档案安全目标管理制度

PAGE档案安全目标管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施防范各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则：强化安全意识，注重日常防范，定期进行安全检查和隐患排查，及时消除安全隐患。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全管理工作。4.全员参与原则：档案安全管理涉及公司全体员工，各部门和员工应积极参与，履行安全职责。二、档案安全管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全管理工作，定期进行检查和评估。3.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，确保档案存放环境安全。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的安全意识和技能。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级报告，并配合相关部门进行调查处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作，并确保档案安全。2.明确专人负责档案安全管理，落实安全责任，定期对档案进行清查和核对。3.配合公司档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。4.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的安全意识。（三）员工职责1.严格遵守档案安全管理制度，妥善保管和使用本人负责的档案。2.在档案的形成、收集、整理、传递等过程中，采取必要的安全措施，防止档案损坏、丢失和泄密。3.发现档案安全问题及时报告，并积极配合进行处理。三、档案安全管理措施（一）档案实体安全管理1.档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案存放有序，便于管理和利用。2.档案整理与保管档案应按照分类标准进行科学整理，编制目录和索引，便于查找和利用。档案应使用符合质量要求的档案装具进行保管，如档案盒、档案柜等，并定期进行检查和维护，确保装具完好无损。档案存放应遵循分类存放、便于查找的原则，不同种类、不同年度、不同保管期限的档案应分开存放。对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案出入库管理建立档案出入库登记制度，详细记录档案的名称、数量、出入库时间、经手人等信息。档案出入库时，应进行严格的清点和核对，确保档案数量准确、完好无损。档案出库应履行审批手续，明确使用目的、归还时间等，使用完毕后应及时归还入库。（二）档案信息安全管理1.信息系统安全建立健全档案信息系统安全管理制度，加强对信息系统的安全防护，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件的发生。设置合理的用户权限，严格控制对档案信息系统的访问，确保只有授权人员能够访问和操作相关信息。定期对档案信息系统进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放，防止数据丢失。2.数据保密加强对档案信息的保密管理，明确保密责任，签订保密协议，对涉及公司机密的档案信息严格保密。限制档案信息的传播范围，严禁未经授权的人员泄露档案信息。在档案信息的传输、存储和处理过程中，应采取加密等技术手段，确保信息安全。3.人员管理对接触档案信息的人员进行背景审查和安全培训，提高其安全意识和保密意识。加强对员工的日常管理，规范员工的操作行为，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。（三）档案安全应急管理1.应急预案制定制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。2.应急处置措施发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，如灭火、抢险、抢救档案等，最大限度地减少损失。及时向上级报告事故情况，并配合相关部门进行调查处理，查明事故原因，追究相关责任。对事故造成的档案损失进行评估和统计，采取措施进行恢复和重建，确保档案的完整性和可用性。四、档案安全检查与评估（一）定期检查1.公司档案管理部门应定期对档案库房、档案信息系统等进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.各部门应定期对本部门的档案进行自查，每周至少进行一次自查，及时发现和整改存在的问题。（二）不定期抽查公司档案管理部门应不定期对各部门的档案安全管理情况进行抽查，及时发现和纠正不规范的行为。（三）安全评估1.公司档案管理部门应每年组织一次档案安全评估，对档案安全管理制度的执行情况、安全设施设备的运行情况、档案实体和信息的安全状况等进行全面评估。2.根据安全评估结果，总结经验教训，针对存在的问题制定改进措施，不断完善档案安全管理工作。五、档案安全培训与教育（一）培训计划公司档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.档案安全管理制度和操作规程。3.档案实体安全管理知识和技能，如档案整理、保管、保护等方面的知识。4.档案信息安全管理知识和技能，如信息系统安全、数据保密等方面的知识。5.档案安全应急处置知识和技能，如应急预案的启动、处置措施等方面的知识。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工进行集中培训，邀请专家进行授课。2.专题培训：针对档案安全管理中的重点和难点问题，组织专题培训，进行深入讲解和讨论。3.现场培训：结合档案安全检查和实际工作，进行现场培训，提高员工的实际操作能力。4.网络培训：利用网络平台，发布档案安全培训资料，供员工自主学习。六、档案安全奖惩制度（一）奖励1.对在档案安全管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对违