档案数字化服务协议书

档案数字化服务协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司（以下简称“甲方”），住所地位于北京市朝阳区建国路88号XX大厦18层。甲方为一家依法设立并有效存续的综合性企业，法定代表人为张三，职务为董事长，负责甲方的整体战略规划与经营决策。甲方在档案管理领域具有丰富的实践经验，为提升档案管理效率与安全性，经研究决定委托乙方提供档案数字化服务，以实现档案资源的现代化管理。甲方联系方式包括但不限于公司官方邮箱archive@及内部档案管理部门电

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX档案技术服务有限公司（以下简称“乙方”），住所地位于上海市浦东新区张江高科技园区科苑路300号XX科技园B栋5层。乙方是一家专业从事档案数字化、信息化及安全存储服务的公司，成立于2010年，具备国家档案局颁发的档案数字化服务甲级资质，法定代表人为李四，职务为总经理，负责乙方的业务运营与技术研发。乙方拥有一支经验丰富的专业团队，涵盖档案管理、数据采集、像处理、信息安全等多个领域，能够为甲方提供高质量、高效率的档案数字化解决方案。乙方联系方式包括但不限于公司官方邮箱service@及客户服务热

**协议简介**

本协议由甲方与乙方于2023年10月26日签订，旨在明确双方在档案数字化服务合作中的权利与义务。甲方作为档案管理需求方，因业务发展需要，对现有档案进行数字化转化与系统化管理，以提高档案检索效率、降低存储成本并确保档案安全。乙方作为专业的档案数字化服务提供商，基于自身的技术优势与行业经验，承诺为甲方提供全面、规范的档案数字化服务，包括档案整理、扫描、像处理、数据录入、系统建设及后期维护等。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议。

本协议的签订基于以下前提条件：

（1）甲方已充分了解档案数字化服务的流程、标准及费用，并确认其提供的档案资料真实、合法、完整；

（2）乙方已具备履行本协议所需的专业资质、技术能力及服务资源，能够按照国家相关标准与行业规范完成档案数字化服务；

（3）双方确认本协议的签订不违反任何法律法规或已有合同义务，且具备完全的履约能力。

本协议的签订不仅标志着双方合作的正式开始，也体现了甲方对档案管理现代化的追求与乙方在档案数字化领域的专业竞争力。通过本协议的履行，甲方将获得系统化、标准化的档案数字化服务，而乙方则将通过优质服务提升市场竞争力并实现业务增长。双方将共同遵守本协议约定，确保档案数字化项目的顺利推进与圆满完成。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案数字化服务合作中的权利与义务，确保甲方档案通过乙方的专业服务实现高效、安全、合规的数字化转化，并最终建成一套完整、可用的电子档案管理系统。协议范围包括但不限于：

1.甲方现有纸质档案的整理、分类、扫描、像处理、数据录入及元数据标引；

2.档案数字化数据的格式转换、质量检验与备份存储；

3.乙方提供档案数字化管理系统（包括硬件设备、软件平台及使用权），并负责系统部署与初期培训；

4.乙方协助甲方完成档案数字化数据的验收与移交，并提供后续运维支持服务。通过本协议的履行，甲方将获得一套符合国家档案管理标准的数字化档案资源，并可通过电子化手段实现档案的快速检索、利用与安全管控，同时降低物理存储空间成本与档案管理人力成本。乙方则需确保服务成果的质量与时效性，满足甲方在档案数字化方面的具体需求，并保障数据安全。

第二条定义

本协议中下列术语具有以下含义：

1.**档案数字化**：指将纸质档案或音视频等载体的信息通过扫描、像处理等技术手段转化为数字格式，并进行系统化存储与管理的过程；

2.**数字化档案**：指经过数字化处理的档案信息，包括像文件、文本数据、元数据等构成的电子档案资源；

3.**系统建设**：指乙方为甲方搭建的电子档案管理系统，包括数据库、检索平台、权限管理模块及配套硬件设施；

4.**服务周期**：指乙方按照本协议约定完成档案数字化服务的起止时间，具体以协议附件或分阶段计划为准；

5.**验收标准**：指双方约定的档案数字化成果质量要求，包括像清晰度、数据完整性、系统功能可用性等，以国家档案局相关标准及本协议附件为准；

6.**保密信息**：指双方在合作过程中接触到的与对方商业秘密、技术秘密、客户信息等相关的非公开资料。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）**权力**：

甲方有权要求乙方按照本协议约定提供档案数字化服务，并监督服务进度与质量；甲方有权对乙方提交的阶段性成果进行检验，并提出合理化改进建议；甲方在档案数字化完成后，有权获得完整的数字化档案数据及系统使用权，并要求乙方配合完成最终验收。

（2）**义务**：

甲方应向乙方提供真实、完整的档案资料，并保证其拥有合法的数字化处理权，不得侵犯第三方合法权益；甲方需指定专门负责人协调档案数字化项目，并确保档案交接、运输等环节的安全；甲方应按照本协议约定支付服务费用，并配合乙方完成档案信息的补充与核对工作；甲方需为乙方提供必要的办公场所、设备接入及网络支持，并保障项目顺利实施。若因甲方原因导致服务延误或成果不合格，甲方应承担相应责任。

**2.乙方的权力和义务**

（1）**权力**：

乙方有权要求甲方提供必要的档案资料及配合服务，并按照协议约定收取服务费用；乙方有权根据档案特点制定服务方案，并对服务成果的质量承担最终责任；乙方在完成服务后，有权要求甲方支付全部费用，并保留向违约方追偿的权利。

（2）**义务**：

乙方应组建专业的服务团队，配备符合国家标准的数字化设备与软件系统，确保档案数字化成果的质量与安全性；乙方需严格按照协议约定及附件标准执行服务，包括档案整理、扫描、数据加工、系统部署等全流程操作，并接受甲方的监督；乙方应建立完善的数据安全管理制度，采取加密存储、访问控制等技术手段，确保档案数据在处理、存储、传输过程中不被泄露或损毁；乙方需对服务过程中接触的甲方保密信息承担保密义务，未经甲方书面同意不得向第三方披露；乙方应提供7×24小时技术支持服务，并配合甲方完成档案数字化系统的后期运维与升级。若因乙方原因导致服务成果不符合验收标准，乙方应承担返工或赔偿责任。

第四条价格与支付条件

双方经友好协商，确定本协议项下档案数字化服务的总费用为人民币叁佰伍拾万元整（¥350,000.00）。该价格包含但不限于档案整理、扫描、像处理、数据录入、系统建设、培训及验收等全部服务内容。支付方式采用分期付款，具体支付节点与金额如下：

1.本协议签订后7个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的30%，即人民币壹拾伍万元（¥150,000.00），作为项目启动预付款；

2.档案数字化中期成果（如完成30%扫描任务）经甲方书面验收合格后30日内，甲方向乙方支付合同总金额的40%，即人民币壹佰肆拾万元（¥140,000.00）；

3.全部档案数字化服务完成并通过甲方最终验收后60日内，甲方向乙方支付剩余合同总金额的30%，即人民币壹拾壹拾伍万元（¥115,000.00）。

乙方应在收到每期款项前向甲方开具等额增值税专用发票，甲方在收到发票后30日内完成支付。若甲方因故延迟支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停服务直至款项付清，且甲方仍需支付全部款项及违约金。

第五条履行期限

本协议有效期为自双方签署之日起至档案数字化服务最终验收合格之日止，预计整体服务周期为180日。具体履行节点安排如下：

1.项目启动：本协议生效后10个工作日内，甲乙双方完成项目启动会，明确服务范围与交付标准；

2.档案交付：甲方应在本协议生效后30日内完成首批档案资料的整理与交付，后续档案按乙方需求分批提供；

3.服务阶段划分：乙方应在60日内完成全部档案的扫描与基础像处理，90日内完成数据录入与系统初步搭建；

4.中期验收：乙方完成30%扫描任务后15个工作日内，向甲方提交阶段性成果供验收；

5.最终验收：全部数字化服务完成后30日内，双方依据本协议附件标准进行最终验收；

6.运维支持：协议有效期届满后，乙方需提供6个月的运维支持，包括系统故障修复与数据备份。如甲方需延长服务期，双方可另行协商签订补充协议。任何一方因不可抗力导致延迟履行，履行期限相应顺延。

第六条违约责任

**1.甲方违约责任**

（1）若甲方未按本协议第四条约定支付服务费用，每逾期一日，应按应付未付金额的万分之五向乙方支付违约金。逾期超过30日，乙方有权解除协议，甲方需支付已完成服务的费用及相当于合同总金额30%的违约金（最低为人民币壹拾伍万元）。

（2）若甲方未按时交付档案资料或提供必要协助，导致乙方服务延误，每延误一日，甲方应向乙方支付合同总金额千分之五的违约金，但累计违约金不超过合同总金额的10%。逾期超过60日，乙方有权解除协议并要求甲方支付已完成服务的费用及相当于合同总金额50%的违约金。

（3）若甲方提供的档案资料存在侵权或非法内容，导致乙方承担法律责任，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于诉讼费、律师费及罚款，乙方还有权要求甲方支付合同总金额的100%作为违约金。

**2.乙方违约责任**

（1）若乙方未按本协议第五条约定完成服务，每延迟一日，应按当期应完成服务金额的千分之五向甲方支付违约金，但累计违约金不超过合同总金额的10%。延迟超过60日，甲方有权解除协议，乙方需退还已收取款项的50%并支付相当于合同总金额30%的违约金。

（2）若乙方交付的数字化成果质量不符合本协议附件约定的验收标准，乙方应在收到甲方书面通知后30日内返工。若返工后仍不合格，甲方有权拒收并要求乙方支付已完成服务费用的70%作为违约金，且乙方仍需承担全部返工成本。若因乙方原因导致甲方档案数据丢失或损毁，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于数据恢复费用及相当于合同总金额的200%作为违约金，甲方还有权向乙方追究刑事责任。

（3）若乙方泄露甲方保密信息，造成甲方直接经济损失，乙方应全额赔偿，并支付相当于损失金额2倍的违约金。若违约行为构成犯罪，乙方还应承担相应的刑事责任。

**3.解除协议后果**

任何一方解除本协议，应提前30日书面通知对方，并按已履行服务比例结算费用。违约方除承担本协议约定的违约责任外，还应赔偿守约方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于项目成本、预期收益损失及第三方索赔费用。双方均应妥善处理档案数据交接，确保数据安全，未经对方同意不得擅自销毁或转移。

第七条不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整）、流行病疫情、网络攻击、电力或通讯中断等。

2.责任免除：若因不可抗力导致任何一方无法履行或无法完全履行本协议义务，该方应立即通知对方，并在合理期限内提供不可抗力发生的有效证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定延期履行、部分履行或解除协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应及时采取措施减少损失，因减少损失而支出的合理费用由各方自行承担。不可抗力影响消除后，受影响方应尽快恢复履行协议义务，已发生的费用按实际服务比例结算。若不可抗力持续超过60日，双方可协商解除协议，已产生的费用按实际履行情况比例返还，互不承担违约责任。

第八条争议解决

1.协商调解：双方应本着友好协商的原则解决本协议履行过程中产生的任何争议，可通过书面函件或会议形式进行沟通。若协商未果，可委托第三方专业机构进行调解，调解协议经双方签字后具有约束力。

2.仲裁诉讼：若协商调解无法解决争议，任何一方均有权向乙方住所地有管辖权的人民法院提起诉讼。仲裁或诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行协议其他条款，争议解决不影响其他条款的效力。双方应选择其中一种争议解决方式，并在本协议签署时明确选择：若选择仲裁，应提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按届时有效的仲裁规则进行仲裁；若选择诉讼，则由乙方住所地人民法院管辖。仲裁裁决或法院判决生效后，双方应自觉履行，任何一方拒不履行的，对方可向有关部门申请强制执行。争议解决前，双方均应避免采取任何可能加剧争议的行为，包括但不限于公开披露争议内容或采取报复性措施。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、文件等均应采用书面形式，可通过邮寄（挂号信或快递）、传真、电子邮件或双方确认的电子数据交换系统发送至本协议首部列明的地址或联系方式。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以邮寄方式发送的，寄出后3日视为送达；以传真方式发送的，发送成功后视为送达。任何一方变更联系方式，应提前10日书面通知对方。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意并签署补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。

3.保密义务：双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术信息、客户资料等保密信息承担无限期保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露、转让或使用。此保密义务不因本协议的终止而解除。

4.法律适用与管辖：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。若因本协议产生争议，适用本协议第八条约定争议解决方式。本协议任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。

5.完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前