中医院档案移交制度

PAGE中医院档案移交制度一、总则（一）目的为加强中医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效整合与利用，规范档案移交工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中医院各部门、科室之间以及与外部机构之间的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和档案管理行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.完整准确原则：移交的档案应保持其原始性、真实性和完整性，准确反映中医院各项工作的历史全貌。3.及时高效原则：档案移交工作应按照规定的时间节点和流程及时办理，提高工作效率，避免延误。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案移交范围（一）文书档案1.医院行政文件，包括上级文件、医院发文、会议纪要、工作计划与总结等。2.各类规章制度、办法、细则等规范性文件。3.人事档案材料，如员工入职、离职、晋升、奖惩等相关文件。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.医疗业务档案，如病历、诊断报告、治疗方案、科研项目资料等。6.医院基建档案，包括工程规划、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。（二）业务档案1.门诊档案，涵盖挂号记录、就诊病历、检查检验报告等。2.住院档案，包括住院病历、医嘱单、护理记录、手术记录等。3.医保档案，涉及医保报销凭证、结算清单、医保政策文件等。4.教学档案，如教学计划、教案、学生实习资料等。5.科研档案，包括科研项目申请书、研究报告、成果鉴定材料等。（三）特殊载体档案1.照片档案，记录医院重大活动、医疗场景、专家风采等照片。2.录音录像档案，如医院讲座、学术会议、手术视频等。3.电子档案，包括各类电子文档、数据库、信息系统备份数据等。三、档案移交流程（一）移交准备1.移交部门或科室应按照档案整理规范，对拟移交的档案进行分类、编号、编目，编制档案移交清单。2.移交清单应包括档案名称、类别、年度、保管期限、数量等详细信息，并由移交人签字确认。3.对电子档案，应确保数据的完整性和可读性，存储格式符合长期保存要求，并进行备份。（二）移交申请1.移交部门或科室填写《档案移交申请表》，注明移交档案的名称、数量、移交原因、接收部门等信息。2.将申请表提交至医院档案管理部门审核。（三）审核批准1.档案管理部门收到移交申请表后，对移交档案的范围、整理质量、完整性等进行审核。2.审核通过后，报医院分管领导批准。（四）移交实施1.经批准后，移交部门或科室与接收部门按照约定的时间和地点进行档案移交。2.移交过程中，双方应共同核对档案移交清单，清点档案数量，检查档案质量。3.对不符合要求的档案，接收部门有权要求移交部门或科室进行补充、修正或重新整理。4.档案移交完成后，双方在档案移交清单上签字确认，并注明移交日期。（五）接收登记1.接收部门收到档案后，应及时进行登记，建立档案接收台账。2.档案接收台账应记录档案名称、移交部门、移交日期、接收人等信息。3.将接收的档案按照规定的保管期限和分类方法进行存放，确保档案安全有序。四、档案移交期限（一）定期移交1.各部门、科室应于每年[具体日期]前，将上一年度形成的档案移交至医院档案管理部门。2.财务档案应按照国家财务档案管理规定，在会计年度终了后，由财务部门保管[X]年，期满后移交档案管理部门。（二）临时移交1.因医院机构调整、撤销、合并等原因，相关部门或科室应在规定时间内将档案移交至指定的接收部门。2.涉及重大项目、重要活动的档案，应在项目结束或活动完成后[X]个工作日内移交档案管理部门。五、档案移交责任（一）移交部门责任1.负责按照档案管理要求对拟移交的档案进行整理、分类、编号、编目等工作，确保档案质量。2.提供真实、完整的档案移交清单，对移交档案的准确性和完整性负责。3.在规定时间内完成档案移交工作，配合接收部门进行档案核对和清点。（二）接收部门责任1.对接收的档案进行认真核对、清点，确保档案数量准确、质量合格。2.及时办理档案接收登记手续，对接收的档案妥善保管，确保档案安全。3.对不符合要求的档案，有权要求移交部门或科室进行整改，直至符合要求。（三）档案管理部门责任1.负责制定档案移交制度，指导和监督各部门、科室的档案移交工作。2.审核档案移交申请，对移交档案的范围、质量等进行把关。3.定期对接收的档案进行检查和整理，确保档案管理工作规范有序。六、档案移交监督与检查（一）内部监督1.医院档案管理部门负责对各部门、科室的档案移交工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.定期对档案移交情况进行统计分析，向上级领导汇报档案移交工作进展情况。（二）外部监督1.接受卫生行政部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合做好档案管理工作。2.对监督检查中发现的问题，及时整改落实，并将整改情况上报相关部门。七、档案移交后的利用与保密（一）利用规定1.档案接收部门应按照医院档案利用制度，为合法利用档案的人员提供服务。2.查阅、借阅档案应履行审批手续，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅目的、范围、期限等。3.档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、涂改档案内容。（二）保密要求1.档案管理人员和利用档案的人员应严格遵守保密制度，对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案要妥善保管。2.严禁将档案带出医院或转借他人，防止档案信息泄露。3.对因工作需要确需复制档案的，应按照规定办理审批手续，并确保复制件与原件一致，同时做好复制件的登记和管理。八、附则（一）解释权本制度由中医院档案管理部门负责解释。（二）