减免税档案管理制度

PAGE减免税档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司减免税管理，规范减免税档案的收集、整理、保管和使用，确保减免税政策的正确执行，防范税务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司涉及的各类减免税事项，包括但不限于增值税、企业所得税、关税等税种的减免。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家税收法律法规及相关政策规定，确保减免税档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司减免税业务的实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：全面收集与减免税相关的各类资料，档案整理符合规范要求，便于查阅和管理。4.保密安全原则：妥善保管减免税档案，防止信息泄露，确保档案安全。二、减免税档案管理职责分工（一）税务管理部门1.负责牵头组织减免税档案的收集、整理、审核和归档工作。2.对减免税政策进行解读和培训，指导相关部门正确提供减免税资料。3.定期对减免税档案进行检查和评估，确保档案质量。（二）各业务部门1.负责本部门涉及减免税事项相关资料的收集、整理，并及时提交给税务管理部门。2.配合税务管理部门完成减免税申请、备案等工作，提供必要的证明材料和说明。（三）档案管理部门1.负责减免税档案的集中保管，建立档案借阅、查阅登记制度。2.按照档案管理要求，对减免税档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.确保档案存储环境安全，防止档案损坏、丢失。三、减免税档案的收集（一）收集范围1.减免税申请报告，包括申请减免税的税种、依据、期限、金额等详细信息。2.相关证明材料，如营业执照、税务登记证、财务报表、合同协议、发票等。3.税务机关要求提供的其他资料，如产品合格证书、行业资质证明等。4.减免税政策文件及解读资料。5.与减免税事项相关的内部审批文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各业务部门应在减免税事项发生后及时收集相关资料，并确保资料的真实性、完整性和有效性。2.收集的资料应按照规定格式和内容要求进行整理，确保字迹清晰、数据准确、签章齐全。3.对于电子资料，应进行备份，并确保其可读性和可追溯性。四、减免税档案的整理（一）分类标准1.按照税种分类，如增值税减免税档案、企业所得税减免税档案等。2.按照减免税类型分类，如税额式减免、税率式减免、税基式减免等。3.按照时间顺序分类，对同一税种、同一类型的减免税档案按照申请时间先后进行排列。（二）编号规则1.采用“年份+税种+减免税类型+流水号”的编号方式。例如，2023年增值税税额式减免税档案编号为2023ZSSE001。2.流水号按照档案整理顺序依次编排，确保编号的唯一性。（三）装订要求1.对纸质档案进行装订，采用A4纸张规格，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，确保档案的完整性。3.在档案首页附上目录，注明档案内容及页码。五、减免税档案的审核（一）初审1.税务管理部门收到各业务部门提交的减免税资料后，进行初步审核。2.初审内容包括资料的完整性、准确性、合规性等，检查申请报告与证明材料是否相符，政策依据是否准确。3.对于初审中发现的问题，及时与业务部门沟通，要求补充或更正资料。（二）复审1.初审通过后，税务管理部门组织相关人员进行复审。2.复审人员应具备丰富的税务知识和业务经验，对减免税事项进行全面审查。3.复审内容包括减免税政策的适用是否正确、申请程序是否合规、减免税金额计算是否准确等。4.复审结束后，形成复审意见，对于符合要求的减免税档案，提交至档案管理部门进行归档。六、减免税档案的保管（一）保管期限1.一般减免税档案保管期限为10年。2.涉及重大税务事项或有特殊规定的减免税档案，保管期限按照相关规定执行。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。3.电子档案存储在服务器或其他安全存储设备上，建立电子档案索引，确保快速检索。（三）保管环境1.档案保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。七、减免税档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅减免税档案的，应填写《减免税档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行涂改、损毁等行为。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅减免税档案的，应填写《减免税档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、税务管理部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后办理借阅手续。借阅人需在借阅登记簿上签字，并承诺按时归还档案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行标记、批注等，确保档案的原始状态。归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。八、减免税档案的销毁（一）销毁条件1.减免税档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、无法修复的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期的减免税档案进行清理，提出销毁意见，填写《减免税档案销毁申请表》。2.申请表经税务管理部门、财务部门等相关部门审核同意后，报公司分管领导批准。3.批准后，由档案管理部门会同相关部门