企划部档案管理制度

PAGE企划部档案管理制度一、总则（一）目的为加强企划部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企划部在各项工作中形成的各类档案，包括但不限于企划方案、市场调研报告、宣传资料、活动策划文档、客户资料、合同协议等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：企划部档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映企划部工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责企划部档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照档案分类标准，对各类档案进行科学分类、编号和编目，建立档案目录数据库。3.定期对档案进行检查和核对，确保档案的安全和完整，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、归还手续，对借阅档案进行跟踪管理，确保按时归还。5.负责档案信息化管理工作，利用信息技术手段提高档案管理效率和服务水平。6.协助其他部门查阅、利用档案，提供必要的档案信息支持。（二）各岗位人员职责1.企划项目负责人在项目结束后，应及时将项目过程中形成的各类文件资料整理齐全，移交档案管理人员归档。2.市场调研人员应将调研过程中获取的原始资料、调研报告等及时提交档案管理人员，确保调研档案的完整性。3.宣传资料制作人员应将设计制作过程中的各类稿件、样稿等妥善保存，并在完成后移交档案管理人员。4.所有涉及档案形成、使用的人员，应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.企划部制定的各类企划方案、规划、计划等文件。2.市场调研报告、行业分析报告、竞争对手分析报告等。3.各类宣传资料，包括海报、宣传单页、广告片、宣传册等设计制作资料。4.举办活动的策划方案、活动总结、活动照片、视频等资料。5.与客户签订的合同协议、合作意向书、客户资料等。6.企划部内部会议记录、工作汇报、请示报告等文件。7.其他与企划部工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的文件资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。2.对于重要的文件资料，应一式两份，一份原件归档，一份复印件留存使用，以防止原件损坏或丢失。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表完整、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。分类应科学合理，便于查找和管理。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号可采用数字编号或字母与数字组合编号。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和使用。4.对每份档案进行编目，编目内容应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、密级等信息。编目应准确无误，便于档案的检索和利用。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核无误后，将档案按照分类顺序装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案编号、名称、保管期限等信息。3.将档案盒或档案袋存放在档案柜中，并按照档案柜编号和存放位置进行排列，建立档案存放索引。（二）保管期限1.企划部档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大利益、具有长期历史价值和法律凭证作用的文件资料，如公司章程、董事会决议、重要合同协议等。3.长期保管的档案一般为10年至50年，主要包括企划部重要项目的企划方案、市场调研报告、宣传资料等。4.短期保管的档案一般为1年至10年，主要包括一般性的文件资料、内部会议记录、工作汇报等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案柜应排列整齐，便于查找和管理。档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限等信息，确保档案的安全和完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，公司内部人员可借阅企划部档案。2.外单位因合作、调研等原因需要查阅企划部档案的，须经企划部负责人批准，并办理相关手续。（二）借阅手续1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，需提交单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，经企划部负责人批准后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上登记借阅人姓名、单位、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人凭《档案借阅申请表》和有效证件到档案管理人员处领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅人档案的保管要求和注意事项。（三）借阅期限1.公司内部人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外单位人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须经企划部负责人重新批准。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。如需复印或摘录档案，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行。2.借阅人不得将档案带出公司或转借他人，如需带出公司，须经企划部负责人批准，并办理相关手续。3.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理人员说明情况，并办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。4.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（五）档案利用1.档案管理人员应积极为公司内部各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时准确地提供档案信息。2.对于重要档案的利用，档案管理人员应进行登记，记录利用时间、利用人、利用目的等信息。3.鼓励各部门充分利用档案资源，开展业务研究、经验总结等工作，提高工作效率和质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由企划部负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的重要性、时效性和利用价值。2.查阅档案目录和相关资料，了解档案的形成背景和历史沿革。3.征求档案形成部门和相关人员的意见，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出档案编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经企划部负责人审核批准后，报公司主管领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。4.销毁完毕后，在《档案销毁清册》上注明“已销毁”字样，并由销毁人员签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立企划部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、借阅和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对企划部现有档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案检索利用：利用档案信息化管理系统，为公司内部人员提供便捷的档案检索和利用服务，实现档案信息的共享。4.系统安全管理：建立完善的档案信息化管理系统安全管理制度，保障系统的安全稳定运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案数字化扫描应保证扫描图像清晰、完整，符合档案保存要求。扫描后的电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管。2.档案信息录入应准确无误，确保档案信息的完整性和准确性。录入后的档案信息应