档案室上墙规章制度

PAGE档案室上墙规章制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不被泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供便利。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。7.开展档案业务培训和指导工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守公司档案管理制度，正确使用和保管档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。4.积极开展档案业务研究，不断提高档案管理水平。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司对外签订的合同、协议、章程等重要文件。3.公司的财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.公司的人事档案，包括员工履历、考核、奖惩、培训记录等。5.公司的科技档案，包括科研项目、技术改造、设备仪器等方面的文件。6.其他具有保存价值的档案。（二）档案收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，整理规范，定期向档案室移交。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，确保档案内容真实可靠。3.对于重要的档案，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。（三）档案整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.财务档案按照会计年度、类别等进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和档案袋。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为档案库房。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和保管期限进行排列存放。（二）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案的安全。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定。3.财务档案的保管期限按照国家有关会计档案管理规定执行。4.人事档案的保管期限按照干部人事档案管理规定执行。五、档案利用（一）档案利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）档案利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字后，交档案室审核。2.档案室审核同意后，安排专人负责查阅，并在指定地点进行查阅。3.查阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。4.如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定办理复印手续。5.查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）档案借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案室负责人签字后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理延期手续。3.借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。4.借阅人员应严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成的鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面、客观的分析和评价，确定档案的保管期限和价值。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经鉴定小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司档案信息数据库，实现档案的数字化管理。2.开发档案信息管理系统，提高档案管理的效率和水平。3.实现档案信息的远程查询和利用，为公司各项工作提供便利。（二）档案信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，建立档案信息管理系统。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的电子化存储。3.加强档案信息安全管理，采取加密、备份、访问控制等措施，确保档案信息的安全。4.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查机构公司设立档案管理监督检查小组，负责对公司档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式及频率1.监督检查小组定期对公司档案管理工作进行全面检查，每年不少于一次。2.不定期对档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。