养老院档案建立制度

PAGE养老院档案建立制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养老院管理、服务、决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本养老院全体员工及入住老人相关档案的建立、管理和使用。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映养老院工作和老人实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保无遗漏。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持内在联系。4.保密性原则：严格遵守保密规定，保护档案信息安全。5.便利性原则：便于档案的查阅、利用和保管。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门设立专门的档案管理办公室，负责统筹规划、组织协调和监督指导全院档案管理工作。具体职责包括：1.制定和完善档案管理制度及工作流程。2.集中统一管理全院各类档案。3.组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.对档案管理人员进行培训和考核。6.提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪。（二）各部门职责1.护理部负责收集、整理入住老人的健康档案，包括基本健康状况、疾病史、护理记录等。配合档案管理部门做好老人档案的归档工作。及时更新老人健康信息，确保档案的准确性和时效性。2.后勤部负责收集、整理养老院物资采购、设备维护、设施建设等方面的档案。对各类后勤保障工作文件、合同、票据等进行分类归档。协助档案管理部门做好相关档案的保管和查阅工作。3.服务部负责收集、整理与老人服务相关的档案，如服务计划、服务记录、满意度调查等。做好服务过程中各类文件资料的积累和整理，定期移交档案管理部门。配合档案管理部门开展服务档案的分析和利用工作。4.行政部负责收集、整理养老院行政管理方面的档案，包括文件收发、会议记录、人事档案、财务档案等。对行政工作中形成的各类文件进行分类、编号和归档。按照档案管理要求，做好行政档案的保管和保密工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，履行档案管理各项职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类编目、装订成册等工作，确保档案质量。3.妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和要求，为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和归还工作。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。6.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.老人档案基本信息档案：包括老人身份证、户口本、入住协议等相关资料。健康档案：涵盖老人身体检查报告、病历、护理记录等。服务档案：记录老人接受服务的内容、时间、服务人员等信息。2.行政管理档案文件档案：上级文件、本院发文、会议文件等。人事档案：员工入职、离职、考核、培训等资料。财务档案：财务报表、账目、票据、合同等。3.后勤保障档案物资采购档案：采购计划、合同、验收报告等。设备设施档案：设备清单、维护记录、维修合同等。基建档案：建设项目规划、图纸、竣工验收报告等。4.其他档案：如养老院荣誉证书、活动照片、视频资料等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构为：大类代码小类代码流水号。3.大类代码：用大写字母表示，如“L”代表老人档案，“X”代表行政管理档案，“H”代表后勤保障档案，“Q”代表其他档案。4.小类代码：根据大类下的具体分类设置，用两位数字表示，如“L01”表示老人基本信息档案，“L02”表示老人健康档案等。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示。例如：“L010001”表示老人基本信息档案中的第一份档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成后，承办部门必须在规定时间内将档案移交档案管理部门。一般情况下，文书档案应在次年上半年移交，业务档案应在业务结束后一个月内移交。特殊情况需延期移交的，应经档案管理部门同意。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。4.对于零散的文件资料，应进行系统整理，确保齐全完整。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集的档案进行分类。2.装订：对纸张较多的档案，应进行装订，确保整齐牢固。3.编目：按照编号规则，为每份档案编制目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档号、年度、保管期限等内容。五、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核合格的档案，按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背信息。3.将档案盒放入档案柜，按照档案类别和保管期限进行存放。4.建立档案归档目录，记录档案的归档情况，便于查询和统计。（二）保管期限1.永久保管：涉及养老院重大决策、重要资产、权益等方面的档案，如养老院章程、土地房产证明、重要合同协议等。2.长期保管：保管期限为30年的档案，包括一般性行政管理文件、重要业务档案等。3.短期保管：保管期限为10年的档案，如一般性服务记录、临时性文件等。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.保持档案库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本院员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和档号，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保无损坏、丢失等情况。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本院档案，必须持有单位介绍信，注明借阅目的和范围，经本院主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等内容。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如有问题，应及时记录并向借阅人员说明。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经养老院主管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中，应确保档案信息彻底消除，不得泄露。3.档案销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告档案管理部门备案。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案内容录入档案信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，清理无效数据。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）系统安全管