草原档案管理工作制度

PAGE草原档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织在草原相关业务活动中的档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织涉及草原资源调查、规划、开发、保护、监测等各项业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的草原档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织在草原相关业务活动中的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和整理与草原业务相关的各类文件、资料、图表、数据等，保证档案的完整性，涵盖从项目立项到结束的全过程信息。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善草原档案管理的具体办法和操作规程。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，建立健全草原档案的检索体系，方便档案的查找和利用。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的实体安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等工作。4.组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁，并做好相关记录。5.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。6.为公司/组织各部门提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作。7.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门在草原相关业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门兼职档案员，负责指导和督促本部门员工及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保档案的齐全、完整。3.在开展草原业务工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和积累，保证档案质量。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定使用档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。（三）分管领导职责1.负责领导和监督本公司/组织的草原档案管理工作，将档案管理工作纳入公司/组织整体工作计划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等资源。2.定期检查档案管理工作情况，协调解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作的顺利开展。3.对重要档案的保管、利用等事项进行审批，保证档案管理工作符合法律法规和公司/组织的规定。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.草原资源调查、监测报告、数据图表及相关分析材料。2.草原规划、设计方案、可行性研究报告等文件。3.草原开发项目的立项批复、合同协议、施工图纸、竣工验收资料等。4.草原保护措施、政策法规文件、执法检查记录等。5.与草原业务相关的会议纪要、工作汇报、请示批复等文件。6.涉及草原的科研成果、论文著作资料。7.其他与草原业务活动有关的文件、资料、声像材料等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，确保档案的完整、准确。2.对于重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。（三）整理方法1.分类按照草原业务的性质和档案内容，将档案分为资源调查类、规划设计类、开发建设类、保护管理类、科研成果类等类别。每个类别下再根据档案的形成时间、来源等因素进行细分。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。编号可采用年份+类别代码+流水号的形式，例如：2023ZY001，表示2023年资源调查类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，使档案内容一目了然，便于快速检索和利用。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不影响档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。2.库房内配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应与办公区域、机房等保持一定的安全距离，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案保管将整理好的纸质档案按照类别、年度、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。同时，建立纸质档案库存清单，定期核对档案数量，确保档案的完整。2.电子档案保管对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的可读性和完整性。3.声像档案保管声像档案应按照内容和载体形式进行分类整理，如照片档案应按照拍摄时间顺序编号，录像档案应注明拍摄日期、地点、内容等信息。声像档案应存储在专门的存储设备上，并进行备份，同时建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如草原资源的长期监测数据、重要的规划设计文件、重大开发项目的档案等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般性的业务文件、短期的监测报告等，可根据实际情况确定保管期限。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.在清点核对过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并做好记录。3.对档案的清点核对结果应进行详细记录，形成档案清点报告，报告内容包括档案数量、保管状况、存在问题及处理情况等，报告经审核后存档。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、相关专业人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织的实际情况，对档案的价值进行综合评估。2.对于反映本公司/组织主要职能活动、具有重要历史价值和现实利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，可考虑销毁。3.鉴定档案时，应审查档案的内容、来源、形式等因素，判断其是否具有查考利用价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将档案清单提交给档案鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等。4.档案销毁清册经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织分管领导。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导批准。查阅完毕后，档案管理部门应及时收回档案，并检查档案的完整性和安全性。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本公司/组织档案的，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅范围、借阅时间等内容，并加盖单位公章。2.借阅申请经公司/组织分管领导批准后，档案管理部门与借阅单位签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅单位应按照协议要求，妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、泄露档案内容。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅单位应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位的责任。七、档案的统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅次数等。统计数据应准确、及时，定期上报公司/组织领导。3.通过档案统计，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。（二）档案利用1.积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项业务活动提供支持和服务。档案管理