档案管理制度分享

PAGE档案管理制度分享一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整无缺，维护档案的原始性和真实性。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案管理台账。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅审批制度，做好登记和记录工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确一名兼职档案管理员，负责本部门档案管理的日常工作，接受综合管理部的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部集中保管，并办理交接手续。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自查阅、复印、转借档案，确保档案安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案主要包括公司在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.科技档案涵盖公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的项目文件、技术资料、图纸、标准等。3.会计档案指公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等。4.人事档案包含员工个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录、工资福利等方面的资料。5.业务档案根据公司业务性质不同，分为市场营销档案、客户服务档案、合同档案、招投标档案等，记录公司业务活动的全过程。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目名称专业分类流水号进行编制。如：[项目名称]工艺001，代表某项目中的工艺类第1份科技档案。3.会计档案编号：根据会计年度档案类别保管期限流水号确定。例如：2023会计凭证10年001，即2023年度的会计凭证类，保管期限为10年的第1份档案。4.人事档案编号：以员工工号为唯一标识。5.业务档案编号：根据业务类型年度流水号编制。如：市场营销2023001，表示2023年度市场营销业务类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、招投标文件等。3.公司员工在工作中产生的各类成果、报告、总结等。4.公司获得的荣誉证书、奖项、资质证明等。5.其他与公司业务相关的有保存意义的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案进行收集和整理，确保档案的及时归档。2.档案收集应保持文件材料的完整性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。3.对于重要文件和紧急事项形成的档案，应及时收集并优先整理归档。（三）整理方法1.文书档案整理按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，遵循事由原则，将同一事由的文件集中在一起。对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。去除文件上的金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，确保文件大小一致，便于装订。按照分类顺序进行装订，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.科技档案整理依据项目进展情况，按照项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等阶段进行分类整理。对图纸进行折叠，使其幅面统一为A4规格，并在右下角加盖竣工图章。编写项目档案目录，注明文件题名、日期、编号、页次等信息。3.会计档案整理会计凭证应按照编号顺序进行整理，检查凭证附件是否齐全，折叠整齐。会计账簿应按照年度、账簿种类分别整理，确保账页完整、字迹清晰。财务报告应按年度、季度、月度顺序排列，装订成册。4.人事档案整理按照员工档案材料分类标准，将员工的个人基本信息、履历材料、考核材料、培训材料、工资福利材料等进行分类整理。对每份材料进行编号，编写档案目录，便于查找和管理。5.业务档案整理根据业务流程和档案内容，对业务档案进行分类，如合同档案可按合同类型、签订时间等分类。对每份业务档案进行编号、编目，注明业务内容、时间、相关人员等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并设置明显的标识牌。（三）档案保管期限1.文书档案永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。定期保管：分为30年、10年两种。定期保管期限从文件形成次年1月1日起计算。2.科技档案项目档案的保管期限根据项目的性质、重要程度和实际需要确定，一般不少于项目的使用寿命。对于具有长期保存价值的科技成果档案，应永久保管。3.会计档案会计凭证保管期限为30年。会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务报告中月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.人事档案员工档案在员工离职后，由综合管理部按照国家有关规定进行保管，保管期限为5年。5.业务档案业务档案的保管期限根据业务性质和相关法律法规确定，一般不少于业务活动结束后的一定年限。（四）档案保管检查1.综合管理部应定期对档案保管情况进行检查，每月至少一次，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对受潮档案进行干燥处理等，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑予以销毁；对仍有利用价值的档案，应继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定是否销毁。3.经鉴定小组讨论通过后，形成档案鉴定报告，报公司分管领导审批。（四）销毁程序1.经公司分管领导批准后，由综合管理部负责组织档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。3.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，严禁将档案作为废品出售或随意丢弃。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.查阅档案应在综合管理部指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案，应经综合管理部负责人批准，并按照规定收取复印费用。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、伪造、损毁。4.借阅人员归还档案时，应确保档案完好无损，由综合管理部档案管理人员进行检查验收，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员责任。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅公司档案，应提前向公司综合管理部提出申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并提交单位介绍信和查阅人员有效身份证件。2.综合管理部对外部单位的查阅申请进行审核，报公司分管领导批准后，安排专人陪同查阅，并按照查阅规定进行管理。3.外部单位如需借阅公司档案，应经公司总经理批准，并与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限和归还要求按照公司内部借阅规定执行。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现公司档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案数字化1.对公司重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.按照档案分类编号规则，对电子档案进行命名和存储，便于检索和利用。（三）档案管理系统1.引入先进的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、借阅等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作，确保系统数据的准确录入和及时更新。3.利用档案管理系统，对档案的查阅、借阅等利用情况进行实时记录和统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息安全与保密1.加强档案信息化系统的安全防