建立技术档案管理制度

PAGE建立技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在技术活动中形成的各类技术档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，各部门指定专人负责本部门技术档案的收集、整理、保管和移交工作。2.完整性原则技术档案应全面、系统地反映公司技术活动的全过程，包括技术研发、生产工艺、设备维护、质量控制等各个环节。3.准确性原则技术档案的内容应真实、准确、可靠，数据应经过严格审核，文字表述应清晰规范。4.安全性原则确保技术档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、技术档案的分类与编号（一）分类1.产品研发档案包括新产品研发项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验数据、测试报告等。2.生产工艺档案涵盖生产工艺流程、操作规程、工艺卡片、质量控制标准等。3.设备技术档案包含设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养手册、维修记录、技术改造资料等。4.技术合同档案涉及技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。5.知识产权档案如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记证书等。6.其他技术档案包括技术交流资料、技术培训教材、技术会议纪要等。（二）编号技术档案编号采用分类编号法，按照档案类别进行编码。编码格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：产品研发档案编号为“YF[年份][流水号]”，生产工艺档案编号为“GY[年份][流水号]”等。三、技术档案的形成与收集（一）形成1.公司各部门在技术活动中应及时形成各类技术档案，确保档案内容的真实、完整和准确。2.技术文件的起草、审核、批准应严格按照公司规定的流程进行，确保文件的规范性和有效性。（二）收集1.各部门应指定专人负责技术档案的收集工作，定期对本部门产生的技术文件进行整理和归档。2.在项目结束后，项目负责人应及时将项目过程中形成的各类技术档案收集齐全，并移交至档案管理部门。3.对于外来技术文件，如合作单位提供的技术资料、技术引进合同中的附件等，相关部门应及时收集并进行登记，交档案管理部门统一管理。四、技术档案的整理与归档（一）整理1.收集到的技术档案应按照分类要求进行整理，剔除重复、无效的文件。2.对文件进行编号、编目，编制档案目录清单，确保档案的系统性和可检索性。3.对图纸类档案应进行折叠、装订，使其规格统一，便于保管和查阅。（二）归档1.整理好的技术档案应及时归档，移交至档案管理部门。档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量。2.档案管理人员应按照档案编号顺序将档案存放于档案柜中，并建立档案存放索引，便于快速查找。五、技术档案的保管与保护（一）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理。（二）保护1.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。2.对重要的技术档案应采取备份措施，如存储于电子介质或异地存放，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致档案丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、技术档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案，应填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求提供档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅1.因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失，借阅人员应承担相应的责任。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对技术档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由档案管理部门组织，相关技术专家和业务人员参加。2.鉴定内容包括档案的完整性、准确性、时效性、保密性等，根据鉴定结果，将档案分为永久保存、长期保存和短期保存三类。（二）销毁1.对已失去保存价值的技术档案，应填写《技术档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后，予以销毁。2.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并填写《技术档案销毁记录》。3.涉及重要机密的技术档案销毁时，应按照国家有关保密规定执行。八、技术档案管理的监督与考核（一）监督1.公司档案管理部门负责对各部门技术档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对各部门档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等情况进行抽查。2.对发现的问题应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。整改情况应进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）考核1.将技术档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门技术档案管理工作进行量化考核。考核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、安全性等方面。2.