干部档案库管理制度

PAGE干部档案库管理制度一、总则（一）目的为了加强干部档案库的管理，确保干部档案的真实、完整、安全，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有干部档案的管理，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部各个方面的材料，保证档案内容的完整。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证档案管理的规范化。二、档案收集（一）收集范围1.履历材料：干部的个人基本信息、工作经历、学历学位等相关材料。2.自传材料：干部撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：包括年度考核、任职考察、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等相关材料。5.政审材料：政治历史情况审查材料。6.党团材料：入党入团志愿书、申请书、转正申请书等材料。7.奖励材料：获得的各种奖励证书及相关审批材料。8.处分材料：受到党纪政纪处分的相关决定及材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批等材料。10.其他可供组织参考的材料：如个人重大事项报告、廉洁自律情况等材料。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及干部的相关材料收集整理，定期移交干部档案管理部门。2.材料应真实、完整、规范，字迹清晰，格式符合要求。3.对于重要材料，应确保原件的完整性，如需复印件，应注明出处并加盖相关部门公章。三、档案整理（一）分类干部档案按照以下类别进行分类整理：1.履历类2.自传类3.鉴定考核考察类4.学历学位培训类5.政审类6.党团类7.奖励类8.处分类9.工资任免出国（境）类10.其他类（二）编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用[具体编号规则]，确保编号的唯一性。（三）装订按照类别和时间顺序对档案材料进行装订，要求整齐、牢固，便于查阅。（四）编目建立档案目录，详细记录档案材料的名称、日期、页码等信息，目录应清晰准确，便于查找。四、档案保管（一）保管场所设立专门的干部档案库，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。（二）保管要求1.档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。（三）电子档案管理建立干部电子档案库，对纸质档案进行数字化扫描，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。五、档案查阅（一）查阅范围1.公司/组织内部因干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作需要查阅干部档案的。2.按照干部管理权限，经批准的其他单位或部门查阅干部档案的。（二）查阅程序1.查阅人填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报干部档案管理部门负责人审批。3.干部档案管理部门根据审批意见，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。4.查阅人只能在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。（三）查阅记录查阅记录应包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、查阅审批情况等信息，查阅记录应保存备查。六、档案转递（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案的。2.按照干部管理权限，将干部档案转至其他单位或部门的。（二）转递程序1.转出单位填写《干部档案转递通知单》，详细注明转递原因、转递单位、档案编号等信息。2.《干部档案转递通知单》经转出单位负责人审核签字后，与档案一并密封，通过机要交通或专人送取的方式转递。3.接收单位收到档案后，应及时核对档案内容和转递通知单信息，如有问题应及时与转出单位联系。4.接收单位在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章后，及时寄回转出单位。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和完整。2.转递过程中应做好登记和跟踪，确保档案及时准确送达。七、档案信息化管理（一）系统建设建立干部档案信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计等功能。系统应具备完善的安全防护措施，确保数据的安全。（二）数据录入按照档案整理的要求，将档案材料的内容准确录入信息化管理系统，确保电子档案与纸质档案一致。（三）数据维护定期对信息化管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，确保数据的及时性和准确性。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责干部档案库管理制度的制定、修订和组织实施。2.指导和监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理情况。3.审核档案查阅、转递等申请，确保档案管理工作符合规定要求。4.协调解决档案管理工作中出现的问题。（二）档案管理人员职责1.负责干部档案的收集、整理、保管、查阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理的各项规定，确保档案的安全和完整。3.及时更新档案信息化管理系统中的数据，保证数据的准确性。4.做好档案管理工作的记录和统计，定期向上级汇报档案管理情况。九、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部定期对干部档案库管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，对提出的意见和建议及时落实整改。十、责任追究（一）违反规定的处理对违反干部档案库管理制度的单位和个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成严重后果的，依法依规追究相关人员责任。（二）责任界定