档案管理制度学历资料

PAGE档案管理制度学历资料一、总则（一）目的为了加强公司/组织学历资料档案的管理，确保学历资料的真实性、完整性和安全性，充分发挥学历资料在公司/组织人力资源管理、业务发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及学历资料管理的部门和人员，包括但不限于人力资源部门、员工个人以及与学历资料相关的业务流程中涉及的其他部门。（三）管理原则1.真实性原则：学历资料必须真实可靠，严禁伪造、篡改学历信息。2.完整性原则：确保学历资料涵盖从入学到毕业的全过程相关材料，无缺失。3.保密性原则：严格保护学历资料的隐私，防止信息泄露。4.规范性原则：学历资料的收集、整理、存储、查阅等环节遵循统一规范。二、学历资料的范围（一）入学资料1.高中及以下学历：录取通知书、学籍档案、成绩单等。2.大专学历：录取通知书、学籍档案、成绩单、毕业生登记表等。3.本科学历：录取通知书、学籍档案、成绩单、毕业生登记表、学位证书授予决定等。4.研究生学历：录取通知书、学籍档案、成绩单、毕业生登记表、学位论文、学位证书授予决定等。（二）在校期间资料1.课程学习资料，如考试成绩、课程作业、实习报告等。2.获得的各类奖学金、荣誉证书、资格证书等相关材料。3.参加的学术活动、科研项目等证明材料。（三）毕业资料1.毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历认证报告（根据需要提供，如留学归国人员学历认证等）。3.就业报到证（仅限初次就业人员）。三、学历资料的收集与整理（一）员工自行提交1.新员工入职时，应按照公司/组织要求，在规定时间内提交个人学历资料原件及复印件。复印件需清晰可辨，内容完整，并由员工本人签字确认与原件一致。2.员工学历发生变更（如取得更高学历、学历信息更正等），应在变更后[X]个工作日内将新的学历资料提交至人力资源部门。（二）人力资源部门收集1.人力资源部门负责对员工提交的学历资料进行初步审核，检查资料的完整性和真实性。对于不符合要求的资料，及时通知员工补充或更正。2.对于员工提交的学历认证报告等特殊资料，人力资源部门应根据业务需求，及时跟进办理情况，并确保认证报告的有效性。（三）资料整理人力资源部门按照学历层次、入学时间、毕业时间等要素，对学历资料进行分类整理。建立电子档案和纸质档案，电子档案应按照统一的命名规则进行命名，方便查询和管理。纸质档案应装入专用档案盒，在档案盒封面标注员工姓名、学历层次、档案内容等信息。四、学历资料的存储与保管（一）存储方式1.电子档案存储于公司/组织指定的服务器存储区域，设置专门的文件夹进行分类存放。同时，定期进行数据备份，备份数据存储于不同介质（如硬盘、光盘等），并异地存放。2.纸质档案存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对电子档案和纸质档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或查找。2.对于涉及员工隐私的学历资料，严格限制查阅权限，未经授权人员不得接触和查看。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。五、学历资料的查阅与使用（一）查阅权限1.人力资源部门因员工招聘、晋升、培训等人力资源管理工作需要，可查阅员工学历资料。2.涉及员工绩效考核、薪酬调整等与员工切身利益相关的业务部门，在履行相关审批手续后，可查阅员工学历资料。3.公司/组织高层管理人员因决策需要，可查阅相关员工学历资料，但需经过严格的审批流程。（二）查阅流程1.查阅人填写《学历资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人根据实际情况进行审核并签字。3.申请表经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据查阅权限进行审核，审核通过后安排查阅。4.查阅人在档案管理人员的陪同下进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制，应按照规定办理相关手续。（三）使用规定1.学历资料仅限在公司/组织内部因规定的业务目的使用，不得用于其他任何非法或不当用途。2.对于查阅和使用过程中获取的学历资料信息，使用人员应严格保密，不得泄露给无关人员。六、学历资料的更新与变更（一）更新频率人力资源部门应定期（每[X]年）对员工学历资料进行更新，确保档案信息与员工实际情况保持一致。（二）变更情形1.学历层次提升，如从大专升本科、本科升研究生等，员工应及时提交新的学历资料。2.学历信息更正（如姓名、出生日期、专业等信息有误），员工需提供相关证明材料，经学校或教育主管部门审核通过后，进行学历资料变更。3.其他与学历相关的重要变更，如学位授予情况变化等，员工应及时告知人力资源部门并提交相应资料。（三）变更流程1.员工向人力资源部门提交学历资料变更申请，并附上相关证明材料。2.人力资源部门对变更申请和证明材料进行审核，审核通过后，对电子档案和纸质档案进行相应更新。3.如涉及学历认证报告变更，人力资源部门应及时办理新的认证手续，并将新的认证报告存入档案。七、学历资料的保密与安全（一）保密措施1.与学历资料管理相关的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对学历资料的查阅、使用等情况进行记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，以备审计和查询。3.在对外提供学历资料相关信息时，必须经过严格的审批流程，确保信息提供符合法律法规和公司/组织规定。（二）安全保障1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，确保档案库房24小时处于监控状态。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保电子档案数据的安全性和完整性。如发现存储设备出现故障，应及时进行维修或更换，并做好数据备份和恢复工作。3.制定档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃等可能出现的安全事故，明确应急处置流程和责任分工，定期组织演练，提高应急处置能力。八、学历资料的销毁（一）销毁情形1.员工离职且不再需要保留学历资料的，按照规定进行销毁。2.学历资料因保管期限届满或其他原因失去保存价值的，经审批后予以销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出学历资料销毁申请，填写《学历资料销毁申请表》，注明销毁原因、销毁资料清单等信息。2.将申请表提交至公司/组织分管领导审批，分管领导根据实际情况进行审核并签字。3.申请表经分管领导审批通过后，档案管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除工具进行彻底删除，并保留删除记录。对于纸质档案的销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对学历资料管理情况进行审计，检查档案管理制度的执行情况、资料的完整性和准确性、查阅使用记录等。2.人力资源部门定期对学历资料管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查积极配合教育主管部门及其他相关部门的检查工作，按照要求提供学历