市场监档案室管理制度

PAGE市场监档案室管理制度一、总则（一）目的为加强市场监督管理局档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场监督管理局机关及所属各单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：市场监督管理局档案室负责集中管理全局各类档案，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案应如实反映市场监督管理工作的历史面貌，保证档案内容的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管全局各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立科学的档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、编目、利用等工作。3.严格按照档案管理规定，规范本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保档案质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与市场监督管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、执法文书、业务档案等。3.本局所属各单位报送的重要文件、材料和统计数据。4.本局在各类活动中形成的具有保存价值的照片、音像资料、实物等。5.其他与市场监督管理工作有关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应在文件办理完毕后及时移交档案室。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张质量符合要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制卷内文件目录，装订成卷。2.业务档案：根据不同业务类型，如注册登记档案、行政处罚档案、产品质量监管档案等，按照相应的业务流程和规范进行整理。3.科技档案：包括基建档案、设备档案等，按照项目或设备进行分类整理，建立档案目录和索引。4.声像档案：按照内容、时间等进行分类整理，标注相关信息，妥善保管。5.实物档案：对具有保存价值的实物进行登记、编号，注明来源、日期等信息，妥善存放。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案：分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。2.业务档案：根据市场监督管理业务范围，分为注册登记、市场监管、知识产权、消费者权益保护等类别。3.科技档案：分为基建档案、设备档案等类别。4.声像档案：分为照片档案、音像档案等类别。5.实物档案：根据实物的性质和来源进行分类。（二）编号规则1.文书档案：采用年度机构（问题）保管期限的编号方式，如“2023办公室长期”。2.业务档案：按照业务类别和档案顺序进行编号，如“注册登记001”。3.科技档案：根据项目或设备编号，如“基建项目001”。4.声像档案：按照形成时间和顺序编号，如“照片20230101001”。5.实物档案：根据实物类别和登记顺序编号，如“奖杯001”。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的质量不受影响。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，经分管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行，确保档案销毁彻底。4.销毁记录应长期保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定办理查阅手续后查阅相关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本局相关部门负责人和分管领导批准后，到档案室查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，需出具相关法律文书和工作证件，填写档案查阅申请表，经本局分管领导批准后，到档案室查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案室进行，如需借出档案，应经分管领导批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定收取复印费用。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务水平，为全局工作提供便捷的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案数据与档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。4.存储管理：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（三）信息化系统管理1.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.建立档案信息化数据备份制度，定期备份数据，防止数据丢失。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级档案管理部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）档案移交1.本局工作人员因工作调动等原因，应在办理调动手