企业档案规范化管理制度

PAGE企业档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中保管。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在生产经营、管理活动中形成的各类文件材料，保证档案的完整性。4.准确性原则档案内容应准确无误，整理规范，便于查找和利用。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门档案管理工作。3.集中保管公司各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.按照规定向国家有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。8.负责组织档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保密工作，指定专人负责档案管理，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和公司档案管理制度，热爱档案工作，忠于职守。2.负责本部门或综合管理部门档案的日常管理工作，包括文件材料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，为档案的查阅和利用提供准确、快捷的服务。4.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司生产经营活动中形成的各类文件材料，包括合同协议、招投标文件、项目计划、技术方案、产品资料、销售记录、财务报表等。3.公司内部管理文件，如管理制度、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、薪酬福利文件等。4.公司党群工作文件，如党组织建设、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件材料。5.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等相关文件。6.其他与公司有关的重要文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案管理要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，按照一定的分类标准和编号方法进行整理。（四）整理方法1.分类年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将不同年度的文件分别整理。机构分类法：按照公司内部机构设置进行分类，将同一机构形成的文件集中在一起。问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，如将合同协议类文件、技术文件类文件等分别归类。保管期限分类法：按照文件的保管期限分为永久、长期、短期三类，分别整理。2.编号全宗号：公司档案的全宗号由综合管理部门统一编制。目录号：根据档案分类情况，为每一类档案编制目录号。案卷号：按照档案整理顺序，为每一卷档案编制案卷号。件号：对于以件为单位整理的档案，为每一件档案编制件号。3.编目编制卷内文件目录：包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，逐件填写。编制案卷目录：包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目，将整理好的案卷依次登记。编制全宗卷：全宗卷是对全宗管理过程中形成的有关材料的集中保存，包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等方面的材料。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交至综合管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时整理归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理规范的要求，分类准确，编号清晰，编目齐全。2.档案应装订整齐，采用线装或左侧三孔一线装订，去除金属物，破损的文件应进行修补。3.归档的档案应编制详细的移交清单，双方签字确认。（三）移交程序1.各部门档案管理人员填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止时间等信息。2.将档案移交清单及档案一并提交至综合管理部门。3.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对验收，如发现问题及时通知移交部门进行整改。4.核对无误后，双方在档案移交清单上签字，完成档案移交手续。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应符合安全、保密、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用档案密集架或档案柜存放，避免档案直接接触地面和墙壁。3.对于电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期、短期三类。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，由综合管理部门会同相关部门共同确定。（四）档案定期检查1.综合管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，填写档案检查登记表，并存档备查。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司重要机密的档案，查阅申请人应经公司分管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案的，应持单位介绍信或有效证件，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.申请表经审批后，查阅申请人到综合管理部门办理查阅登记手续，领取查阅证。3.综合管理部门档案管理人员根据查阅申请表提供的信息，为查阅申请人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅申请人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。5.查阅完毕后，查阅申请人应及时将档案归还综合管理部门，档案管理人员核对无误后，收回查阅证。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案的，借阅申请人应经公司分管领导审批。3.外部单位或个人原则上不得借阅公司档案，因特殊情况确需借阅的，应经公司总经理批准。（四）借阅程序1.借阅申请人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息。2.申请表经审批后，借阅申请人到综合管理部门签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.综合管理部门档案管理人员根据借阅申请表提供的信息，为借阅申请人提供相应的档案，并办理借阅登记手续。4.借阅申请人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅期间，借阅申请人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。（二）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从公司的实际出发，准确判定档案的价值。2.以法律、法规和政策为依据，确保档案鉴定工作的合法性。3.充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值，避免片面性。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的内容是否反映公司主要职能活动和历史面貌。3.档案的现实利用价值和历史保存价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和形式，确定其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的价值。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，报公司总经理批准。3.综合管理部门按照批准的档案销毁清册，组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档备查。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索和共享，为公司各部门提供便捷的档案查阅和利用服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化档案采集1.对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库。（三）档案管理信息系统建设1.选择适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.对档案管理信息系统进行定制化开发，满足公司个性化的档案管