水利档案管理制度牌

PAGE水利档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强公司水利档案管理，确保水利档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本制度。水利档案是公司在水利工程建设、管理、运行等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于总结经验、指导工作、维护公司合法权益、促进水利事业发展具有重要意义。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属各单位在水利工作中形成的各类档案的管理。包括但不限于水利工程项目规划、设计、施工、监理、运行管理等过程中产生的文件、图纸、图表、数据、报告、声像等资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对水利档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案管理人员应确保档案内容真实可靠，全面反映水利工作的实际情况，保证档案的完整性。3.分类科学原则按照水利档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密和公司商业秘密的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司水利档案的日常管理工作。同时，各部门及所属各单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定并组织实施水利档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司水利档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的质量和完整性。3.建立健全水利档案的检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司的水利工作提供档案信息服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.对各部门及所属各单位的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作考核。（三）部门兼职档案员职责1.负责本部门水利档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查询和利用工作，提供相关档案资料。4.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。5.接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水利工程项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案、水资源论证报告等。2.工程设计文件如初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.工程施工文件施工组织设计、施工技术方案、施工记录、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量鉴定书、竣工图等。6.工程运行管理文件运行管理制度、操作规程、设备维护记录、安全检查记录、水质监测报告等。7.其他与水利工作有关的文件包括上级主管部门的文件、会议纪要、合同协议、科研成果、技术总结等。（二）收集要求1.各部门及所属各单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保档案的质量。4.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止因意外情况导致档案丢失。（三）整理方法1.分类按照水利档案的形成领域、时间顺序、保管期限等因素进行分类。一般可分为工程前期档案、工程设计档案、工程施工档案、工程监理档案、工程竣工验收档案、工程运行管理档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，可采用档案分类号加流水号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和统计。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等功能，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.根据档案的保管期限和重要程度，确定不同的保管方式。对永久保存的档案应采取特殊的保管措施，确保档案的安全。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。备份介质应异地存放，防止因自然灾害等原因导致数据丢失。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关专家组成的鉴定小组进行。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经档案管理部门负责人审核，报公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在水利工作中需要查阅档案资料的，可向档案管理部门提出申请。2.公司外部单位因工作需要查阅公司水利档案的，应按照国家有关规定和公司的相关制度办理查阅手续。3.涉及国家机密和公司商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用流程1.查阅申请公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字后提交档案管理部门。公司外部单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经公司相关部门审核同意后，报档案管理部门审批。2.审批档案管理部门收到查阅申请后，应进行审核。对于符合规定的申请，应予以批准，并确定查阅方式和时间。对于不符合规定的申请，应说明理由，不予批准。3.查阅经批准查阅档案的人员，应按照档案管理部门指定的时间和地点进行查阅。查阅时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。2.对于档案利用过程中发现的问题，如档案资料不全、检索工具不完善等，应及时进行整改，提高档案的利用效率。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司水利档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、共享和利用，为公司的水利工作提供便捷的档案信息服务。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数据录入将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统，建立档案数据库。2.系统功能开发开发档案管理信息系统的各项功能，包括档案收集、整理、编目、检索、利用、统计分析等功能模块，实现档案管理工作的信息化流程。3.安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强对档案数据的备份和恢复管理，定期备份档案数据，制定数据恢复预案，防止因系统故障等原因导致数据丢失。4.严格控制档案信息系统的访问权限，对不同用户设置不同的访问级别，确保档案信息的安全。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门及所属各单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.各部门及所属各单位应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供档案管理工作的有关情况和资料。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门及所属各单位的档案管理工作进行考核评价。考核评价内容包括档案管理工作的