幼儿园档案信息制度管理

PAGE幼儿园档案信息制度管理一、总则（一）目的为加强幼儿园档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高幼儿园管理水平和教育教学质量，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及与幼儿园相关的各类活动和事务。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应如实反映幼儿园各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存幼儿园各类档案信息，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息的记录和整理应准确无误，避免错误和歧义。4.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、损坏和丢失。5.保密性原则：对涉及幼儿园机密和个人隐私的档案信息严格保密。6.可利用性原则：便于档案信息的查询、借阅和使用，以满足幼儿园管理和教育教学工作的需要。二、档案信息分类与编号（一）分类1.行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师培训档案等。3.后勤管理类：包含物资采购档案、设施设备档案、食堂管理档案、安全管理档案等。4.家园共育类：如家长委员会记录、家园联系手册、家长意见反馈等。5.其他类：不属于上述分类的特殊档案信息。（二）编号为便于档案信息的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，例如：行政管理类为1开头，教育教学类为2开头，后勤管理类为3开头，家园共育类为4开头，其他类为5开头。每类档案下再根据具体内容进行细分编号，如1.1表示行政管理类中的幼儿园章程，1.2表示工作计划与总结等。编号应保持唯一性和系统性。三、档案信息收集与整理（一）收集1.各部门指定专人负责档案信息的收集工作，明确收集范围和要求。2.教职工应及时将工作中形成的各类文件、资料、记录等提交给档案管理人员。3.对于外来文件、资料，如上级部门下发的通知、函件等，由相关部门及时登记并移交档案管理人员。4.定期开展档案信息收集工作检查，确保各类档案信息及时、完整收集。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案信息进行分类、排序、编目等整理工作。2.按照档案信息的形成时间、重要程度等进行排列，确保条理清晰。3.编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和检索。4.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案信息的可读性。四、档案信息归档与存储（一）归档1.整理后的档案信息应及时归档，按照编号顺序放入相应的档案盒或文件夹中。2.每个档案盒或文件夹应标明类别、编号、名称等信息。3.建立档案索引，记录档案的存放位置，方便快速查找。（二）存储1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，避免挤压和损坏。3.对电子档案信息，应进行备份存储，并定期检查备份数据的完整性和可用性。4.采取防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保档案信息的安全存储。五、档案信息查阅与借阅（一）查阅1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案信息，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间等。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案信息，并在查阅现场进行监督，确保档案信息不被篡改或损坏。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案信息的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、涂改档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。六、档案信息保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及幼儿园机密和个人隐私的档案信息予以保密。2.未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案信息。3.在档案信息查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.定期对档案信息进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.对电子档案信息，应加强网络安全防护，防止黑客攻击和病毒感染。4.如发生档案信息泄露、损坏或丢失等事故，应立即采取措施进行处理，并及时报告上级主管部门。七、档案信息鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案信息进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人等组成，对档案信息进行综合评估。3.根据鉴定结果，将档案分为永久保存、长期保存和短期保存三类。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值或经鉴定需要销毁的档案信息，填写《档案销毁申请表》。2.申请表经档案鉴定小组审核通过后，报幼儿园负责人批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和相关部门人员共同监督销毁过程，并做好记录。4.销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁人员等信息，存档备查。八、档案信息管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善幼儿园档案信息管理制度，并组织实施。2.负责档案信息的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全等日常管理工作。3.定期对档案信息进行统计和分析，为幼儿园管理决策提供依据。4.组织开展档案管理人员的培训和考核工作，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案信息管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案信息的收集、整理和移交工作。2.各部门指定专人负责本部门档案信息的日常管理，确保档案信息的及时、准确和完整。3.配合档案管理部门做好档案信息的查阅、借阅等相关工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案信息的具体管理工作，包括收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、