北市区档案管理制度

PAGE北市区档案管理制度一、总则（一）目的为加强北市区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北市区各部门、各单位及所属机构在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。北市区档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责全区档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映北市区各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集和保存北市区在不同时期、不同领域形成的各类档案，保证档案的系统性和完整性。4.安全性原则。采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立北市区档案管理中心，作为全区档案管理的专门机构，负责统筹协调全区档案管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定北市区档案管理的规章制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管北市区各部门、各单位移交的档案，确保档案的齐全完整。3.开展档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的效率和服务水平。4.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为北市区各项工作提供参考依据。5.对北市区各部门、各单位的档案管理工作进行监督指导，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.做好档案的统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括机关日常工作、会议、人事、财务、后勤保障等方面形成的文件材料。3.业务工作类：根据北市区各部门、各单位的职能，收集在业务开展过程中形成的各种文件材料。4.基本建设类：包括北市区内各类基础设施建设项目形成的项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。5.设备仪器类：包括购置、使用、维护设备仪器过程中形成的文件材料。6.会计档案类：按照国家有关会计档案管理的规定，收集财务会计凭证、账簿、报表等档案。7.声像档案类：包括北市区在重要活动、会议、工程建设等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。8.电子档案类：各部门、各单位在工作中形成的电子文件，应按照规定进行收集和归档。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持文件材料之间的有机联系，遵循文件材料的形成规律和特点，按照一定的分类标准进行整理。3.对重要的、具有保存价值的文件材料，应进行重点收集，确保不遗漏。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护文件材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案保管环境的安全。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别存放，对照片、录音、录像等进行分类整理，并做好标识。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映北市区重大历史事件、重要决策、重要人物等具有长远历史价值和现实意义的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对北市区工作具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对北市区工作具有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量与目录相符，发现问题及时查找原因并进行处理。2.每年对档案进行全面检查一次，检查档案的保管状况、载体质量等，对发现的问题及时采取措施进行修复或处理。五、档案的利用（一）利用范围1.北市区各部门、各单位因工作需要，可查阅本部门、本单位形成的档案。2.外单位因工作需要，经北市区档案管理中心批准，可查阅相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行利用。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理中心查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，经档案管理中心负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体期限]，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理中心负责人批准，并按照规定进行复制。复制件应加盖档案管理中心印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记档案管理中心应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、利用方式等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和北市区档案管理规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。（二）鉴定组织成立北市区档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限。2.综合评估法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案的价值进行综合评估。（四）销毁程序1.档案管理中心定期对已到保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的编号、名称、日期、保管期限、数量等信息，并经档案管理中心负责人审核签字。3.将档案销毁清册报北市区档案鉴定小组进行审核鉴定，经鉴定小组组长签字同意后，方可进行销毁。4.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。5.销毁完毕后，档案管理中心应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立北市区档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的批量录入和单个录入，确保录入信息准确无误。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：对档案借阅情况进行登记、审批和跟踪管理，确保档案借阅安全。4.统计分析功能：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对系统访问进行安全控制，防止档案信息泄露。（四）数据备份与安全1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应