技术档案借阅管理制度

PAGE技术档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案的管理，确保技术档案的安全与完整，规范技术档案的借阅行为，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、子公司以及与公司有业务往来的外部单位因工作需要借阅技术档案的相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则：技术档案是公司的重要资产，必须确保其安全，防止泄露、篡改和丢失。借阅过程中要严格遵守保密规定，保护公司的商业秘密和技术机密。2.规范有序原则：借阅技术档案应按照规定的程序和手续进行，确保借阅活动有序进行，便于管理和监督。3.限时归还原则：借阅人员应按照规定的时间及时归还所借技术档案，不得擅自延长借阅期限。二、技术档案的定义与范围（一）定义技术档案是指公司在生产、科研、技术改造、设备维修等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。（二）范围1.产品研发档案：包括新产品开发计划、设计图纸、技术文件、测试报告、工艺文件等。2.生产技术档案：涵盖生产工艺流程、操作规程、质量控制文件、设备维护手册、生产记录等。3.科研项目档案：包含科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。4.技术改造档案：涉及技术改造项目的可行性研究报告、改造方案、施工图纸、验收报告等。5.设备档案：包括设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、维修档案、技术参数等。6.其他技术档案：如技术交流资料、技术标准、专利文件等。三、借阅管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技术档案借阅管理制度，并组织实施。2.负责技术档案的整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整与安全。3.审核借阅申请，办理借阅手续，发放和收回技术档案。4.监督借阅人员的借阅行为，检查归还档案的完整性和保密性。5.定期对技术档案借阅情况进行总结分析，提出改进建议。（二）借阅部门职责1.负责本部门借阅技术档案的申请和归还工作，指定专人负责办理借阅手续。2.对本部门借阅人员进行培训和管理，确保其遵守技术档案借阅管理制度。3.合理安排借阅时间，保证技术档案的正常使用，不得妨碍档案管理部门的正常工作。4.如发现所借技术档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并协助调查处理。（三）借阅人员职责1.严格遵守技术档案借阅管理制度，爱护所借技术档案，不得擅自涂改、标注、污损、抽取、撤换或损坏档案内容。未经允许，不得复制、拍照、录像或传播所借技术档案。2.按照规定的时间和要求归还所借技术档案，如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.妥善保管所借技术档案，不得转借他人或带出公司规定的使用范围。因工作需要必须带出公司的，应按照公司的保密规定办理相关手续。4.借阅结束后，及时将所借技术档案归还档案管理部门，并配合档案管理人员进行清点和检查。四、借阅申请与审批（一）申请1.公司内部各部门因工作需要借阅技术档案时，应由借阅部门指定的专人填写《技术档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.外部单位因业务往来需要借阅技术档案时，应提交正式的借阅申请函，说明借阅的理由、档案内容要求、使用期限等，并加盖单位公章。（二）审批1.《技术档案借阅申请表》或外部单位的借阅申请函应先提交至借阅部门负责人审核，审核通过后签字确认。2.借阅部门负责人审核同意后，将申请表或申请函提交至档案管理部门。档案管理部门根据档案的保密级别、重要程度以及借阅人员的权限等进行审批。3.对于涉及公司核心技术、商业秘密或重要项目的技术档案，需经公司主管领导审批后方可借阅。4.档案管理部门应在收到借阅申请后的[X]个工作日内完成审批工作，并将审批结果通知借阅部门和借阅人员。如审批通过，发放《技术档案借阅凭证》；如审批不通过，应向借阅部门说明原因。五、借阅手续办理（一）凭证领取借阅人员凭审批通过的《技术档案借阅申请表》或外部单位的借阅申请函，到档案管理部门领取《技术档案借阅凭证》。（二）档案领取借阅人员持《技术档案借阅凭证》到档案库房领取所借技术档案。档案管理人员应根据借阅凭证上注明的档案名称、编号等信息，认真核对档案内容，确保无误后将档案交给借阅人员，并在借阅凭证上签字确认。（三）借阅登记档案管理人员应对每次技术档案的借阅情况进行详细登记，包括借阅日期、借阅人员姓名、部门、档案名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。借阅登记应及时、准确、完整，以便于查询和统计。六、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般情况下，技术档案的借阅期限为[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人员应提前[X]个工作日向档案管理部门提出续借申请，经档案管理部门同意后方可续借，续借期限不得超过[X]个工作日。2.对于涉及紧急项目或重要工作的技术档案，借阅期限可根据实际需要由档案管理部门与借阅部门协商确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）归还1.借阅人员应在规定的借阅期限届满前，将所借技术档案归还档案管理部门。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续；如未办理续借手续逾期未还，档案管理部门将视情节轻重给予相应的处理。2.借阅人员归还技术档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和保密性。如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，借阅人员应承担相应的责任，并按照公司的相关规定进行赔偿。3.档案管理人员在确认档案完好无损后，在借阅凭证上注明归还日期，并将借阅凭证存档。同时，对归还的技术档案进行整理和归档，确保档案的有序存放。七、借阅限制与保密要求（一）借阅限制1.涉及公司核心技术、商业秘密、国家安全等重要技术档案，未经公司主管领导批准，严禁借阅。2.同一技术档案在同一时间内只能借给一人使用，如需多人同时使用，应经档案管理部门同意，并指定专人负责管理。3.借阅人员不得擅自将所借技术档案带出公司办公区域。如因工作需要必须带出公司的，应按照公司的保密规定办理相关手续，并采取必要的保密措施，确保档案的安全。（二）保密要求1.借阅人员应对所借技术档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案中的任何信息。在使用过程中，应妥善保管档案，防止丢失、被盗或被篡改。2.借阅人员不得擅自复制、拍照、录像或传播所借技术档案。如因工作需要确需复制部分档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可按照规定的方式进行复制。复制的档案应注明“复制件”字样，并与原件一同妥善保管。3.借阅人员在借阅期限届满后，应及时将所借技术档案归还档案管理部门，并将档案中涉及的保密信息销毁或妥善处理，不得留存任何副本或复印件。4.档案管理部门应加强对技术档案借阅过程的保密监督，定期检查借阅人员的保密措施落实情况。如发现借阅人员有违反保密规定行为，应及时制止并按照公司的相关规定进行处理。八、档案查阅与使用规定（一）查阅规定1.借阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅技术档案，不得擅自将档案带出指定地点。如需在其他地点查阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。2.查阅技术档案时，借阅人员应保持安静，不得在档案上随意涂抹、标记、折叠或损坏档案。如需摘录或引用档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式进行记录。3.档案管理部门应安排专人负责协助借阅人员查阅技术档案，解答查阅过程中遇到的问题。如借阅人员对档案内容有疑问或需要进一步了解相关信息，应及时向档案管理人员咨询。（二）使用规定1.借阅人员应按照借阅目的合理使用所借技术档案，不得将档案用于与工作无关的其他用途。如发现借阅人员有违规使用档案的行为，档案管理部门有权收回档案，并视情节轻重给予相应的处理。2.在使用技术档案过程中，借阅人员应注意保护档案的完整性和保密性。如发现档案有损坏或丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并采取措施防止损失扩大。同时，借阅人员应配合档案管理部门进行调查处理，承担相应的责任。3.借阅人员如需对所借技术档案进行修改、补充或完善，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可按照规定的程序进行操作。修改后的档案应及时交回档案管理部门进行审核和归档。九、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对技术档案的借阅情况进行检查，包括借阅登记、归还情况、档案完整性等方面。检查周期为每[X]个月一次，检查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。（二）不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对技术档案的借阅情况进行不定期抽查。抽查内容包括借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案保密措施是否落实等。如发现问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行严肃处理。（三）违规处理1.对于违反技术档案借阅管理制度的借阅人员，档案管理部门将视情节轻重给予警告、罚款、停止借阅资格等处理。如因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，借阅人员应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。2