湖北省档案管理制度

PAGE湖北省档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖北省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导原则：档案工作实行统一领导、分级管理。各单位应明确档案管理工作的分管领导，建立健全档案管理工作责任制。2.集中管理原则：档案应集中统一管理，确保档案的安全和完整。单位内部各部门形成的档案，应按照规定及时移交本单位档案管理机构集中保管。3.真实完整原则：档案应如实反映单位各项工作活动和历史面貌，确保档案内容真实、准确、完整。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和开发，提高档案的利用价值。（四）管理职责1.档案行政管理部门职责负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本省档案工作规章制度和业务标准。对全省档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，依法查处档案违法行为。组织开展档案宣传、教育、培训和科研工作，提高档案人员业务素质和档案管理水平。2.单位档案管理机构职责贯彻执行国家和本省有关档案工作的法律法规和规章制度，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。开展档案的编研、开发和利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持。对本单位内部各部门的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：反映单位行政管理、党群工作、业务活动等方面的各类文件材料，包括收文、发文、会议记录、工作计划与总结、请示与批复、统计报表等。2.科技档案：单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、试验报告、工程预决算等文件材料。3.会计档案：单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等文件材料。4.人事档案：单位在职人员和离退休人员的履历、考核、培训、奖惩、工资、任免、职称、党团关系等文件材料。5.电子档案：以数字形式存储在计算机系统或其他电子设备中的各类文件材料，包括电子公文、电子报表、电子图纸、数据库文件等。6.声像档案：单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等文件材料。7.实物档案：单位在工作活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖状、奖章、证书、题词、印章等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对归档范围内的文件材料，应按照规定进行分类、整理，确保文件材料的准确性和系统性。3.电子文件应按照国家有关标准进行格式转换和元数据著录，确保电子文件的可读性和可利用性。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，实物档案应详细记录其来源、获取时间、保存现状等情况。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目、装订，填写卷内文件目录和备考表。按照分类方案，将整理好的文件材料装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息。2.科技档案整理按照项目、专业、时间等进行分类。对每个项目的文件材料进行编号、编目、装订，绘制项目档案分类编号索引图。将整理好的文件材料装入档案袋或档案盒，填写档案袋或档案盒封面和脊背信息。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行编号、装订，填写会计凭证封面和脊背信息。对会计账簿和财务报告进行整理、编目，填写档案盒封面和脊背信息。4.人事档案整理按照档案材料的类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录。将整理好的档案材料装入档案袋，填写档案袋封面和脊背信息。5.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类。建立电子文件目录数据库，对电子文件进行元数据著录，确保电子文件的标识、格式、内容等信息准确无误。按照分类方案，将电子文件存储在相应的存储介质上，建立电子档案存储体系。6.声像档案整理按照照片、录音、录像等类别进行分类。对每张照片进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。对录音、录像资料进行整理、编目，注明录制时间、地点、内容等信息。将整理好的声像档案存储在相应的存储介质上，填写档案盒封面和脊背信息。7.实物档案整理按照实物的类别进行分类，如奖杯、奖状、奖章、证书、题词、印章等。对每件实物进行编号、编目，注明来源、获取时间、保存现状等情况。将实物存放在专门的实物档案陈列室或档案柜中，填写实物档案标签。三、档案的保管（一）保管场所1.单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，确保档案保管环境的适宜。3.档案库房应实行专人管理，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的安全和正常使用。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：反映单位短期工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。（三）档案整理与编目1.档案管理人员应定期对档案进行整理，确保档案的排列有序、编号准确、目录清晰。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。3.建立健全档案目录体系，包括全宗目录、分类目录、专题目录、文号目录、人名目录等，方便档案的查阅和利用。（四）档案数字化1.单位应积极推进档案数字化工作，将具有保存价值的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。3.数字化档案应与纸质档案同步管理，实现档案信息的共享和利用。四、档案的利用（一）利用范围1.单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅、借阅单位档案，应按照国家有关法律法规办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：单位内部人员和外单位人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，在档案查阅室查阅档案。2.借阅：单位内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位人员因工作需要借阅档案，应按照国家有关规定办理相关手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.复制：单位内部人员和外单位人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理机构负责人批准后，按照规定进行复制。复制档案应注明复制日期、复制人、用途等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关法律法规进行管理。3.档案管理人员应按照规定及时提供档案利用服务，对利用档案的情况进行登记和统计，定期向档案管理机构负责人报告档案利用情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理机构负责人组织，档案管理人员和相关业务部门人员参加。2.鉴定工作应依据国家有关规定和本单位档案保管期限表，对档案的保存价值进行全面审查，确定档案的存毁。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经单位分管领导批准后进行销毁。（二）销毁工作1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应确保档案内容无法恢复。2.档案销毁过程中，应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立健全档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作的信息化管理。2.实现档案信息资源的共享和利用最大化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设建立档案数据库，包括文书档案数据库、科技档案数据库、会计档案数据库、人事档案数据库、电子档案数据库、声像档案数据库、实物档案数据库等。开发档案管理软件，实现档案的录入、存储、检索、统计、编研、利用等功能。建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全和保密。2.档案数字化建设按照国家有关标准和规范，对具有保存价值的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。开展档案数字化成果的验收和质量控制工作，确保数字化档案的质量和安全。3.档案信息化基础设施建设配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，满足档案信息化管理工作的需要。建立档案信息网络平台，实现档案信息的远程传输和共享。（三）建设要求1.档案信息化建设