部门提供便捷的档案信息服务，促进学校信息化建设的深入发展。（二）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，按照档案整理规范和数字化技术要求，对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.数字化扫描应确保图像清晰、完整，符合档案整理和存储要求。扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为常用的JPEG或TIFF格式。3.对数字化档案进行质量检查，包括图像清晰度、完整性、准确性等方面的检查，确保数字化档案的质量符合要求。4.将数字化档案按照档案分类和编号顺序进行存储，并建立相应的电子档案目录，实现电子档案与纸质档案的对应管理。（三）档案信息管理系统建设1.选择适合学校档案管理需求的档案信息管理系统，系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、权限管理等功能模块。2.对档案管理人员进行系统培训，使其熟悉系统操作流程和功能应用，确保系统的正常运行和有效使用。3.在系统中建立档案数据库，将档案的基本信息、内容摘要、数字化图像等数据录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。4.利用系统的检索功能，为利用者提供快速、准确的档案查询服务。通过设置检索条件，可按照档案的年度、保管期限、文号、题名等多种方式进行检索。5.利用系统的借阅管理功能，实现档案借阅流程的信息化管理。利用者可通过系统提交借阅申请，档案管理人员在系统中进行审批和借阅登记，跟踪档案借阅情况，确保档案按时归还。（四）信息安全与保密1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息管理系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.对档案信息管理系统设置用户