档案管理制度发布

PAGE档案管理制度发布一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项工作和历史面貌。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.开发和利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供服务。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配备兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作，接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格遵守公司/组织档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的法律法规和职业道德规范。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，如章程、协议、批复、营业执照等。2.公司/组织各项工作中形成的文件、报告、请示、通知、会议记录、合同、协议、报表等。3.公司/组织重要活动、项目、科研成果等形成的文件、资料、照片、录像等。4.公司/组织员工的人事档案、培训档案、考核档案等。5.公司/组织财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司/组织设备档案，如设备购置合同、说明书、维修记录等。7.公司/组织产品档案，如产品设计图纸、技术资料、质量检验报告等。8.其他与公司/组织有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。2.立卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。3.编号：对案卷和文件材料进行编号，以便于管理和检索。4.编目：编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档后移交档案管理部门。2.对于重大活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，案卷质量应达到国家和行业标准。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案进行认真核对，发现问题及时通知相关部门进行整改。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（四）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。（五）档案保管期限的变更与鉴定销毁1.档案保管期限需要变更的，由档案管理部门提出意见，报公司/组织领导审批。2.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见，报公司/组织领导审批。3.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度。2.服务大局原则：档案利用应围绕公司/组织的中心工作，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供服务。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司/组织档案，应按照有关规定办理手续。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并做好查阅登记。2.借阅：利用者因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。2.未经档案管理部门同意，利用者不得擅自将档案转借他人或带出档案管理部门。3.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定销毁等功能，并符合国家和行业标准。2.电子档案应按照档案管理的有关规定进行整理、分类、编号、存储和备份，确保电子档案的安全和完整。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理水平。七、监督与检查（一）监督检查职责1.档案管理部门负责对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督检查。2.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行审计监督。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的履职情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查。3.专项检查：根据公司/组织的工作需要，对特定部门或特定项目的档案管理工作进行专项检查。（四）问题整