分公司档案管理制度

PAGE分公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强分公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在分公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指分公司在各项工作活动中直接形成的，对分公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则分公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映分公司各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地反映分公司各项工作活动的全过程，保持档案的完整性。4.保密性原则对涉及分公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定分公司档案管理制度并组织实施。2.负责分公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导分公司各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.定期对分公司档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责分公司档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受综合管理部门的业务指导。3.按照分公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部门集中保管。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案利用工作，为分公司各项工作提供优质服务。5.参加档案业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.分公司在经营管理、生产技术、党群工作等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.分公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.分公司召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.分公司领导的重要讲话、批示、调研报告等。5.分公司的工作计划、总结、统计报表等。6.分公司的产品研发、生产工艺、质量控制等方面的文件材料。7.分公司的财务报表、审计报告、税务资料等。8.分公司的人事档案、工资福利、教育培训等方面的文件材料。9.分公司的固定资产档案，包括设备购置合同、发票、验收报告、使用说明书等。10.分公司的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应熟悉本部门的工作流程和文件材料形成情况，按照档案收集范围的要求，及时收集各类文件材料。3.对重要文件材料，应及时进行登记，并妥善保管，防止丢失、损坏。4.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度：按照文件材料形成的年度进行划分。机构（问题）：按照分公司的部门设置或文件材料反映的问题进行分类。保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案是指对分公司具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为[X]年的档案；短期保管的档案是指保管期限为[X]年的档案。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。编号方法如下：年度编号：采用公元纪年，如“20XX”。机构（问题）编号：按照分公司部门设置或问题类别进行编号，如“01”代表综合管理部，“02”代表财务部等。保管期限编号：“1”代表永久，“2”代表长期，“3”代表短期。案卷编号：在每一类档案中，按照案卷的排列顺序依次编号，如“001”“002”等。3.编目编制档案目录，目录应包括案卷号、题名、年度、机构（问题）、保管期限、页数、日期等项目。档案目录应一式两份，一份装订在案卷内，一份单独成册，作为档案检索的工具。4.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修复。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号的顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。6.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（三）档案的借阅与归还1.档案借阅应严格履行审批手续，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.综合管理部门根据审批意见，为借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、数量等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，如需复制档案，应经综合管理部门负责人批准。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案归还时，借阅人员应将档案交综合管理部门档案管理人员进行核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并查明原因，追究相关人员的责任。（四）档案的利用与统计1.综合管理部门应积极开展档案利用工作，为分公司各项工作提供档案信息服务。利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、利用档案名称、数量等。3.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以社会效益为主要标准的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成。档案鉴定小组负责对分公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映分公司的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案的保存价值，包括档案对分公司当前和今后工作的利用价值。3.档案的密级和保管期限是否准确。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类型、同年度的其他档案进行比较，分析其保存价值的高低。3.效益评估法从档案利用的社会效益和经济效益等方面，评估档案的保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经分公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并在销毁现场进行监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要资料。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立分公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对分公司纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，存储在档案信息管理系统中，并建立相应的索引目录，便于检索和利用。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合分公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理建立数据备份和恢复机制，定期对档案数据进行备份，并异地存放，防止数据丢失。加强数据安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露。