国企档案管理制度培训

PAGE国企档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。本制度旨在规范公司档案管理工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位，包括全资子公司、控股子公司、分公司等。公司全体员工均有遵守本制度的义务，并应积极配合档案管理部门做好档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案管理工作的有序进行。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。档案形成部门和个人应及时、准确地收集和整理档案资料，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地反映公司各项工作的历史过程和发展情况，保证档案资料的完整性。档案管理部门应按照档案管理的要求，对各类档案进行分类、整理、编目和装订，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则档案涉及公司的商业秘密、技术秘密和其他敏感信息，应严格保密。档案管理部门应建立健全档案保密制度，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。未经公司批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播公司档案。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作，集中管理公司各类档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对公司档案管理工作进行检查和评估。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计工作，建立健全公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理。4.负责公司档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导批准后组织实施。5.负责公司档案的查阅、借阅、利用工作，按照规定程序为公司内部各部门和外部单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.负责公司档案管理工作的业务培训和宣传教育，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.负责公司档案管理工作的对外交流与合作，与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位保持密切联系，及时了解档案管理工作的新动态、新要求。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作。其主要职责包括：1.贯彻执行公司档案管理制度，做好本部门档案管理工作的组织和实施。2.负责收集、整理本部门在各项工作中形成的档案资料，确保档案资料的齐全完整。3.按照档案管理的要求，对本部门档案进行分类、整理、编目和装订，定期将整理好的档案移交公司综合管理部。4.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整。对涉及公司机密的档案，应采取必要的保密措施。5.配合公司综合管理部做好档案的查阅、借阅、利用工作，按照规定程序为公司内部各部门和外部单位提供档案查阅、借阅服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，公司行政事务管理文件等。2.党群工作类：包括公司党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括公司发展战略规划、年度经营计划、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购、生产管理、质量管理等方面的文件。4.生产技术类：包括公司产品研发、工艺设计、技术改造、设备管理、安全生产等方面的文件。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等方面的文件。6.科研项目类：包括公司科研项目的立项、研究、成果鉴定、推广应用等方面的文件。7.外事工作类：包括公司对外交往、合作项目、出国（境）考察等方面的文件。8.会计档案类：包括公司会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料。9.声像档案类：包括公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类：包括公司在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库等电子资料。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“20XX”。2.类别代码：按照档案分类的顺序，用两位数字表示，如行政管理类为“01”，党群工作类为“02”等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”“0002”等。例如，2023年形成的行政管理类第5份档案编号为“2023010005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保档案资料的全面性和准确性。2.档案形成部门和个人应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，定期移交本部门兼职档案员。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案资料，应指定专人负责收集，确保档案资料的完整和及时。4.公司员工在工作中形成的个人业务档案，如业绩考核、培训记录、奖惩情况等，由员工所在部门负责收集整理，归入员工个人业务档案。（二）整理方法1.分类：按照档案分类的标准，将收集到的档案资料进行分类。2.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸规格，左侧装订，装订线宽度不超过15mm。3.编目：对每份档案资料进行编号、登记，填写档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.档案库房应保持整洁、通风良好，温湿度应控制在规定的范围内。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度一般控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门兼职档案员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。对已超过保管期限、失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有利用价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷、逐件鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。2.外部单位查阅公司档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间等内容，经公司综合管理部负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应有公司档案管理人员在场陪同。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容。3.外部单位借阅公司档案，应按照上述查阅权限的规定办理审批手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应遵守公司档案管理规定，不得擅自处置档案。（三）查阅、借阅登记档案管理部门应建立档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。查阅、借阅登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应定期对公司档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写《档案统计报表》，报送公司领导和上级主管部门。档案统计工作应做到及时、准确、完整，为公司档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门兼职档案员应定期将本部门整理好的档案移交公司综合管理部。移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.公司所属各单位应按照公司档案管