人事档案借调管理制度

PAGE人事档案借调管理制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案借调管理工作，确保人事档案的安全、完整和有效利用，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的人事档案借调行为。（三）基本原则1.合法性原则：人事档案借调管理工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保借调行为合法合规。2.安全性原则：加强人事档案借调过程中的安全管理，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.规范性原则：明确借调流程、审批权限和责任，确保借调工作规范有序进行。4.时效性原则：借调单位应在规定时间内归还人事档案，保证档案的正常流转和使用。二、人事档案借调的范围与条件（一）借调范围1.公司内部借调：因工作需要，公司内部各部门之间可相互借调人事档案，用于人员考核、岗位调整、培训等工作。2.外部单位借调：在符合法律法规和相关规定的前提下，公司可应外部单位的合理需求，借调人事档案用于合作项目、调查取证等工作。（二）借调条件1.内部借调条件借调部门需填写《人事档案内部借调申请表》，详细说明借调原因、借调期限、借调档案清单等内容。借调部门应保证借调档案仅用于本部门内部工作，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。借调档案的使用应符合公司的保密规定和人事管理政策。2.外部单位借调条件外部单位必须出具正式的借调函，明确借调目的、借调期限、归还时间等内容。借调事项应与公司业务相关，且符合法律法规和公司利益。公司应对外部单位的借调申请进行严格审核，确保借调行为不会对公司人事档案管理造成不利影响。三、人事档案借调流程（一）内部借调流程1.申请：借调部门填写《人事档案内部借调申请表》，经部门负责人签字后，提交至人力资源部。2.审核：人力资源部对借调申请进行审核，重点审核借调原因、借调期限、借调档案清单等内容。如申请符合要求，人力资源部负责人签字批准；如不符合要求，应及时反馈借调部门并说明原因。3.借阅：审核通过后，借调部门凭《人事档案内部借调申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门按照申请表上的清单提供档案，并做好借阅登记。4.归还：借调期限届满，借调部门应及时将人事档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（二）外部单位借调流程1.申请：外部单位向公司提交借调函及相关证明材料，说明借调目的、借调期限、归还时间等内容。2.审核：公司收到外部单位借调申请后，由人力资源部牵头，会同相关部门对借调申请进行审核。审核内容包括借调事项的必要性、合法性、安全性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.审批：公司分管领导对借调申请进行审批，如同意借调，签署审批意见；如不同意借调，应及时通知外部单位并说明原因。4.借阅：经公司分管领导审批同意后，外部单位凭借调函及审批文件到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门按照借调函上的要求提供档案，并做好借阅登记。5.归还：借调期限届满，外部单位应按时将人事档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行严格检查，如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应及时追究外部单位的责任。四、人事档案借调审批权限（一）内部借调审批权限1.借调期限在[X]个工作日以内的，由人力资源部负责人审批。2.借调期限超过[X]个工作日的，由公司分管领导审批。（二）外部单位借调审批权限1.借调期限在[X]个工作日以内的，由公司分管领导审批。2.借调期限超过[X]个工作日的，由公司总经理审批。五、人事档案借调期间的管理（一）借调单位责任1.借调单位应指定专人负责保管借调的人事档案，确保档案安全。2.借调单位不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.借调单位应按照借调用途合理使用人事档案，不得将档案用于其他非工作目的。4.借调单位在借调期间如发现档案有问题或需要补充材料，应及时与档案管理部门沟通。（二）档案管理部门责任1.档案管理部门应定期对借调的人事档案进行检查，确保档案安全和完整。2.档案管理部门应及时向借调单位提供档案利用过程中的相关指导和服务。3.如借调单位违反借调规定，档案管理部门有权收回借调的人事档案，并追究借调单位的责任。六、人事档案借调的归还与交接（一）归还要求1.借调单位应在借调期限届满前[X]个工作日内，将人事档案归还档案管理部门。如因特殊原因需要延长借调期限，借调单位应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.归还的人事档案应保持原貌，不得有任何涂改、损坏或丢失。（二）交接手续1.借调单位归还人事档案时，应与档案管理部门办理交接手续，填写《人事档案归还交接清单》，双方签字确认。2.交接清单应详细记录归还档案的名称、数量、页数等信息，确保档案交接准确无误。七、人事档案借调的监督与检查（一）监督机制1.公司建立人事档案借调监督机制，人力资源部负责对人事档案借调工作进行日常监督检查。2.审计部门定期对人事档案借调情况进行审计，确保借调工作符合法律法规和公司规定。（二）检查内容1.检查借调流程是否规范，审批手续是否齐全。2.检查借调单位是否按照规定使用人事档案，有无违规操作行为。3.检查人事档案的安全保管情况，是否存在档案丢失、损坏、泄密等问题。4.检查借调档案的归还情况，是否按时归还，交接手续是否完备。（三）违规处理1.如发现借调单位违反本制度规定，档案管理部门应及时发出整改通知，要求借调单位限期整改。2.对于情节较轻的违规行为，给予借调单位警告处分，并责令其立即改正。3.对于情节严重的违规行为，除收回借调的人事档案外，还应视情节轻重，对借调单位及相关责任人进行严肃处理，包括