随园保教档案管理制度

PAGE随园保教档案管理制度一、总则（一）目的为加强随园保教档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在保教工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于随园所有与保教工作相关的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：保教档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映保教工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保教档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理随园保教档案，对档案进行分类、整理、编目、装订和保管。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后实施销毁。5.负责档案的统计工作，及时向上级主管部门报送档案统计报表。6.指导和监督各部门的档案收集、整理和归档工作。（二）各部门职责1.负责本部门保教档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和统计工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的与保教工作相关的文件、通知、规定等。2.随园制定印发的保教工作计划、总结、规章制度、会议记录、活动方案等。3.教师的教案、教学反思、听课记录、学生成绩册等教学档案。4.幼儿的健康档案、成长记录、学籍档案等。5.保育工作记录，如幼儿生活护理记录、消毒记录、食品采购与留样记录等。6.家园共育资料，如家长意见反馈、家长会记录、亲子活动资料等。7.各类保教工作评估、检查、验收资料。8.其他与保教工作相关的有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、教学类、保育类、家园共育类等。2.文件材料的排列：同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。3.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制档案目录，并录入档案管理系统，方便查询和统计。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要的实物档案，如奖杯、证书等，应妥善保管，并建立实物档案清单。（三）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确无误。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况，如发现问题应及时采取措施进行处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：随园工作人员因工作需要查阅保教档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要外部单位或个人查阅保教档案的，应经随园主管领导批准，并办理相关手续。查阅时，档案管理部门应安排专人在场监督。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称和用途。2.申请表经批准后，查阅人持申请表到档案管理部门查阅档案。3.档案管理部门工作人员根据申请表提供档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循保密规定，不得泄露档案内容。2.利用档案形成的资料，如需留存，应经档案管理部门同意，并按档案管理要求进行整理和归档。3.档案利用结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员应认真核对档案，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.鉴定原则：根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限：根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）。2.保存价值：具有重要历史意义、对保教工作有长期参考价值的档案应永久保存；对一定时期内的保教工作有查考利用价值的档案应长期保存；只在短期内有参考价值的档案应短期保存。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.填写《档案销毁申请表》，经随园主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁人等内容，销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠。统计报表应报送随园主管领导和上级主管部门。（二）移交工作1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交档案管理部门。2.档案移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、