安徽档案管理工作制度

PAGE安徽档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强安徽档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映单位各项工作活动的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.省级档案管理机构：负责统筹协调全省档案管理工作，制定全省档案管理政策、法规和标准，指导、监督全省各级各类单位的档案管理工作。2.市级档案管理机构：负责本行政区域内档案管理工作的组织实施，指导、监督本辖区内各级各类单位的档案管理工作。3.县级档案管理机构：负责本县行政区域内档案管理工作的具体落实，对本县各级各类单位的档案管理工作进行指导和监督。4.单位档案管理机构：各单位应根据工作需要设立档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理机构应保持相对稳定，确需调整的，应报同级档案行政管理部门备案。（二）档案管理人员1.任职条件：档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过档案管理专业培训，取得相应的岗位资格证书。2.岗位职责：档案管理人员应认真履行岗位职责，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计、鉴定、销毁等；负责档案信息的开发利用，为单位各项工作提供档案资料支持；负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展；负责档案管理工作的安全保密工作，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：反映单位行政管理、党群工作等活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案：反映单位科研、生产、建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括科研项目文件、产品设计文件、工程建设文件等。3.会计档案：反映单位财务收支、经济活动等情况的具有保存价值的文件材料，包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。4.人事档案：反映单位工作人员个人基本情况、工作经历、考核奖惩、工资福利等方面的具有保存价值的文件材料，包括干部人事档案、职工档案等。5.声像档案：反映单位重要活动、重大事件等情况的具有保存价值的照片、录音、录像等声像材料。6.电子档案：单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统产生的文件、网站发布的文件等。（二）档案收集要求1.及时收集：各部门应按照档案收集范围的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，移交档案管理机构。2.完整准确：收集的文件材料应齐全完整，内容真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.规范整理：档案管理机构应按照国家有关档案整理标准，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。（三）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，编制文书档案案卷目录。2.科技档案整理：按照项目、专业、阶段等分类方法进行整理，编制科技档案案卷目录和卷内目录。3.会计档案整理：按照会计年度、保管期限等分类方法进行整理，编制会计档案案卷目录。4.人事档案整理：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立人事档案目录和索引。5.声像档案整理：按照内容、时间等分类方法进行整理，编制声像档案目录和说明。6.电子档案整理：按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案目录和索引，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案库房：各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案装具：档案库房应配备符合标准的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和管理。3.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管期限1.文书档案保管期限：文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.科技档案保管期限：科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期、短期三种。3.会计档案保管期限：会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。4.人事档案保管期限：人事档案的保管期限按照干部人事档案管理规定执行，一般分为永久、长期、短期三种。（三）档案保护措施1.防火措施：档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，定期进行检查和维护，确保消防设备完好有效。档案库房应设置防火隔离设施，防止火灾蔓延。2.防潮措施：档案库房应采取防潮措施，如安装除湿设备、密封门窗等，防止档案受潮霉变。3.防虫措施：档案库房应采取防虫措施，如放置防虫药品、定期检查档案等，防止档案被虫蛀。4.防盗措施：档案库房应安装防盗设备，如防盗门、防盗窗、监控摄像头等，加强安全防范，防止档案被盗。5.防光措施：档案库房应采取防光措施，如安装窗帘、使用防光灯具等，防止档案因光线照射而褪色、老化。6.防尘措施：档案库房应采取防尘措施，如密封门窗、定期清扫库房等，防止灰尘对档案的污染。7.防有害气体措施：档案库房应采取防有害气体措施，如安装通风设备、净化空气设备等，防止有害气体对档案的损害。五、档案的利用与开发（一）档案利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和单位档案管理制度，依法依规进行。2.服务为本原则：档案利用应坚持服务为本的宗旨，为单位各项工作和社会利用提供优质服务。3.安全保密原则：档案利用应严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）档案利用方式1.查阅利用：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅利用：单位内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案时，应按照规定的期限归还，不得擅自转借他人或延长借阅期限。3.复制利用：单位内部人员因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理机构负责人批准后，到档案管理机构办理复制手续。复制档案时，应按照规定的程序进行，确保复制件与原件一致。4.出具证明利用：单位因工作需要出具档案证明的，应填写档案证明申请表，经所在部门负责人和档案管理机构负责人批准后，由档案管理机构按照规定的格式出具档案证明。（三）档案开发利用1.档案编研：档案管理机构应根据单位工作需要和社会利用需求，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为单位各项工作和社会利用提供参考依据。2.档案展览：档案管理机构应根据单位工作需要和社会利用需求，举办档案展览，展示单位的历史文化和发展成就，提高档案的社会影响力。3.档案信息服务：档案管理机构应利用现代信息技术，建立档案信息管理系统，开展档案信息检索、查询、咨询等服务，为单位各项工作和社会利用提供便捷服务。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对本单位保管期满的档案进行鉴定。2.鉴定标准：档案鉴定小组应按照国家有关档案鉴定标准，对保管期满的档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定程序：档案鉴定小组应按照以下程序进行鉴定：首先，由档案管理机构提供保管期满的档案清单；其次，档案鉴定小组对档案清单进行审核，确定需要鉴定的档案；然后，档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见；最后，档案鉴定小组将鉴定结果报单位分管领导审批。（二）档案销毁1.销毁组织：经鉴定需要销毁的档案，应由档案管理机构负责组织销毁。2.销毁程序：档案管理机构应按照以下程序进行销毁：首先，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等；其次，将档案销毁清册报单位分管领导审批；然后，在单位纪检监察部门的监督下，对需要销毁的档案进行销毁；最后，档案管理机构应将档案销毁情况记录在案，并存档备查。3.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。七、档案信息化建设（一）建设目标1.提高档案管理效率：通过档案信息化建设，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化，提高档案管理效率。2.提升档案利用水平：通过档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索、查询和利用，提升档案利用水平。3.保障档案信息安全：通过档案信息化建设，加强档案信息安全保护措施，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案信息管理系统建设：各单位应根据工作需要，建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等工作的信息化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、检索、查询、统计、编目、借阅、鉴定、销毁等功能，同时应具备数据备份、恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。2.档案数字化建设：各单位应按照国家有关档案数字化标准，对重要档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，实现档案信息的长期保存和便捷利用。档案数字化建设应包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储管理等环节，确保数字化档案的质量和安全。3.档案信息化安全保障体系建设：各单位应建立档案信息化安全保障体系，加强档案信息安全保护措施，确保档案信息的安全可靠。档案信息化安全保障体系应包括网络安全、数据安全、应用安全、物理安全等方面，同时应建立安全审计、应急处置等机制，及时发