建筑档案管理制度范本

PAGE建筑档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司建筑档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑项目从规划、设计、施工到竣工验收等全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对建筑档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映建筑项目的实际情况，严禁虚假和伪造。3.完整性原则全面收集建筑项目各个环节产生的档案资料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案的形成、整理、归档和保管应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司的规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司建筑档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门、各项目对建筑档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司重要的建筑档案资料，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.组织开展档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织和协调，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.督促项目各部门、各岗位人员及时收集、整理各自工作中形成的档案资料，并定期移交项目档案管理人员。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的整理质量。（三）项目档案管理人员职责1.负责本项目档案资料的日常收集、整理、分类、编目和装订等工作。2.按照档案管理要求，及时将整理好的档案移交公司档案管理部门。3.协助项目负责人做好档案的查阅、借阅登记工作，确保档案的安全。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门在建筑项目中形成档案资料的收集、整理，并定期向项目档案管理人员移交。2.在项目建设过程中，各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目规划阶段：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计方案等。2.项目设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.项目施工阶段：施工组织设计、施工技术交底、工程变更记录、材料设备质量证明文件、施工日志、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.项目监理阶段：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.项目竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与项目建设相关的文件资料，如会议纪要、来往函件、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门、各岗位人员应及时将各自工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对重要的档案资料，应进行备份保存，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照项目建设阶段、文件类型等进行分类。如分为规划类、设计类、施工类、监理类、竣工验收类等。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便查阅。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目各阶段形成的档案资料，应在该阶段工作结束后[X]个工作日内移交项目档案管理人员进行整理。2.项目竣工验收后[X]个月内，项目档案管理人员应将整理好的档案移交公司档案管理部门归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，手续完备。2.填写档案移交清单，双方签字确认。3.对电子档案，应同时移交存储介质，并确保数据的完整性和可读性。（三）保管期限1.建筑档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等重要文件。3.长期保管的档案一般为[X]年，包括施工过程中的重要技术文件、质量验收资料等。4.短期保管的档案为[X]年，如一般性的来往函件、会议纪要等。（四）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和保管期限进行存放。2.电子档案建立电子档案数据库，采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。3.档案库房管理保持档案库房的清洁、干燥、通风良好，控制温度和湿度在适宜范围内。配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要项目的档案，需经公司主管领导批准方可查阅。（二）查阅要求1.在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.重要档案的借阅需经公司主管领导批准。（四）借阅要求1.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应对档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，按照国家相关规定和公司实际情况，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定小组对拟鉴定档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清单》，经公司主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁处理。3.销毁过程应进行记录，由档案管理部门和相关部门人员共同监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的建筑档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描录入，形成电子档案，建立档案数据库。2.系统功能模块包括档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。3.数据安全管理采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化