戒毒社区档案室制度

PAGE戒毒社区档案室制度一、总则（一）目的为加强戒毒社区档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，提高戒毒工作的科学性、规范性和有效性，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于戒毒社区档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映戒毒工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集与戒毒工作相关的各类档案，保证档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及戒毒人员个人隐私、工作机密等信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和系统性。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便相关人员查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施本档案室的档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本单位的各类档案，确保档案的齐全完整和安全。3.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开发档案信息资源，为戒毒工作提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的利用价值。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和措施。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.熟练掌握档案管理系统的操作技能，负责档案信息的录入、维护和更新，保证档案信息的准确、完整。5.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供所需档案，并做好相关记录。6.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门档案资料的及时、准确归档。2.在日常工作中，各部门应注意积累和保管与戒毒工作相关的各类文件、资料，并按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案室。3.积极配合档案室做好档案管理工作，支持档案管理人员开展档案收集、整理、利用等工作，提供必要的协助和信息。三、档案收集（一）收集范围1.戒毒人员档案：包括戒毒人员入所登记表、个人基本信息、戒毒治疗记录、康复训练记录、心理辅导记录、奖惩情况记录、出所鉴定等。2.戒毒工作文件档案：上级主管部门下发的与戒毒工作相关的文件、通知、规定、办法等；本单位制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。3.戒毒工作业务档案：戒毒人员管理档案（如日常管理记录、考核记录等）、教育矫治档案（如教学计划、教案、学员成绩等）、医疗康复档案（如体检报告、疾病诊断与治疗记录等）、心理咨询档案（如咨询记录、评估报告等）、戒毒效果评估档案等。4.其他相关档案：与戒毒工作有关的调研材料、统计报表、声像资料（如照片、录音、录像等）、实物档案（如戒毒人员手工制品、荣誉证书等）等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的档案材料进行整理，并定期移交档案室。移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。对于重要档案或紧急档案，应及时与相关部门沟通协调，确保档案及时归档。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。对于破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。4.声像资料、实物档案等特殊载体档案的收集，应确保其内容清晰、完整，载体质量良好，并按照相关规定进行整理和保管。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，即同一年度形成的档案集中在一起。2.机构分类法：按照本单位内部机构设置，将档案分为不同的类别，如办公室档案、管理科档案、教育科档案、医疗科档案等。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题，将档案划分为不同的类别，如戒毒人员管理、教育矫治、医疗康复、心理咨询等。在实际整理过程中，可根据档案数量和管理需要，灵活运用上述分类方法，一般采用年度机构问题分类法进行综合分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，保持文件的整齐牢固。对于不宜装订的文件材料，如照片、图表等，应采用粘贴、袋装等方式妥善保管。2.分类：按照确定的分类方法，将档案材料进行分类。同一类别的档案应按照时间顺序排列，不同类别的档案之间应保持清晰的界限。3.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合编码等方式。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，作为检索工具。5.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如档案类别、年度、保管期限、起止编号等。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所，确保档案的安全保存。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、除湿机、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，发现问题及时处理。检查周期一般为每季度一次。3.做好档案的防潮、防虫、防鼠工作，定期投放防虫药品，保持档案室环境清洁卫生，防止档案受到损坏。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和可读取性。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温湿度超出规定范围时，应及时采取措施进行调节。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全无事故。2.档案室应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，对档案库房实行专人管理，严格限制无关人员进入。3.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、访问控制等技术措施，防止档案信息泄露。4.制定档案应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，应明确应急处置流程和责任分工，定期组织演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对，减少损失。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用必须严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度的规定，确保档案利用工作合法、合规。2.服务戒毒工作原则：档案利用应紧密围绕戒毒工作实际需要，为提高戒毒工作质量和效率提供有力支持。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，对涉及戒毒人员个人隐私、工作机密等信息的档案，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照等。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：根据工作需要，档案室可依据档案内容为有关部门或个人出具档案证明。出具档案证明应严格按照规定程序进行，确保证明内容真实、准确。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确反映档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）鉴定标准1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对戒毒工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对戒毒工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。短期保管的档案：凡是在较短时间内对戒毒工作有参考价值的档案，列为短期保管。2.鉴定具体标准：反映戒毒工作重大事件、重要决策、重要成果的档案，应列为永久保管。涉及戒毒人员个人基本信息、戒毒过程记录、戒毒效果评估等具有一定查考利用价值的档案，可根据实际情况确定为长期或短期保管。一般性的工作文件、临时性的通知、报表等，可列为短期保管。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见，并编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编