统战部档案室制度

PAGE统战部档案室制度一、总则（一）目的为加强统战部档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于统战部机关各部门及所属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则统战部档案室负责集中管理本单位的各类档案，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映工作实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理和保存与工作相关的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善统战部档案室的各项管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定本单位的各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化水平。4.提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源，为领导决策和各项工作提供支持。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体干部职工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定填写相关登记表。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.积极开展档案信息化工作，录入和维护档案信息，提高档案管理效率。5.为档案利用者提供优质服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.所属单位上报的各类文件材料和重要工作资料。4.与其他单位往来的文件、函件、会议纪要等。5.本单位组织开展的各类活动形成的照片、录像、录音等声像资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容真实，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于查找和利用。3.整理后的档案应符合规范化、标准化要求。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。3.财务档案按照会计档案管理办法进行整理。4.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，并编制相应的目录。5.实物档案应进行登记造册，注明来源、时间、内容等信息。四、档案的归档与移交（一）归档要求1.各部门应在每年上半年将上一年度形成的文件材料进行整理归档，并编制归档文件目录。2.归档文件应齐全完整、分类准确、编目规范，装订牢固整齐。3.电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）移交程序1.各部门整理好的档案，应在规定时间内移交档案室。2.移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、年度等信息，并签字确认。3.档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的数据备份设备，防止档案数据丢失。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、密封保存等。3.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确。（三）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定工作，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室人员和相关业务部门人员共同参与。3.根据档案的价值和保管期限，提出存毁意见，报经领导批准后进行处理。（四）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案名称、数量、年度、销毁原因等信息，并经领导审批。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅档案，应持单位介绍信，经统战部办公室负责人批准后，到档案室办理查阅或借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。（三）利用登记1.档案室应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、人员姓名、部门、档案名称、数量、用途等信息。2.登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立统战部档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅、检索和统计分析。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确无误。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的完整性和时