档案管理制度与办法

PAGE档案管理制度与办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度与办法。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司/组织在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度与办法。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.开展档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，做好档案的查阅、借阅、复制等利用工作。7.组织开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。8.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括公司/组织在行政管理、党群工作、业务管理活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目立项报告、技术方案、设计图纸、施工记录等。3.财务档案包含公司/组织在财务管理活动中形成的各类凭证、账簿、报表等文件材料，如会计凭证、财务报表、审计报告等。4.人事档案涉及公司/组织员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录、工资待遇等方面的文件材料。5.业务档案根据公司/组织不同业务类型，分别设立相应的业务档案类别，如市场营销业务档案、客户服务业务档案、生产运营业务档案等，用于记录和保存业务活动中的重要文件和资料。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的识别、管理和查询。2.编号方法采用层次分类编号法，按照档案类别、年度、保管期限、流水号等要素进行编号。例如：文书档案编号为WS[年度][保管期限][流水号]；科技档案编号为KJ[项目编号][年度][保管期限][流水号]等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作活动中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时将档案材料移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对文件材料的分类、排序、编目、装订等。对于纸质文件，应去除金属物，破损文件进行修补，字迹模糊的进行复制或抄录；对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储。3.照片档案应进行编号、标注说明，并按照时间顺序或专题进行整理；录音、录像档案应进行文字转录，并注明录制时间、地点、内容等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案编号顺序，将档案分类存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.对于不同保管期限、不同密级的档案，应进行分区存放，实行专人专管。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保存期限在15年至50年之间的档案；短期保管的档案是指保存期限在15年以下的档案。3.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和公司/组织实际情况进行确定。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和安全检查，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取措施处理。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，经公司/组织领导审批后存档。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息，经公司/组织领导批准后实施。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。七、档案的统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面的数据。3.档案统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理人员应按照规定提供档案查阅、借阅服务，严格控制档案的查阅范围和借阅期限，确保档案的安全。3.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案原件，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。4.外部单位或