公安档案室规章制度

PAGE公安档案室规章制度一、总则（一）目的为加强公安档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及公安行业标准，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公安系统内各部门及相关工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公安工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案资料，确保档案体系的完整。3.保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案查询、利用效率。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的公安档案室，负责统筹管理全系统的档案工作。（二）部门职责1.制定规划：制定档案管理工作计划、目标和规章制度。2.收集整理：负责各类公安档案的收集、整理、分类、编目等工作。3.保管维护：确保档案的安全存储，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.利用服务：为公安工作及相关部门提供档案查询、借阅等服务。5.鉴定销毁：定期对档案进行鉴定，按规定销毁过期或无用的档案。6.培训指导：对各部门档案管理人员进行业务培训和指导。三、档案收集（一）收集范围1.文书档案：包括公安工作中形成的各类文件、通知、报告、请示等。2.案件档案：涵盖各类刑事案件、行政案件的立案、侦查、审理等全过程资料。3.人事档案：民警的个人基本信息、履历、考核、奖惩等档案。4.声像档案：照片、录音、录像等反映公安工作场景和重要事件的资料。5.电子档案：各类数字化的公安业务数据、文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整移交档案室。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要案件或特殊事件的档案，应实行跟踪收集，确保资料的连续性。四、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按文件形成的年度进行分类。2.机构分类法：根据公安内部机构设置进行分类。3.问题分类法：按照档案反映的问题进行分类。（二）整理流程1.装订：去除文件上的金属物，对纸张破损的进行修补，并按顺序装订。2.编页号：给每份文件编写页号，便于统计和查找。3.编目：填写卷内文件目录表，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。4.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并填写盒脊项目。五、档案保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案分类体系，将档案有序存放在档案架上。2.对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.严格控制库房进出人员，非档案管理人员未经许可不得进入。2.定期检查库房温湿度，做好记录，确保温湿度符合要求。3.做好库房清洁卫生工作，防止灰尘、杂物对档案的损害。六、档案利用（一）利用范围1.公安内部各部门为开展工作需要查阅档案。2.司法机关、其他相关单位因办案等需要依法查阅档案。3.经批准的其他特殊情况查阅档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.查阅：档案管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.归还：查阅完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员检查档案是否完好。（三）利用限制1.涉及国家秘密、警务工作秘密的档案，严格按照保密规定进行利用，未经批准不得复制、摘抄。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，须经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保存价值和保管期限进行鉴定。2.确保鉴定工作的科学性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成。（三）鉴定流程1.定期对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定小组对拟销毁档案进行审核，形成鉴定意见。3.将鉴定意见报上级主管部门审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等。2.采用合适的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。3.销毁过程要有专人监督，并在销毁清册上签字。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公安档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.系统应具备数据备份、安全防护等功能，确保档案信息安全。（二）数据录入1.按照档案整理要求，将纸质档案信息准确录入信息化管理系统。2.对电子档案进行规范整理，确保数据的完整性和准确性。（三）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统正常运行。2.做好系统数据备份工作，防止数据丢失。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备良好的政治素质和职业道德，保守档案机密。2.熟悉档案管理业务知识，掌握相关法律法规和行业标准。3.熟练使用档案管理软件和办公自动化设备。（二）具体职责1.负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作。2.对档案管理系统进行操作和维护，及时更新档案信息。3.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，做好销毁档案的监督。4.开展档案统计工作，定期向上级主管部门报送档案管理情况。5.参与档案业务培训和指导工作，提高全系统档案管理水平。十、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对各部门档案管理工作进行检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。（三）问题整改