轨交公司档案管理制度

PAGE轨交公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强轨交公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于轨交公司总部及所属各部门、子公司、分公司等。（三）档案定义本制度所称档案，是指轨交公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则：保证档案内容的全面性，避免重要信息缺失。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立科学的档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.积极为公司各部门提供档案利用服务，满足工作需要。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、鉴定等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件材料。2.公司发展规划、年度计划、工作总结等。3.工程建设项目文件，包括可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。4.设备采购、安装、调试、维护等文件。5.生产经营活动中的合同、协议、订单、报表等。6.技术研发文件，如科研项目立项报告、研究成果报告、专利文件等。7.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等材料。8.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。9.行政管理文件，如会议纪要、通知、请示、批复等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范。（三）整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类、人事档案类、财务档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案移交档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，符合要求的予以归档。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，并配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和不定期抽查，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家法律法规的规定。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司的中心工作，为公司的生产、经营、管理等提供支持。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。2.借阅：公司内部人员因工作需要可借阅档案，但应办理借阅手续，并按时归还。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。（三）利用程序1.查阅程序：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供利用者查阅。2.借阅程序：利用者填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，符合要求的办理借阅手续，发放档案借阅证，并将档案交利用者借阅。利用者应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.复制程序：利用者填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，符合要求的安排复制，并收取相应的复制费用。（四）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.利用者在查阅、借阅档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。2.价值评估原则：根据档案的保存价值，确定其是否需要继续保存。3.程序规范原则：鉴定工作应按照规定的程序进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对公司历史研究、生产经营、管理决策等方面的价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁。（五）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组组长签字同意后，报公司分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期和方式。七、档案信息化管理（可根据实际情况详细阐述，如系统建设、数据录入、安全保障等）（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括文件编号、题名、日期、保管期限等。2.检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、按日期、按类别等，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对档案数据进行加密存储，确保档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理的要求，及时将档案信息录入信息化管理系统。2.定期对档案数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。3.对新增档案和变更档案信息，应及时更新系统数据。（四）安全保障1