查借阅档案资料制度

PAGE查借阅档案资料制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的管理，规范档案资料的查借阅行为，确保档案资料的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案资料查借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案资料的查借阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定。2.安全保密原则：确保档案资料在查借阅过程中的安全，防止信息泄露、丢失、损坏等情况发生，对涉及公司机密的档案资料要严格保密。3.服务工作原则：以满足公司正常工作开展为出发点，在确保安全保密的前提下，为档案资料的合理利用提供便利。二、档案资料分类及保管（一）档案资料分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等公司治理文件，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件，劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核记录、培训档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：销售合同、采购合同、项目文档、客户资料、市场调研报告等。5.技术档案：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检测报告等。（二）保管要求1.档案库房：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。2.档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具，对档案资料进行分类存放，并建立清晰的标识索引。3.电子档案管理：对电子档案要进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据维护和检查，确保数据的完整性和可用性。同时，要建立电子档案的分类目录和检索系统，方便查询利用。三、查借阅权限及申请流程（一）查借阅权限1.本部门员工：因工作需要，可查阅、借阅本部门保管的档案资料。2.跨部门查阅：涉及跨部门工作需要查阅其他部门档案资料的，需经档案资料保管部门负责人同意。3.特殊情况查阅：对于涉及公司重大事项、机密信息等特殊情况的档案资料查阅，需经公司分管领导或总经理批准。（二）申请流程1.填写申请表：查借阅人需填写《档案资料查借阅申请表》，详细注明查借阅目的、档案资料名称、查阅期限等内容。2.部门负责人审核：申请表首先由查借阅人所在部门负责人进行审核，确认查借阅需求与工作相关且合理。3.档案保管部门审批：申请表提交至档案资料保管部门，保管部门负责人根据权限进行审批，并在申请表上签署意见。4.分管领导或总经理审批（如需）：对于涉及特殊情况的档案资料查借阅申请，需提交公司分管领导或总经理进行最终审批。5.领取查借阅凭证：申请获得批准后，查借阅人凭审批通过的申请表到档案资料保管部门领取《档案资料查借阅凭证》。四、查借阅规则（一）查阅规则1.查阅地点：一般应在档案资料保管部门指定的查阅场所进行查阅。如需带出查阅场所，需另行办理相关手续。2.查阅方式：查阅人应在档案资料保管人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。如需复印部分档案资料，需经档案资料保管部门负责人同意，并在复印件上加盖档案资料保管部门印章。3.查阅时间：应合理安排查阅时间，避免因查阅时间过长影响档案资料的正常管理和其他人员的使用。如遇特殊情况需要延长查阅时间的，需提前向档案资料保管部门说明并获得批准。（二）借阅规则1.借阅期限：借阅期限根据档案资料的性质和查借阅需求确定，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，需提前办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。2.借阅数量：借阅数量应根据工作实际需要合理确定，原则上每次借阅的档案资料数量不得超过[X]份（册）。3.借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还所借阅的档案资料，归还时需确保档案资料的完整性和准确性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案资料保管部门报告并承担相应责任。4.借阅期间保管责任：借阅人在借阅期间对所借阅的档案资料负有妥善保管责任，不得转借他人，不得在借阅的档案资料上进行任何标记、批注或其他损坏行为。如因保管不善导致档案资料损坏、丢失等，借阅人应按照公司相关规定进行赔偿。五、档案资料利用中的保密要求（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等敏感信息的档案资料。2.公司尚未公开的重大决策、战略规划、业务数据等档案资料。（二）保密措施1.签订保密协议：对于因工作需要接触保密档案资料的人员，公司应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制接触范围：严格控制保密档案资料的接触范围，仅限于经过授权的人员查阅和使用。3.保密标识与提醒：对于保密档案资料，应在档案资料上加盖“保密”标识，并在查借阅过程中向查借阅人进行保密提醒。4.违规处理：对于违反保密规定，泄露档案资料机密信息的行为，公司将按照相关法律法规和公司规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。六、档案资料查借阅的监督与检查（一）监督机制1.档案资料保管部门监督：档案资料保管部门负责对档案资料的查借阅活动进行日常监督，确保查借阅行为符合本制度规定。2.内部审计监督：公司内部审计部门定期对档案资料查借阅情况进行审计检查，重点检查查借阅手续是否齐全、档案资料利用是否合理、保密措施是否落实等。（二）检查内容1.查借阅申请表：检查申请表填写是否完整、准确，审批流程是否符合规定。2.查借阅凭证：核对查借阅凭证与申请表信息是否一致，查借阅凭证的使用是否规范。3.档案资料利用情况：检查档案资料的查阅、借阅记录，核实查借阅目的是否与工作实际相符，查阅期限、借阅数量等是否符合规定。4.档案资料保管情况：检查归还的档案资料是否完整、无损，是否存在涂改、抽取、撤换等情况。5.保密措施落实情况：检查保密协议签订情况、保密标识使用情况、保密提醒执行情况等，确保保密规定得到有效执行。（三）问题处理1.发现违规行为：在监督检查过程中如发现查借阅活动存在违规行为，应及时记录并进行调查核实。2.责令整改：对于发现的违规问题，应责令相关责任人立即整改，并要求提交整改报告。3.责任追究：根据违规情节的轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等相应的责任追究。同时，对因违规行为给公司造成损失的，应