公章证照档案管理制度

PAGE公章证照档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章、证照及档案的管理，确保其安全、完整、有效使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公章使用、证照管理及档案整理、保管、查阅等工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障公章、证照及档案的安全，防止泄露、遗失或损坏，对涉及公司机密的信息严格保密。3.规范有序原则：明确各环节的操作流程和职责，确保管理工作规范、有序进行。4.高效便捷原则：在保证安全和规范的前提下，提高工作效率，满足公司业务开展的需要。二、公章管理（一）公章种类及用途1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务文件、个人授权等。3.部门章：用于部门内部文件、通知等，不得对外使用。（二）公章的刻制与启用1.公章的刻制由公司指定专人负责，须凭上级主管部门批准设立的文件或相关证明，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.新刻公章启用前，应在公司内部进行备案登记，注明启用日期、使用范围等信息。（三）公章的保管1.公司公章由总经理办公室指定专人保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应设立专门的保险柜存放公章，确保公章存放安全。非保管人员不得擅自接触公章。3.公章保管人员因事离岗时，须经总经理批准，办理交接手续，由临时指定人员代管。（四）公章的使用1.使用申请：各部门或个人需使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、文件名称、份数、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批流程：一般性文件或事项，由部门负责人审核后，报总经理办公室主任审批。重要合同协议、重大事项等，须经总经理审批。3.使用登记：公章保管人员在盖章前，应对申请表进行认真审核，确认无误后，在《公章使用登记簿》上进行登记，记录使用时间、文件名称、盖章人等信息。4.盖章要求：盖章时应确保印章清晰、端正，骑年盖月，不得模糊、遗漏或重叠。（五）公章的停用与销毁1.公章因磨损、遗失、变更等原因需要停用的，由总经理办公室提出申请，经总经理批准后，办理停用手续。2.停用的公章应及时上缴总经理办公室，由专人负责保管。如需销毁，须经总经理批准，由总经理办公室会同相关部门共同进行销毁，并做好销毁记录。三、证照管理（一）证照种类包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、许可证等各类公司经营所需的证件。（二）证照的办理与领取1.证照办理由公司指定专人负责，根据业务需要及时向相关部门提交申请材料，并跟踪办理进度。2.证照领取时，领取人须核对证照内容是否准确无误，并在《证照领取登记簿》上签字确认。（三）证照的保管1.证照原件由总经理办公室指定专人保管，存放于专门的证照档案柜中，确保安全。2.保管人员应建立证照清单，详细记录证照名称、编号、颁发日期、有效期等信息，并定期进行核对。3.如需借用证照原件，须填写《证照借用申请表》，经部门负责人和总经理办公室主任审批后，方可借用。借用期限不得超过规定时间，借用期间应妥善保管，不得转借他人。（四）证照的年检与换证1.总经理办公室应及时关注各类证照的年检和换证时间，提前做好准备工作。2.按照相关部门要求，按时提交年检或换证申请材料，确保证照的有效性。（五）证照的遗失与补办1.如发现证照遗失，应立即向总经理办公室报告，并采取必要的措施防止造成不良后果。2.由总经理办公室负责向相关部门申请补办，补办过程中应积极配合，提供所需材料。四、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：合同协议、项目资料、客户信息等。（二）档案的收集与整理1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案收集后，应按照档案分类标准进行整理，编制目录，便于查找和使用。3.整理后的档案应进行装订或装盒，并标注档案名称、年度、保管期限等信息。（三）档案的保管1.公司设立专门的档案室用于存放档案，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案保管人员应按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，并建立档案索引。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（四）档案的查阅与借阅1.内部查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅时应在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.外部查阅：因业务合作、审计、法律纠纷等需要外部单位查阅档案的，须经总经理批准，并由专人陪同查阅。查阅单位应出具查阅介绍信，明确查阅范围和用途。3.档案借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人和总经理办公室主任审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，须办理续借手续。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、遗失。（五）档案的鉴定与销毁1.档案保管人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和是否需要销毁。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，由档案保管人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，经相关部门审核，报总经理批准后，进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在监督下进行，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人等信息，保存期限为[X]年。五、监督与检查（一）公司成立公章、证照及档案管理监督小组，定期对相关管理工作进行检查。（二）检查内容包括管理制度的执行情况、操作流程是否规范、档案