机关内勤档案管理制度

PAGE机关内勤档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关内勤档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门内勤档案的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关内勤档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映机关工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集和整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为机关工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责机关内勤档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本机关档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管机关内勤档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案业务培训和指导工作，提高机关工作人员的档案意识和档案管理能力。7.参与机关重大活动和重要工作的档案收集、整理和归档工作，为机关工作提供档案支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围机关内勤档案主要包括以下几类：1.行政管理类：机关发文、收文、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事任免、表彰奖励等文件材料。2.业务工作类：各类业务报表、统计数据、项目文件、合同协议、技术资料、调研成果等。3.财务审计类：财务预算、决算、会计凭证、审计报告等。4.声像电子类：照片、录音、录像、电子文档等。5.其他类：与机关工作相关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性，并按照规定进行格式转换和存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、内容等。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映机关局部工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。具体保管期限按照国家有关规定和本机关实际情况确定。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的完整和准确。2.每年应对档案库房进行全面检查，检查档案的保管状况、库房设施设备运行情况等，发现问题及时处理。3.对检查中发现的档案损坏、丢失等情况应及时报告，并采取相应的补救措施。五、档案的利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要可查阅、借阅本机关的档案。外单位因工作需要查阅本机关档案的，应按照规定办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本机关档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等内容，经本机关分管领导批准后，到档案管理室办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，还需经上级主管部门批准。3.档案管理人员应按照规定对查阅、借阅申请进行审核，对符合条件的申请予以批准，并提供相应的档案服务。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人员在档案管理室内查阅。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅：借阅档案一般不得超过规定的期限，确因工作需要延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等情况，如有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对档案鉴定清册进行审核，提出鉴定意见，确定需要销毁的档案清单。3.对拟销毁的档案进行公示，公示期一般为[X]个工作日，广泛征求机关工作人员的意见。公示无异议后，报本机关分管领导批准。（四）销毁方法1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底删除。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的机关内勤档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。系统应设置用户权限管理功能，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。（四）数据安全与维护1.加强档案信息化管理系统的数据安全防护，采取防火墙、入侵检测、