档案归档制度归档要求

PAGE档案归档制度归档要求一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度及归档要求。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告等。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等。4.公司/组织内部规章制度、办法、细则等。5.公司/组织人事任免、考核、奖惩等文件。6.公司/组织行政事务处理文件，如公文、函件、通知、批复等。7.公司/组织印章使用记录、介绍信存根等。8.公司/组织固定资产登记、清查等文件。9.公司/组织办公设备采购、维修、报废等文件。10.公司/组织安全保卫、消防、卫生等方面的文件。（二）业务管理类档案1.市场营销业务档案市场调研计划、报告、分析资料等。客户信息档案，包括客户基本资料、交易记录、信用状况等。营销活动策划方案、执行记录、效果评估等文件。销售合同、订单、协议等业务文件。广告宣传资料、促销活动资料等。2.财务管理业务档案财务预算、决算报告、财务分析资料等。会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。税务申报资料、纳税记录等。资金管理文件，如资金计划、资金审批、资金结算等。财务审计报告、内部审计资料等。3.人力资源管理业务档案员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等人事档案。员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、福利政策等。劳动人事合同（协议）、社会保险资料等。员工培训计划、培训记录、培训效果评估等文件。员工绩效考核方案、考核结果记录等。4.生产管理业务档案生产计划、生产调度指令、生产统计报表等文件。产品设计图纸、工艺文件、技术标准等技术资料。生产设备采购、安装、调试、维修、保养等文件。原材料采购合同、进货检验记录、库存管理文件等。质量控制文件，如质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。5.研发管理业务档案研发项目立项报告、可行性研究报告、项目计划等文件。研发过程中的实验记录、测试报告、技术文档等。知识产权相关文件，如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。研发成果鉴定、验收文件，科技成果奖励申报资料等。（三）项目管理类档案1.各类项目的立项审批文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。2.项目合同、协议，包括项目总承包合同、分包合同、技术合同、服务合同等。3.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等。4.项目施工过程中的文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更记录、工程质量检验报告等。5.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量评估报告等。6.项目后评价文件，如项目总结评价报告、效益分析报告等。（四）其他类档案（根据公司/组织实际情况补充）如公司/组织对外合作项目档案、重大活动档案、荣誉证书档案等。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等，均应纳入归档范围。3.对于重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。（二）文件材料的整理1.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.纸质文件应进行装订、编页、编号等处理，确保文件的整齐、牢固和便于查阅。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立清晰的文件目录结构，并进行备份存储。4.对于图表、声像资料等特殊载体的文件，应进行相应的整理和标注，确保其内容的完整性和可读性。（三）文件材料的编号1.归档文件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号方法可根据档案分类方案确定，一般采用“全宗号年度保管期限件号”的结构形式。3.全宗号：本公司/组织的档案全宗号，由档案管理部门统一编制。4.年度：文件形成的年度，采用公元纪年，如“20XX年”。5.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值确定保管期限，分为永久、长期、短期三种。6.件号：每份文件在其所属类别中的排列顺序号。（四）文件材料的编目1.归档文件应编制归档文件目录，目录应包含文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.归档文件目录应打印成册，并一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。3.电子文件应建立电子目录，目录信息应与纸质目录一致，并便于计算机检索。（五）文件材料的装订1.归档文件应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其大小一致。（六）文件材料的装盒1.归档文件应装入档案盒，档案盒应符合国家有关标准和规范。2.档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。3.同一保管期限、同一机构（问题）的文件应装入同一档案盒，并按照件号顺序排列。（七）文件材料的编研1.根据公司/组织发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.档案编研成果应经档案管理部门审核后，报公司/组织领导批准，并进行正式出版或内部印发。四、归档时间（一）定期归档1.行政管理类档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务管理类档案应在次年第一季度完成归档工作。3.项目管理类档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。（二）不定期归档对于在工作活动中形成的重要文件材料，应随时收集整理，及时归档。五、归档流程（一）部门整理各部门负责将本部门在工作活动中形成的文件材料进行收集、整理，并按照归档要求进行分类、编号、编目、装订等处理，形成部门档案卷册。（二）移交审核各部门应在规定的归档时间内，将整理好的档案卷册移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性、规范性等，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。（三）入库存储经审核合格的档案，由档案管理部门按照档案分类方案进行上架存储，建立档案库房管理制度，确保档案的安全保管。（四）检索利用档案管理部门应建立完善的档案检索系统，方便档案的查阅和利用。利用者如需查阅档案，应填写档案查阅申请表，经批准后到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。六、档案保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期、短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织一般性工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为15年以下。（四）档案鉴定档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作应在公司/组织分管领导的主持下，由档案管理部门和相关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，提出存毁意见，报公司/组织领导批准后进行处理。（五）档案销毁经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织分管领导批准后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。查阅登记记录应妥善保存，以备查考。（三）利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。借阅档案应填写档案借阅申请表，经批准后办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（四）归还与续借借阅的档案应按时归还档案管理部门，如需续借，应在借阅期限届满前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并进行处理。八、档案保密（一）保密制度公司/组织应建立档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求，加强对档案管理人员和利用人员的保密教育，提高保密意识。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.对涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息安全。4.在档案查阅、利用过程中，档案管理人员应监督利用人员遵守保密规定，不得擅自复制、拍照、传播