电子学籍档案管理制度

PAGE电子学籍档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织电子学籍档案的管理，确保档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高档案利用效率，依据相关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及电子学籍档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和教育行业标准，确保电子学籍档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：电子学籍档案应如实反映学生的学习经历、成绩、奖惩等情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施保障电子学籍档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，对涉及学生个人隐私的信息严格保密。4.便捷高效原则：运用现代信息技术手段，优化电子学籍档案管理流程，提高档案管理工作的效率和服务质量，方便档案的查询、利用和共享。二、电子学籍档案的内容与分类（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。（二）学习经历1.入学信息：入学时间、录取专业、学制、入学方式等。2.在校学习记录：每学期课程成绩、考试成绩、补考记录、重修记录等。3.毕业信息：毕业时间、毕业专业、学历层次、学位授予情况等。（三）奖惩情况1.校内奖励：三好学生、优秀学生干部、奖学金获得情况等。2.校内处分：警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分记录及解除处分情况。3.校外奖励与处分：获得的社会荣誉、受到的校外处罚等相关证明材料。（四）学籍异动信息1.转学：转学原因、转入学校及专业、转学时间等。2.休学与复学：休学原因、休学时间、复学时间及复学手续办理情况。3.退学：退学原因、退学时间等。4.转专业：转专业原因、转入专业及审批情况。（五）其他信息1.体检信息：入学体检、在校期间定期体检的结果记录。2.社会实践与实习记录：参与社会实践活动、实习单位及表现情况等。3.毕业照片、电子证书等相关资料。三、电子学籍档案的收集与整理（一）收集渠道1.招生部门：负责收集新生入学时提交的各类原始资料，包括录取通知书、身份证复印件、学籍档案等，并及时移交档案管理部门。2.教学部门：每学期末负责收集学生的课程成绩、考试成绩等信息，按照规定格式整理后提交给档案管理部门。3.学生工作部门：负责收集学生的奖惩情况、学籍异动信息、社会实践与实习记录等相关资料，并及时更新电子学籍档案。4.其他相关部门：如体检部门提供学生体检信息，证书颁发部门提供毕业照片、电子证书等资料，按照要求定期将相关信息传递给档案管理部门。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子学籍档案信息的收集工作，确保信息收集的及时性和准确性。2.收集的原始资料应真实、完整、有效，如有缺失或不符合要求的，应及时补充或更正。3.对于电子文档，应确保格式规范、命名准确，便于后续的整理和存储。（三）整理流程1.档案管理部门接收各部门提交的电子学籍档案信息后，首先进行初步审核：检查信息的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的信息及时反馈给提交部门进行修改。2.按照档案分类标准对电子学籍档案进行分类整理：将学生基本信息、学习经历、奖惩情况、学籍异动信息等分别归类，建立清晰的档案目录结构。3.对每份电子学籍档案进行编号：编号应具有唯一性，便于档案的查询和管理。编号规则可根据公司/组织实际情况制定，例如采用入学年份+专业代码+学生序号的方式。4.建立电子学籍档案索引：通过数据库等方式建立索引，以便快速检索和查询档案信息。索引应包含档案编号、学生姓名、入学时间、专业等关键信息。四、电子学籍档案的存储与保管（一）存储方式1.采用安全可靠的服务器存储电子学籍档案：服务器应具备冗余备份、数据加密、访问控制等功能，确保档案数据的安全性和稳定性。2.定期对电子学籍档案进行备份：备份方式可采用磁带备份、光盘备份或云存储备份等多种形式，备份数据应存储在不同地理位置，以防服务器故障或数据丢失。3.建立电子学籍档案存储目录：按照档案分类和编号顺序，在服务器上建立清晰的存储目录结构，便于档案的存储和查找。（二）保管期限1.学生在校期间：电子学籍档案应长期保存，以便随时查询和使用。2.学生毕业后：按照国家有关规定，电子学籍档案的保管期限为[X]年，保管期限届满后，经审批可进行销毁处理。（三）安全防护措施1.设置严格的用户权限：根据不同人员的工作职责，设置相应的档案访问权限，如档案管理部门工作人员具有全面的档案管理权限，其他部门人员仅具有查询相关档案信息的权限。2.安装防火墙和杀毒软件：防止外部网络攻击和病毒入侵，定期对服务器进行安全扫描和维护，及时更新系统补丁和病毒库。3.制定数据恢复计划：定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复，减少损失。4.对档案管理人员进行安全培训：提高其安全意识和操作技能，规范操作流程，防止因人为失误导致档案信息泄露或损坏。五、电子学籍档案的查询与利用（一）查询权限1.学生本人：学生有权查询自己的电子学籍档案信息，可通过学校指定的查询系统或平台进行操作。2.学校内部工作人员：经授权的学校管理人员、教师等可根据工作需要查询学生的电子学籍档案信息，但必须严格遵守查询审批流程和保密规定。3.外部单位：因工作需要确需查询电子学籍档案信息的外部单位，必须按照规定办理相关手续，经学校审批同意后方可查询。查询内容应严格限定在审批范围内，不得擅自扩大查询范围。（二）查询流程1.学生本人查询：学生登录学校指定的查询系统，输入个人身份信息（如学号、身份证号码等），验证通过后即可查询自己的电子学籍档案信息。2.学校内部工作人员查询：填写查询申请表，注明查询原因、查询内容、查询期限等信息，经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。档案管理部门审核通过后，为其提供相应的查询权限，并记录查询情况。3.外部单位查询：向学校提交查询申请函，说明查询目的、查询内容、查询期限等，并加盖单位公章。学校收到申请函后，进行审核，必要时可要求提供相关证明材料。审核通过后，与外部单位签订保密协议，按照协议要求提供查询服务，并记录查询情况。（三）利用规定1.电子学籍档案的利用应严格遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需复印、打印电子学籍档案信息，必须经过档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.对于涉及学生个人隐私的信息，在利用过程中应严格保密，不得泄露给无关人员。六、电子学籍档案的变更与维护（一）变更情形1.学生基本信息发生变更，如姓名、性别、身份证号码、家庭住址等。2.学习经历发生变化，如转学、休学、复学、退学、转专业等。3.奖惩情况发生更新，如获得新的奖励或受到新的处分。4.其他需要变更电子学籍档案信息的情况。（二）变更流程1.学生提出申请：学生本人填写电子学籍档案变更申请表，说明变更原因及变更内容，并提交相关证明材料。2.所在部门审核：学生所在部门对变更申请进行审核，核实变更信息的真实性和必要性，签署审核意见。3.档案管理部门审批：档案管理部门收到变更申请及审核意见后，进行审批。对于涉及重要信息变更的，应进行调查核实，确保变更信息准确无误。审批通过后，对电子学籍档案进行相应变更，并记录变更情况。（三）定期维护1.档案管理部门应定期对电子学籍档案进行检查和维护，确保档案信息的完整性和准确性。2.每学期末应对学生的学习成绩、学籍异动等信息进行核对，发现问题及时与相关部门沟通解决。3.定期清理过期或无用的电子学籍档案信息，按照规定进行存储和保管。七、电子学籍档案的安全审计与监督（一）审计内容1.电子学籍档案的收集、整理、存储、查询、利用等环节的操作流程是否符合规定。2.档案管理人员的操作权限是否合规，是否存在越权操作的情况。3.电子学籍档案的安全防护措施是否有效，是否存在安全隐患。4.档案信息的变更与维护是否及时、准确，是否有相应的审批记录。（二）审计方式1.定期审计：每[X]年组织一次全面的电子学籍档案安全审计，对档案管理工作进行系统检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对电子学籍档案管理的某些环节进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项审计：针对电子学籍档案管理中出现的重大问题或风险，开展专项审计，深入调查原因，提出改进措施。（三）监督机制1.建立内部监督机制，档案管理部门定期向学校主管领导汇报电子学籍档案管理工作情况，接受学校内部的监督检查。2.