经信局档案三合一制度

PAGE经信局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强经信局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于经信局机关各科室、下属事业单位在各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映本局各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则。加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责本局各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.指导、监督各科室和下属事业单位的档案工作，组织开展档案业务培训和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全。（二）各科室职责1.负责本科室在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交局办公室归档。2.配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.按照档案管理要求，做好本科室档案的日常管理和保密工作。（三）下属事业单位职责1.参照局机关档案管理制度，负责本单位档案的管理工作。2.及时向局办公室移交应归档的档案，并接受局办公室的业务指导和监督。3.积极配合局办公室开展档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类政策文件、规划计划、工作方案、会议纪要、调研报告等。3.本局召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本局开展各项业务活动中形成的文件材料，如项目申报、审批文件，企业调研报告，行业统计数据等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.本局干部职工的任免、考核、奖惩等人事文件材料。7.本局财务工作中形成的各类报表、凭证、账簿等文件材料。8.本局组织的各类培训、学习、调研等活动形成的文件材料。9.本局获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和下属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.定期将收集的文件材料移交局办公室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。2.科技档案：按照项目类别保管期限分类。3.会计档案：按照年度类别保管期限分类。4.人事档案：按照干部职工个人分类。5.实物档案：按照类别年度分类。（二）整理方法1.文书档案按照分类标准，将文件材料按年度、机构、保管期限进行排列。对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。按照文件顺序装订成册，去除金属物，破损文件应进行修补。编制档案盒封面、盒脊，填写相关信息。2.科技档案对项目文件材料进行分类，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。按照项目进展顺序排列文件材料，进行编号、编目。建立项目档案卷内目录和备考表。对重要项目档案应编制项目档案总目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理。会计凭证应按月装订成册，填写凭证封面和脊背信息。会计账簿应按年度整理，编制账簿目录。财务报告应按年度装订，填写报告封面信息。编制会计档案保管清册。4.人事档案按照干部职工个人档案进行整理，包括履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录。建立人事档案卷内目录和备考表。按照干部职工档案管理规定，进行档案整理和装订。5.实物档案对实物档案进行分类，如荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等。每件实物应拍摄照片，制作实物档案卡片，填写相关信息，包括名称、颁发单位、颁发时间、保管期限等。将实物档案照片和卡片与实物一同存放，并建立实物档案目录。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.整理后的档案应分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。3.档案整理人员应熟悉档案整理业务，确保整理质量。五、档案保管（一）保管场所1.局办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备,如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管方式及要求1.文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等应采用纸质档案和电子档案同时保管的方式。电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。2.实物档案应妥善存放，确保实物的安全和完整。对易损实物应采取必要的保护措施。3.档案应按照分类标准进行存放，排列整齐，便于查找。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。5.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室和下属事业单位相关人员为成员。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，确定档案的保管期限。2.对档案的内容、价值、历史意义等进行综合评估，判断档案是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.各科室和下属事业单位应根据档案鉴定标准，对本科室和本单位保管的档案进行初步鉴定，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组对各科室和下属事业单位提交的鉴定意见进行审核，对档案进行逐卷鉴定。4.根据鉴定结果，确定档案的存毁，并编制档案鉴定报告。5.对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定进行销毁。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、卷次等。3.档案库房设施设备的运行情况统计，如空调使用时间、除湿机工作次数等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行记录。2.利用档案管理软件对档案数据进行统计分析，生成统计报表。3.对档案库房设施设备的运行情况进行定期检查和记录，统计相关数据。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，同时向本局领导和各科室通报档案统计情况。八、档案利用（一）利用范围1.本局干部职工因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、纪检监察机关等依法查阅本局档案。（二）利用手续1.本局干部职工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.上级机关、其他单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经局办公室负责人批准后查阅。3.司法机关、纪检监察机关等依法查阅本局档案，应出具相关法律文书，经局办公室负责人审核后查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案库房内进行，查阅人员不得擅自将档案带出库房。2.如需复印、摘录档案内容，应经局办公室负责人批准，并登记复印、摘录的内容和用途。3.对涉及国家机密、商业秘密等敏感档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，防止泄密。九、档案信息化建设（一）建设目标建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）建设内容1.档案数字化加工，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，形成电子档案。2.档案管理信息系统建设，包括档案录入、存储、检索、利用、统计等功能模块。3.建立档案数据库，对档案数据进行