机关档案室各项制度

PAGE机关档案室各项制度一、总则（一）目的为加强机关档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案室对本机关的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案收集制度（一）收集范围1.机关在履行职能过程中形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件、合同协议、人事档案、财务档案等。2.机关内部机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。3.机关举办重要活动、开展重大项目等形成的具有保存价值的文件材料。4.机关与其他单位往来的文件材料，如函件、通知、协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.对办理完毕的文件材料，应按照档案整理的要求进行分类、整理，定期移交机关档案室。3.收集的档案应保持文件材料的原始面貌，不得随意涂改、剪裁。（三）收集时间1.年度文件材料应在次年上半年移交档案室。2.重要活动、重大项目等形成文件材料应在活动结束或项目完成后一个月内移交。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值进行整理。（二）分类标准1.文书档案按年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案按项目专业阶段进行分类。3.人事档案按干部人事档案管理规定进行分类。4.财务档案按会计档案管理办法进行分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集的文件材料进行装订、编页、分类、排列、编号、编目等工作，编制归档文件目录。2.科技档案：对项目文件材料进行系统整理，建立项目档案卷内目录、备考表等，绘制项目档案分类编号索引。3.人事档案：按照干部人事档案管理要求进行整理，建立档案目录，完善档案内容。4.财务档案：对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。（四）整理质量要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、编目清晰。2.档案装订应牢固整齐，不得压字、掉页。3.卷内文件应保持有机联系，便于查找利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.机关档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放1.按照档案分类方案进行存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放。2.对重要、珍贵档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案、人事档案、财务档案等按照相关规定确定保管期限。（五）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案库房的设施设备进行定期检查，发现问题及时处理。3.对档案的保管状况进行定期检查，如发现档案有损坏、褪色等情况，应及时采取修复措施。五、档案利用制度（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定查阅本机关档案。3.司法机关因办案需要查阅相关档案。（二）利用手续1.机关内部人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经机关分管领导批准后，由档案室工作人员陪同查阅。3.司法机关查阅档案，应按照法定程序办理相关手续，经机关负责人批准后查阅。（三）利用方式1.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅档案内容等，以便统计分析和跟踪管理。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机关分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门人员为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，结合机关工作实际，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限的档案，从文件的重要性、历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、年度、保管期限、数量、销毁理由等。3.经档案鉴定小组组长审核签字后，报机关分管领导审批。（四）销毁处理1.对批准销毁的档案，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。2.销毁档案时，应在销毁清册上注明销毁时间、地点、方式等，并由监销人签字确认。3.销毁清册应永久保存。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作中的各项数据进行记录。2.每年对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计年报。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案统计报表应按照规定的格式和内容填写，经档案室负责人审核签字后上报。八、档案保密制度（一）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（二）查阅保密1.查阅涉及保密内容的档案，应在符合保密要求的场所进行，并严格控制查阅范围。2.查阅人员不得擅自复制、传播档案内容。（三）载体保密对档案的电子载体、光盘、磁带等应采取加密存储、备份等措施，防止信息泄露。（四）保密教育定期对档案管理人员和利用档案的人员进行保密教育，提高保密意识。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。（三）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等进行规范管理。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保两者内容一致。（四）信息安全