房管局档案规章制度

PAGE房管局档案规章制度一、总则（一）目的为加强房管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在房产管理工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于房管局机关各部门、下属事业单位以及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则房管局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映房产管理工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息进行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为房产管理工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置房管局设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善房管局档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案资料的规范有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。6.积极开展档案利用工作，为房产管理工作提供档案查阅、借阅、复制等服务，充分发挥档案的价值。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流，及时报送档案工作情况。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.房产产权档案包括房屋所有权登记档案、房屋抵押登记档案、房屋租赁登记档案等，记录房产产权的取得、变更、注销等情况。2.房产交易档案涵盖商品房预售合同备案档案、存量房买卖合同档案、房屋转让合同档案等，反映房产交易的全过程。3.房屋征收档案涉及房屋征收决定、征收补偿协议、征收安置档案等，为房屋征收工作提供依据。4.房地产开发档案包含房地产开发项目立项、规划、建设、验收等环节的档案资料，对房地产开发项目进行全程记录。5.物业管理档案有物业服务合同档案、业主信息档案、小区维修养护档案等，与物业管理工作相关。6.行政公文档案包括房管局在行政管理过程中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要等。7.人事档案记录房管局工作人员的个人基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况等。8.财务档案涉及房管局财务收支、会计凭证、报表、审计报告等财务资料。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，按照档案类别进行一级分类编号，再根据档案形成时间、顺序等进行二级编号。2.房产产权档案编号格式为：CQ[年份][流水号]，如CQ2023001，表示2023年的第1份房产产权档案。3.房产交易档案编号格式为：JY[年份][流水号]，如JY2022010，表示2022年的第10份房产交易档案。4.房屋征收档案编号格式为：ZS[年份][流水号]，如ZS2021005，表示2021年的第5份房屋征收档案。5.房地产开发档案编号格式为：KF[年份][流水号]，如KF2020008，表示2020年的第8份房地产开发档案。6.物业管理档案编号格式为：WY[年份][流水号]，如WY2019012，表示2019年的第12份物业管理档案。7.行政公文档案编号格式为：XG[年份][流水号]，如XG2024003，表示2024年的第3份行政公文档案。8.人事档案编号格式为：RS[年份][流水号]，如RS2023015，表示2023年的第15份人事档案。9.财务档案编号格式为：CW[年份][流水号]，如CW2022020，表示2022年的第20份财务档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.房产管理业务活动中产生的各类合同、协议、证书、报表等。3.上级部门下发的与房管局工作相关的文件、指示、通知等。4.对外交往中形成的重要文件、信函、纪要等。5.其他需要归档保存的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案资料移交档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案分类标准进行归类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐美观。4.建立档案盒，将整理好的档案装入盒内，并在盒脊上注明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及国家机密、重要房产产权信息、重大房产交易记录等具有长远保存价值的档案。3.长期保管的档案期限为30年，主要包括一般性房产管理业务档案、行政公文档案等。4.短期保管的档案期限为10年，主要包括临时性房产管理工作档案、一般性财务档案等。（三）保管要求1.按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。4.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。六、档案的利用（一）利用范围1.房管局内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政机关等因办案需要查阅档案。3.房产权利人、利害关系人因查询房产信息需要查阅档案。（二）利用流程1.内部查阅工作人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。所在部门负责人签字审批。将申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请提供查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅工作人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。所在部门负责人签字审批。档案管理部门负责人审核批准。借阅人办理借阅手续，领取档案，并在规定期限内归还。3.对外提供查阅司法机关、行政机关等因办案需要查阅档案，应出具单位介绍信和相关证明文件。档案管理部门审核后，按照规定程序提供查阅服务，并做好登记记录。房产权利人、利害关系人因查询房产信息需要查阅档案，应提供有效身份证件和相关证明材料。档案管理部门核实身份后，按照规定程序提供查阅服务，并做好登记记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门批准，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。3.查阅、借阅档案应在规定的时间和地点进行，如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、临时文件、无查考利用价值的文件等进行鉴定。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，在保密期限届满后，按照规定程序进行解密和鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，根据鉴定标准确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人、房管局分管领导签字批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案采用数据擦除或物理销毁等方式进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况记录存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.制定档案信息化建设目标，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.编制档案信息化建设规划，明确信息化建设的任务、步骤和保障措施。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，将档案信息转化为电子文件。2.数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。3.对数字化档案进行分类存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。（三）档案管理系统建设1.选用适合房管局档案管理工作的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、利用等功能。2.档案管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.加强档案管理系统的维护和升级，保证系统的正常运行和功能的不断完善。（四）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节的管理。2.对电子档案进行加密存储，设置不同的访问权限，防止电子档案信息泄露。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存储，确保数据的安全性和完整性。九、监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理监督检查小组，由房管局纪检监察部门和档案管理部门人员组成，负责对档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容与方式1.监督检查内