档案保护技术工作制度

PAGE档案保护技术工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案保护技术工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中涉及的档案保护技术工作。（三）基本原则1.预防为主原则采取积极有效的措施，防止档案受到各种损坏因素的影响，提前做好档案保护的各项准备工作。2.真实性原则档案保护技术工作应确保档案内容的真实性不受损害，维护档案的原始面貌。3.科学性原则运用科学的理论、方法和技术手段，提高档案保护工作的水平和效果。4.完整性原则保证档案的实体完整和信息完整，防止档案的丢失、损坏和信息的泄露。二、档案保护技术工作的组织与职责（一）组织架构公司设立档案保护技术工作领导小组，由公司分管领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组下设档案保护技术工作办公室，挂靠公司档案室，负责档案保护技术工作的日常组织和协调。（二）职责分工1.档案保护技术工作领导小组全面领导公司档案保护技术工作，制定档案保护技术工作的方针、政策和规划。协调解决档案保护技术工作中的重大问题，保障档案保护技术工作所需的人力、物力和财力。2.档案保护技术工作办公室贯彻执行档案保护技术工作领导小组的决策和部署，制定档案保护技术工作的具体规章制度和操作流程。组织开展档案保护技术培训，提高员工的档案保护意识和技能。定期对公司档案保护技术工作进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。负责档案保护技术设备的采购、配备、维护和管理。指导和监督各部门的档案保护技术工作，确保档案保护技术措施的有效落实。3.各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和利用过程中的档案保护技术工作，指定专人负责档案保护技术相关事宜。严格按照档案保护技术工作制度和操作规程，做好本部门档案的日常保护工作，如防潮、防虫、防火、防盗等。配合档案保护技术工作办公室开展档案保护技术培训和检查工作，及时反馈本部门档案保护技术工作中存在的问题。三、档案收集与整理过程中的保护技术（一）档案收集1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。在收集过程中，要注意保护档案材料的原始状态，避免涂改、损坏和丢失。2.对于重要的档案材料，应采取适当的保护措施，如使用专用的档案袋或文件夹进行封装，并在封装上注明档案的名称、来源、日期等信息。3.在档案收集过程中，如发现档案材料存在破损、褪色、字迹模糊等问题，应及时进行修复或处理，确保档案的可读性和可用性。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.在档案整理过程中，要注意保护档案的纸张、字迹和装订等，避免因整理操作不当造成档案的损坏。3.对于电子档案，应按照相关标准和规范进行整理，确保电子档案的格式统一、存储安全，并建立完善的电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.档案整理完成后，应进行质量检查，确保档案整理符合要求，对于不符合要求的档案应及时进行返工处理。四、档案保管过程中的保护技术（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防虫、防火、防盗等功能，配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、监控设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用、排列整齐，并根据档案的类别、年度、保管期限等进行合理分类存放，便于查找和管理。（二）档案存储介质管理1.对于纸质档案，应采用符合质量标准的纸张进行打印、书写和装订，避免使用酸性纸张或易褪色的墨水。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。3.存储介质应存放在专门的存储设备中，存储设备应具备良好的环境适应性和数据保护功能，如防潮、防虫、防火、防盗等。4.定期对存储介质进行检查和维护工作，如检查存储介质的外观是否有损坏、数据是否可读等，对于发现问题的存储介质应及时进行处理或更换。（三）档案保管环境要求1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温度和湿度的变化应控制在较小的范围内，避免剧烈波动对档案造成损害。2.档案库房应保持良好的通风条件，定期进行通风换气，排除库房内的有害气体和异味。3.档案库房应避免阳光直射，可采用窗帘、遮阳网等措施进行遮挡，防止档案纸张因阳光照射而褪色、变脆。4.档案库房内应保持安静，避免噪音过大对档案造成影响。（四）档案保护技术措施1.防潮措施在档案库房内放置除湿机，根据库房湿度情况及时进行除湿操作，确保库房湿度符合要求。在档案架（柜）内放置干燥剂，如硅胶干燥剂等，吸收档案周围的水分。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理，可采用自然晾干、烘干等方法，但要注意控制温度和时间，避免对档案造成二次损害。2.防虫措施在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，定期更换药品，防止虫害滋生。对档案进行定期检查，如发现有虫害迹象，应及时采取措施进行处理，可采用物理方法（如冷冻、熏蒸等）或化学方法（喷洒杀虫剂等）进行灭虫，但要注意选择安全、环保的方法，避免对档案造成损害。3.防火措施档案库房内应配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。档案库房应设置明显的防火标志，严禁在库房内吸烟和使用明火。对档案库房的电气设备进行定期检查和维护，确保电气设备安全运行，避免因电气故障引发火灾。4.防盗措施档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员离开库房时，应及时关闭门窗，切断电源，确保库房安全。五、档案利用过程中的保护技术（一）档案查阅1.档案查阅应严格按照公司档案借阅制度进行，履行必要的审批手续。查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息。2.在档案查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人员遵守档案保护规定，不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.对于珍贵或易损的档案，一般不予外借查阅，如因特殊情况需要外借，应经公司分管领导批准，并采取必要的保护措施，如复制、拍照等，确保档案原件的安全。（二）档案复制1.档案复制应根据实际需要进行，严格履行审批手续。复制人员应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息。2.档案复制应采用符合质量标准的设备和材料，确保复制件与原件内容一致，字迹清晰、图像完整。3.复制完成后，档案管理人员应对复制件进行质量检查，确保复制件符合要求，并将复制件与原件一同妥善保管。（三）档案数字化1.档案数字化应按照国家相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。2.在档案数字化过程中，应采取必要的技术措施，如数据加密、备份等，防止数字化档案数据的丢失和泄露。3.数字化档案应建立完善的目录数据库和存储系统，便于检索和利用。同时，应定期对数字化档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。六、档案保护技术工作的监督与检查（一）监督检查机制1.档案保护技术工作办公室定期对公司各部门的档案保护技术工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的保护技术措施落实情况。2.各部门应定期对本部门的档案保护技术工作进行自查自纠，及时发现和整改存在的问题，并将自查情况报告档案保护技术工作办公室。3.公司档案保护技术工作领导小组不定期对档案保护技术工作进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）检查内容与标准1.档案库房建设与管理库房选址是否符合要求，是否具备良好的环境条件。库房设施设备是否齐全、完好，是否正常运行。档案架（柜）是否排列整齐、分类合理，档案存放是否有序。库房卫生是否达标，是否定期进行清扫和消毒。2.档案存储介质管理纸质档案的纸张、字迹、装订等是否符合质量要求。电子档案的存储介质是否安全可靠，是否定期进行备份。存储介质的存放是否规范，是否便于查找和管理。3.档案保管环境要求库房温度、湿度是否符合规定范围，是否保持相对稳定。通风条件是否良好，是否定期进行通风换气。是否避免阳光直射，是否采取有效的遮阳措施。库房噪音是否符合要求，是否保持安静。4.档案保护技术措施防潮、防虫、防火、防盗等措施是否落实到位，是否有效。对受潮、虫害、火灾等情况的应急处理预案是否完善，是否定期进行演练。5.档案利用过程中的保护技术档案查阅、复制、数字化等利用环节的审批手续是否齐全，操作是否规范。利用过程中是否采取有效的保护措施，确保档案的安全和完整。（三）问题整改与反馈1.对于监督检查中发现的问题，档案保护技术工作办公室应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.各部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况报告档案保护技术工作办公室。3.档案保护技术工作办公室对整改情况进行跟踪检查，对整改不到位的部门进行督促和指导，确保问题得到彻底解决。4.对档案保护技术工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对因工作不力导致档案受到损害的部门和个人，将依法依规追究责任。七、档案保护技术工作的培训与教育（一）培训计划1.档案保护技术工作办公室每年制定档案保护技术培训计划，明确培训内容、培训对象和培训时间。2.培训内容应包括档案保护法律法规、档案保护技术知识、档案管理操作技能等方面，以提高员工的档案保护意识和业务水平。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请档案保护技术专家或专业人员进行授课，系统讲解档案保护技术知识和操作技能。2.开展专题培训，针对档案保护工作中的重点、难点问题进行专项培训，提高员工解决实际问题的能力。3.利用网络平台、内部刊物等资源，开展在线学习和交流活动，及时发布档案保护技术工作的最新动态和相关知识，供