企业档案管理制度上墙

PAGE企业档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计工作。3.指导各部门档案工作，对各部门档案管理情况进行监督检查。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合管理部归档。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，保证档案质量。3.积极为公司各部门提供档案利用服务，及时、准确地查找和提供所需档案。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。5.协助做好档案信息化建设工作，录入和维护档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为行政管理档案、人事管理档案、财务管理档案、业务管理档案、技术管理档案等五大类。1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照印章、行政事务等方面的档案。2.人事管理档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事任免等方面的档案。3.财务管理档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算与决算等方面的档案。4.业务管理档案：包括市场调研、销售合同、客户资料、采购订单、生产记录、质量检验等方面的档案。5.技术管理档案：包括研发项目文档、技术方案、技术图纸、专利申请、技术标准等方面的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度号+流水号”的方式。2.分类号按照上述档案分类设置，用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理档案，“RS”表示人事管理档案等。3.年度号用四位阿拉伯数字表示，如“2023”表示2023年度。4.流水号用五位阿拉伯数字表示，从“00001”开始依次编号。5.例如，行政管理档案中2023年度的第12份档案编号为“XZ202300012”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关、政府部门发来的与公司有关的文件、通知、法规等。3.公司对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。5.员工个人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，严禁使用铅笔、圆珠笔书写。3.对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.按照档案分类方案进行分类整理，做到分类准确、排列有序。（四）整理方法1.行政管理档案：按照文件种类、时间顺序进行排列，编制文件目录。2.人事管理档案：按照员工类别、档案内容进行分类整理，建立员工档案袋。3.财务管理档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，编制会计档案目录。4.业务管理档案：按照业务流程、项目阶段进行分类整理，建立业务档案卷宗。5.技术管理档案：按照技术项目、技术文件类型进行分类整理，绘制技术档案索引图。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.行政管理档案：当年形成的文件材料，于次年上半年归档。2.人事管理档案：员工离职后，其档案应在一个月内归档。3.财务管理档案：会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部归档。4.业务管理档案：项目结束后，相关业务部门应在三个月内将档案移交综合管理部归档。5.技术管理档案：技术项目完成后，项目负责人应在两个月内将档案整理归档。（二）归档要求1.各部门应按照归档期限将整理好的档案移交综合管理部，填写档案移交清单。2.综合管理部对接收的档案进行认真核对，确保档案齐全、完整、准确。3.对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。（三）保管期限1.公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：具有重要历史价值、对公司发展有重大影响的档案，如公司成立文件、重大合同协议、公司章程等。3.长期保管的档案：保管期限为10年至50年的档案，如重要会议记录、财务报表、人事任免文件等。4.短期保管的档案：保管期限为1年至10年的档案，如一般性文件、临时性报表等。（四）保管方式1.综合管理部设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，确保数据安全。（五）档案保管期限的鉴定与调整1.综合管理部定期对档案保管期限进行鉴定，根据公司发展和档案实际价值，提出调整意见。2.档案保管期限的调整应经公司领导批准后实施。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司员工因工作需要可以查阅、借阅公司档案。（二）利用程序1.查阅档案：员工填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.借阅档案：员工填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、原因、借阅时间等，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，办理借阅手续。3.综合管理部档案管理人员根据申请表提供档案，并做好登记工作。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出公司。2.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经综合管理部负责人批准后，由档案管理人员代为复印。4.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应办理续借手续。（四）档案的保密与安全1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案应严格保密。2.档案管理人员应定期检查档案保管状况，发现问题及时处理，确保档案安全。3.对因保管不善造成档案损坏、丢失的，应追究相关人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.档案是否已失去保存价值。2.档案的保管期限是否已满。3.档案是否重复或已被其他档案替代。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.对确定已失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案