房管所档案管理制度

PAGE房管所档案管理制度一、总则（一）目的为加强房管所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为房管所的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房管所各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：房管所档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映房管所各项工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，全面收集、整理各类档案资料。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全保管，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善房管所档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理房管所各类档案，包括文书档案、业务档案、会计档案、声像档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。4.设置档案查阅场所，配备必要的查阅设备，为利用者提供服务。5.定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行处理。6.负责档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。7.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为房管所工作提供决策依据。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案资料移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与房管所工作相关的文件、指示、通知等。2.房管所制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等文件材料。3.房屋产权产籍管理档案，包括房屋所有权登记、变更、注销等相关资料。4.房屋租赁管理档案，包括租赁合同、租赁登记备案等材料。5.房地产市场管理档案资料，如商品房预售许可、房地产交易合同等。6.房屋安全管理档案，包括房屋安全检查记录、鉴定报告等。7.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。8.人事档案，包括员工入职、离职、考核、晋升等相关材料。9.声像档案，如照片、录音、录像等反映房管所重要活动、工作场景等资料。10.其他与房管所工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，并按照规定的格式和要求进行整理。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”的整理方式，以每份文件为一件进行编号、编目、装订。2.业务档案：根据不同业务类型，如房屋产权产籍、房屋租赁、房地产市场管理等，分别制定分类方案，进行分类整理。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，进行分类整理，包括会计凭证、账簿、报表等。4.声像档案：按照形成时间、内容等进行分类，注明拍摄时间、地点、人物、事件等相关信息，并进行数字化处理。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务工作结束后及时整理归档，但不得超过次年上半年。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室保管。4.人事档案应按照人事管理规定及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.将档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合档案室。4.综合档案室对移交的档案进行验收，核对档案数量和质量，符合要求的予以接收，并在移交清单上签字确认。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映房管所主要职能活动和历史面貌的，对房管所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映房管所一般工作活动，在较长时间内对房管所工作有查考利用价值的档案。4.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要是在较短时间内对房管所工作有查考利用价值的档案。（四）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与房管所业务相关的档案，需按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案时，应出具相关证明材料，按照法律程序办理查阅手续。（二）查阅手续1.本所工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需提前向房管所提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等内容，经房管所领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。查阅人员需填写《档案查阅登记表》，并在查阅结束后及时归还档案。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具单位介绍信、工作证等有效证明材料，经房管所领导批准后，按照指定范围查阅。查阅过程中需遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室查阅场所进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，注明借阅期限，按时归还。2.因工作需要复制档案的，需经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖“与原件核对无误”章。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和档案的实际价值，对档案进行鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确保鉴定结果准确可靠。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已到保管期限的档案进行清理，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、年度、保管期限、数量、鉴定意见等信息。3.档案鉴定工作小组对《档案销毁鉴定表》进行审核，提出销毁意见，报房管所领导批准。（四）销毁1.经批准销毁的档案，由综合档案室负责组织实施。销毁时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。2.销毁档案时，应在销毁清册上注明档案名称、年度、保管期限、数量、销毁时间、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次、复制份数等。3.统计报表应及时、准确、完整，为档案管理工作提供数据支持。（二）移交1.房管所撤销、合并时，应