水泥厂档案管理制度

PAGE水泥厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强水泥厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水泥厂各部门、车间及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指水泥厂在生产、经营、管理、科研、基建等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则水泥厂档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映水泥厂的各项工作活动，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理水泥厂在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善水泥厂档案管理制度，并组织实施。2.负责水泥厂各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用档案资料。3.指导和监督各部门、车间的档案工作，定期对档案工作进行检查和考核。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.负责档案的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门、车间职责1.负责本部门、车间在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向综合管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、车间档案工作的日常管理，配合综合管理部门做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门、车间档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案的有序存放和安全保管。3.按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作。4.积极开展档案利用工作，为水泥厂的生产经营、管理决策等提供及时、有效的档案信息服务。5.做好档案管理的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括水泥厂的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案等。2.生产技术类档案涵盖生产工艺文件、设备档案、技术研发资料、质量检验报告、安全环保档案等。3.经营管理类档案如市场营销资料、合同协议、客户档案、物资采购档案、销售统计报表等。4.基本建设类档案包括基建项目的可行性研究报告、设计文件图、施工文件、竣工验收文件等。5.党群工作类档案如党组织文件、工会工作资料、共青团工作记录等。（二）收集要求1.各部门、车间应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的类别和保管期限进行分类。行政管理类档案可分为党群工作、行政管理、人事管理、财务管理、审计管理等类别；生产技术类档案可分为生产工艺、设备管理、技术研发、质量控制、安全环保等类别；经营管理类档案可分为市场营销、合同管理、物资采购、销售管理等类别；基本建设类档案可按照项目阶段进行分类；党群工作类档案可分为党组织建设、工会工作、共青团工作等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用装订、装盒等方式进行保管，对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对水泥厂具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为16年至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以及档案的实体状况，如是否有损坏、丢失等情况。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和企业档案管理制度为依据，结合水泥厂的实际情况，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、利用需求等方面综合考虑，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员、相关业务部门代表等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。销毁清册一式两份，一份留存，一份报主管领导审批。2.主管领导批准后，由综合管理部门负责组织档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清册应长期保存。六、档案的利用与统计（一）利用原则1.遵循保密原则，对涉及企业机密的档案应严格按照保密规定进行利用，确保档案信息安全。2.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为水泥厂的生产经营、管理决策等提供及时、有效的档案信息服务。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理人员可提供档案的复制件。复制档案应经综合管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。复制件应加盖档案室印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、查阅日期、档案名称、查阅目的、借阅期限、归还日期等信息。利用登记应定期进行整理和统计，以便掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。（四）档案统计1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等信息。3.档案统计工作应纳入企业的统计工作体系，统计结果应作为企业档案管理工作考核的重要依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和网络化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息资源的共享，为水泥厂的生产经营、管理决策等提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对水泥厂现存的纸质档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合水泥厂档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.网络建设建立档案信息管理网络，实现档案信息在水泥厂内部的共享和传输，方便各部门、车间对档案信息的查询和利用。（三）信息化管理要求1.档案信息管理系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同用户的职责和需求