档案馆档案复印制度

PAGE档案馆档案复印制度一、总则（一）目的为了加强本档案馆档案复印工作的管理，规范档案复印行为，确保档案信息的安全与合理利用，根据国家相关法律法规以及档案行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆内所有档案的复印管理工作，包括但不限于纸质档案、电子档案等不同载体形式的档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案复印工作合法合规进行。2.安全保密原则：在档案复印过程中，采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案内容泄露、篡改等情况发生。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，根据实际需求，合理提供档案复印服务，满足公司/组织内部及外部合法的查阅、使用需求。二、档案复印申请与审批（一）申请流程1.内部人员申请公司/组织内部人员因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，详细注明所需复印档案的名称、文号、日期、保管期限、复印用途等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核签字，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查。2.外部单位或个人申请外部单位或个人因特殊原因需要复印本档案馆档案的，需提前向本档案馆提交书面申请函，说明申请单位/个人的基本情况、申请复印档案的具体内容、复印用途、使用期限等事项。申请函应加盖申请单位公章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）审批流程1.内部申请审批部门负责人审核通过后，将申请表提交至档案馆档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行进一步审核，重点审查申请复印档案的密级、是否符合复印规定以及是否会对档案原件造成损坏等。对于涉及重要档案或机密档案的复印申请，档案管理部门应报档案馆分管领导审批；一般档案的复印申请，由档案管理部门负责人审批。2.外部申请审批档案馆收到外部单位或个人的申请函后，首先由档案管理部门进行初审，初审内容包括申请手续是否齐全、申请事项是否符合法律法规及本馆规定等。初审通过后，将申请函及相关材料提交至档案馆分管领导进行审批。分管领导应综合考虑申请事项的合法性、必要性、对档案安全的影响等因素，做出审批决定。对于涉及国家机密或重要敏感信息的档案复印申请，需报上级主管部门批准，并按照相关规定办理审批手续。（三）审批结果通知1.审批通过的，档案管理部门应及时通知申请人，并告知其复印档案的相关注意事项，如复印地点、时间、收费标准等。2.审批不通过的，档案管理部门应向申请人说明原因，并将申请表或申请函退还申请人。三、档案复印操作规范（一）复印人员要求1.档案复印工作应由本档案馆指定的专业人员负责操作，复印人员应经过档案管理业务培训，熟悉档案管理的相关规定和操作流程。2.复印人员应具备良好的职业道德和保密意识，严格遵守档案复印制度，不得擅自扩大复印范围或泄露档案内容。（二）复印设备管理1.档案馆应配备专门的档案复印设备，并确保设备性能良好、运行正常。2.定期对复印设备进行维护保养，检查设备的硬件设施、软件系统等是否正常，及时处理设备故障和安全隐患。3.为复印设备设置必要的安全防护措施，如密码保护、数据备份等，防止因设备故障或人为操作失误导致档案信息丢失或泄露。（三）复印过程控制1.复印人员应根据审批通过的申请内容，准确查找并复印所需档案资料。在复印过程中，要注意保护档案原件，避免对原件造成折叠、污损、涂改等损坏。2.对于纸质档案的复印，应采用高质量的复印设备和复印材料，确保复印效果清晰可读。复印多页档案时，应注意页码顺序正确，避免出现漏页、错页等情况。3.对于电子档案的复印，应按照规定的格式和要求进行操作，确保复印后的电子文档内容完整、格式正确。同时，要对电子文档进行加密存储，防止信息泄露。4.在复印过程中，如发现档案原件存在破损、字迹模糊等问题，应及时向档案管理部门报告，并采取相应的处理措施。（四）复印数量与质量控制1.根据申请内容和实际需求，合理确定档案复印的数量。如申请单位/个人对复印数量有特殊要求的，应在申请时注明，并经审批部门同意。2.复印完成后，复印人员应对复印件进行质量检查，确保复印件内容清晰、完整，与原件一致。对于质量不符合要求的复印件，应重新进行复印。四、档案复印收费管理（一）收费标准1.本档案馆档案复印收费标准按照国家有关规定以及本地区物价部门核定的标准执行。收费标准应在档案馆显著位置进行公示，接受社会监督。2.对于内部人员因工作需要复印档案的，如复印数量较少且用于本部门内部工作的，可适当减免费用；对于外部单位或个人复印档案的，应按照收费标准足额收取费用。（二）收费方式1.档案复印收费采取现金、转账、支票等多种方式进行结算。申请人应在复印完成后，按照档案馆规定的收费方式及时缴纳复印费用。2.对于转账支付的，申请人应提供准确的转账信息，包括收款单位名称、账号、开户行等；对于支票支付的，应确保支票内容填写完整、有效，且在规定的时间内到账。（三）收费票据管理1.档案馆应使用财政部门统一监制的收费票据，如实开具复印收费金额，并加盖本馆财务专用章。2.收费票据应妥善保管，建立票据使用登记制度，详细记录票据的领取、使用、结存等情况。定期对收费票据进行盘点核对，确保票据使用规范、账目清晰。五、档案复印后的整理与归档（一）整理要求1.复印完成后，复印人员应对复印件进行整理，按照档案分类编号的原则，将复印件进行分类、排序，并在每份复印件上加盖“复印章”，注明复印日期、复印份数、原件保管期限等信息。2.对于多页复印件，应使用订书机或文件夹等工具进行装订，确保复印件整齐、牢固，便于查阅和保管。（二）归档流程1.整理后的复印件应及时移交至档案管理部门进行归档。档案管理部门按照档案管理的相关规定，将复印件归入相应的档案类别和保管期限内。2.在归档过程中，档案管理人员应对复印件的内容、编号、装订等情况进行再次核对，确保归档的复印件准确无误、完整规范。3.建立复印档案的电子目录，详细记录复印档案的名称、文号、日期、保管期限、复印用途、申请人等信息，便于查询和管理。六、档案复印的安全与保密管理（一）安全管理1.档案馆应加强档案复印场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保复印场所的安全环境。2.严格控制复印场所的人员出入，非档案复印工作人员不得擅自进入复印场所。对于进入复印场所的人员，应进行登记，注明进入时间、事由等信息。3.在档案复印过程中，要注意防火、用电安全等事项。复印设备使用完毕后，应及时关闭电源，清理设备周围的杂物，防止发生火灾等安全事故。（二）保密管理1.档案复印人员应严格遵守保密制度，对在复印过程中接触到的档案内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案复印，应采取特殊的保密措施，如在专门的保密场所进行复印、对复印设备进行加密处理等。3.严禁将档案复印件带出档案馆指定的复印场所，如需带出，必须经过档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续。带出的复印件应在规定的时间内归还档案馆，归还时档案管理人员应对复印件的完整性进行检查。七、监督与检查（一）内部监督1.档案馆应建立健全内部监督机制，定期对档案复印工作进行自查自纠，检查档案复印申请与审批流程是否规范、复印操作是否符合要求、安全保密措施是否落实等情况。2.档案管理部门应设立专门的监督岗位，负责对档案复印工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对于发现的违规行为，应及时进行调查处理，并将处理结果上报档案馆领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门以及社会公众的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.在档案馆显著位置公布监督举报电话、邮箱等信息，接受社会公众对档案复印工作的监督举报。对于群众举报的问题，应认真调查核实，并及时反馈处理结果。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自复印档案的。2.擅自扩大复印范围或改变复印用途的。3.在档案复印过程中泄露档案内容或造成档案信息安全事故的。4.未按照规定的操作流程进行档案复印，导致档案原件损坏或复印质量不符合要求的。5.未按照规定缴纳复印费用或使用虚假票据的。6.其他违反本档案复印制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，档案管理部门应及时进行调查核实，并根据违规情节轻重，采取相应的处理措施。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求违规人员立即整改；对于情节严重的违规行为，除给予警告、批评教育外，还应