农村村务档案管理制度

PAGE农村村务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强农村村务档案管理，规范村务档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保村务档案的完整、准确、系统和安全，为农村民主管理、决策参考、工作查考以及历史研究等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政村范围内村务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村务档案由专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村务活动的实际情况，数据准确无误。3.规范整理原则：按照统一的标准和方法对档案进行整理，便于保管和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）村委会职责1.加强对村务档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入年度工作计划，明确分管领导和具体责任人。2.保障档案管理工作所需的经费、设备等条件，为档案管理工作创造良好的环境。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理人员职责1.负责村务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。3.积极开展档案利用工作，为村委会各项工作提供及时、有效的档案服务。4.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进工作的意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括村委会的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.经济管理类：涉及农村财务收支、资产清查、土地承包、项目建设等方面的文件、合同、协议、票据等。3.社会事务管理类：如计划生育、民政优抚、社会保障及各类纠纷调解等工作中形成的档案材料。4.文化教育卫生类：有关农村文化活动、教育事业、医疗卫生等方面的档案资料。5.其他类：反映本村特色、重大事件、重要人物等具有保存价值的各类资料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的档案材料应保持其真实性、完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要的文件材料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将村务档案分为行政管理、经济管理、社会事务管理、文化教育卫生等类别，再根据具体情况进一步细分二级、三级类目。2.编号：为每一类目和每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不统一或破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。2.购置温湿度计、灭火器、防虫药等设备，保障档案保管安全。（三）档案保管期限1.永久保管：反映本村重大历史事件、重要决策、长远规划以及具有重要凭证作用的档案材料，应永久保存。2.定期保管：根据档案的重要程度和实际利用价值，定期保管期限分为30年、10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，全面检查档案的数量、质量、保管状况等情况。2.清查过程中发现档案损坏、丢失等问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.根据清查结果，对档案管理工作进行总结和评估，针对存在的问题提出改进措施。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，严格履行档案查阅审批手续，确保档案信息安全。2.以服务村务工作为宗旨，积极为村委会决策、日常工作、村民查询等提供便利。3.坚持有偿与无偿相结合的原则，对涉及商业利用等情况的档案查阅收取适当费用。（二）利用方式1.查阅：本村村民、工作人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.借阅：外单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，须持单位介绍信或有效证件，经村委会主要领导批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件，但需经档案管理人员核对无误后加盖印章确认。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员、村委会相关负责人及村民代表组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核、村委会主要领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并实行监销制度。监销人员应在销毁清册上签字，确保销毁工作的真实性和严肃性。3.销毁清册应详细记录被销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁原因等信息，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村务档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化录入1.对重要的村务档案进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.按照档案整理的分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，便于管理和查询。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、修改、删除、查询、统计、借阅登记等基本功能，方便档案管理人员操作。2.提供权限管理功能