学校档案借阅与利用制度

PAGE学校档案借阅与利用制度一、总则（一）目的为了加强学校档案的管理，规范档案借阅与利用行为，充分发挥档案的作用，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工、学生在工作、学习和研究中对学校档案的借阅与利用。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育行业相关标准，确保档案借阅与利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案借阅与利用过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.服务利用原则以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，积极为档案利用者提供便利，提高档案的利用效率。二、档案借阅（一）借阅权限1.学校内部教职工因工作需要，可借阅与其工作职责相关的档案。2.学生因学习、论文写作等原因，可在规定范围内借阅相关档案。3.校外单位或个人因特殊原因需要借阅学校档案的，须经学校主管领导批准，并按照规定办理相关手续。（二）借阅流程1.借阅者填写《学校档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，确保借阅需求合理合规。3.申请表经部门负责人审核通过后，提交学校档案管理部门。档案管理部门根据档案的密级、保存状况等进行审批。4.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门予以批准，并开具《学校档案借阅凭证》。5.借阅者凭借阅凭证到档案库房办理档案借阅手续，领取所借档案。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。2.重要档案、机密档案的借阅期限根据具体情况另行确定，原则上不超过[X]个工作日。（四）借阅数量1.借阅者每次借阅档案的数量一般不超过[X]卷（册），特殊情况需经档案管理部门批准。2.对于珍贵档案、孤本档案等，严格限制借阅数量，原则上只提供复印件或查阅电子档案。三、档案利用（一）利用方式1.查阅借阅者可在档案管理部门指定的场所查阅所借档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.复印对于确需复印的档案内容，借阅者可按照规定办理复印手续。复印时应确保复印件清晰、完整，与原件一致。3.摘录借阅者如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。摘录内容应注明出处，确保准确无误。（二）利用要求1.借阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、折叠等。2.如需对档案进行拍照、扫描等操作，须经档案管理部门批准，并严格遵守相关规定，确保档案信息安全。3.利用档案过程中，不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所。如需带出，须另行办理审批手续。四、档案归还（一）归还期限借阅者应在规定的借阅期限届满前归还所借档案。如需延期，应提前办理续借手续。（二）归还手续1.借阅者归还档案时，应确保档案完整无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。2.档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在《学校档案借阅凭证》上签字注销。五、档案保密（一）保密责任1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案的内容、存放地点等信息予以保密。2.借阅者在借阅与利用档案过程中，应承担保密义务，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）保密措施1.档案库房应具备必要的安全保密设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.对档案的查阅、复印、摘录等操作进行严格登记，记录利用时间、利用者姓名、利用内容等信息。3.根据档案的密级，采取相应的保密措施，如限制查阅范围、使用专门的存储设备等。六、监督与检查（一）监督机构学校设立档案管理监督小组，由学校分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、纪检监察部门人员等。负责对学校档案借阅与利用制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案借阅与利用手续是否齐全、规范。2.档案的归还情况是否及时、完整。3.档案的安全保密措施是否落实到位。4.档案利用过程中是否存在违规行为。（三）检查方式与频率1.定期检查档案管理监督小组定期对档案借阅与利用情况进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查根据工作需要，对档案借阅与利用的重点环节、重点时段进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对违反档案借阅与利用制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，依法依规追究相关人员的责任。七、附则（一）解释权本