酒店行政档案管理制度

PAGE酒店行政档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店行政档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为酒店的经营管理、决策支持和历史研究提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店行政部门及各相关部门形成的各类档案管理工作，包括但不限于文件、报告、合同、协议、证照、会议记录、信函、报表等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：酒店行政档案由行政部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映酒店的各项活动和工作情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与酒店经营管理相关的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及酒店机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善酒店行政档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、归档、保管酒店行政部门及各相关部门形成的各类档案。3.负责建立酒店行政档案管理系统，实现档案的电子化管理和信息化检索。4.负责对档案的利用情况进行登记和统计，定期向上级领导汇报档案管理工作情况。5.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交行政部门统一保管。2.负责配合行政部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定填写档案利用登记表。3.负责对本部门形成的档案进行保密管理，不得擅自泄露档案内容。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和酒店行政档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐、规范和安全。3.负责档案的数字化录入和信息维护工作，保证电子档案与纸质档案的一致性和完整性。4.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，按照规定办理相关手续，及时登记和统计档案利用情况。5.负责对档案库房进行日常管理和安全检查，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全保管。6.积极参与档案管理工作的创新和改进，不断提高档案管理工作效率和质量。三、档案收集与整理（一）收集范围1.酒店行政部门形成的各类文件、报告、通知、会议纪要、工作计划、总结等。2.酒店与外部单位签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。3.酒店的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、荣誉证书等各类证照。4.酒店召开的各类会议的会议记录、议程、决议、纪要等。5.酒店与员工签订的劳动合同、培训协议、保密协议、绩效考核记录等。6.酒店的财务报表、审计报告、税务报表、统计报表等各类财务和统计资料。7.酒店的工程建设项目文件资料，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计图纸、施工方案、竣工验收报告等。8.酒店的市场营销活动文件资料，包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。9.酒店的人力资源管理文件资料，包括员工招聘、培训、晋升、调动、离职等相关记录。10.其他与酒店经营管理相关的各类文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，并按照规定的时间和要求将档案移交行政部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案内容的真实性和原始性。3.对于重要文件和资料，应进行备份或复制，以防止原件丢失或损坏影响档案的完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，建立科学合理的档案分类体系。酒店行政档案可分为行政管理类、经营管理类、人力资源类、财务审计类、工程建设类、市场营销类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用数字或字母与数字相结合的方式进行编制。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，确保档案目录的准确性和完整性。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固和美观。装订应采用线装或胶装的方式，避免使用金属装订物。四、档案保管（一）保管期限1.永久保管：反映酒店主要职能活动和历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，如酒店的重要规章制度、重大决策文件、重要会议记录、营业执照、税务登记证等，应永久保管。2.定期保管：对酒店经营管理有一定参考价值，保管期限为[X]年的档案，如一般性文件、报告、合同、协议等，应定期保管。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。3.短期保管：对酒店经营管理参考价值不大，保管期限为[X]年以下的档案，如临时性文件、通知、一般性报表等，应短期保管。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，对纸质档案进行分类存放，确保档案的安全保管。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和备份。电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，备份份数不少于[X]份，并分别存放在不同的地点。同时，定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入库房。档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。五、档案利用（一）查阅与借阅1.酒店内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》并经所在部门负责人签字同意后，到行政部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请内容提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上进行登记。2.酒店外部单位因工作需要查阅档案的，应提前与酒店行政部门联系，并提交查阅申请函。经酒店领导批准后，方可查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，并在《档案查阅登记表》上详细记录查阅情况。3.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》并经所在部门负责人和行政部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。档案管理人员应在《档案借阅登记表》上详细记录借阅情况，并按时催还借阅档案。4.借阅档案的人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、扫描档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向行政部门报告，并承担相应的责任。（二）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》并经所在部门负责人和行政部门负责人签字同意后，办理复制手续。档案管理人员应根据申请内容进行复制，并在《档案复制登记表》上详细记录复制情况。2.复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件的质量和清晰度。复制件应加盖行政部门档案专用章，并注明“复制件”字样。3.复制档案的数量应根据实际需要进行控制，不得随意扩大复制范围。对于涉及酒店机密和敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行复制和管理。（三）档案证明1.酒店内部人员因工作需要开具档案证明的，应填写《档案证明申请表》并经所在部门负责人签字同意后，到行政部门办理开具手续。档案管理人员应根据申请内容查阅档案，并出具相应的档案证明。档案证明应加盖行政部门档案专用章，并注明“仅供[具体用途]使用”字样。2.酒店外部单位因工作需要开具档案证明的，应提前与酒店行政部门联系，并提交开具申请函。经酒店领导批准后，方可开具档案证明。档案管理人员应按照规定的格式和内容出具档案证明，并在《档案证明登记表》上详细记录开具情况。3.档案证明应真实、准确地反映档案所记载的内容，不得出具虚假或不实的档案证明。如发现档案证明存在问题，应及时进行更正和处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：行政部门应定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理、准确。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、来源、价值等因素，综合考虑档案的保存价值和利用需求。3.集体鉴定原则：档案鉴定工作应由行政部门组织相关人员组成鉴定小组进行集体鉴定，确保鉴定结果的公正性和客观性。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员应直接审查档案的内容，判断档案的保存价值和保管期限。2.历史分析法：通过对档案形成的历史背景、时间、事件等因素进行分析，判断档案的重要性和保存价值。3.效益评估法：对档案的利用效益进行评估，判断档案的实际利用价值和保存必要性。（三）销毁程序1.经过鉴定，确定已无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，并报酒店领导批准。2.《档案销毁清单》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，确保清单的准确性和完整性。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由行政部门派人监督销毁过程。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立酒店行政档案管理系统，实现档案的电子化管理和信息化检索，提高档案管理工作效率和质量。2.实现档案信息的共享和利用，为酒店各部门提供便捷的档案查询和借阅服务，支持酒店的经营管理和决策支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理内容1.档案数字化录入：对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、分类、编目，并录入档案管理系统。数字化录入应确保电子文件与纸质档案的一致性和完整性。2.档案信息维护：定期对档案管理系统中的档案信息进行更新和维护，确保档案信息的准确性和时效性。同时，对档案的利用情况进行登记和统计，为档案管理工作提供数据支持。3.档案信息化检索：建立科学合理的档案信息化检索体系，通过关键词、题名、日期、保管期限、密级等多种检索方式，方便用户快速查询所需档案信息。4.档案信息化安全管理：加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户的访问权限进行严格控制。同时，定期对档案管理系统进行备份和数据恢复演练，确保档案信息的安全可靠。（