档案利用工作制度

PAGE档案利用工作制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的利用管理，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有效支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案利用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案利用工作合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，切实保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.高效服务原则：以满足公司各项工作需求为出发点，提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案利用的范围与方式（一）利用范围1.公司行政管理：为制定政策、规划、决策等提供历史资料和数据支持。2.业务工作开展：协助市场营销、项目管理、生产运营等部门获取相关业务档案，促进工作顺利进行。3.财务审计：为财务核算、审计工作提供原始凭证、合同协议等档案依据。4.人力资源管理：用于员工招聘、晋升、绩效考核、培训等方面的背景调查和信息参考。5.法律事务处理：为处理法律纠纷、合同审查等提供档案证据。（二）利用方式1.查阅：员工可根据工作需要，到档案管理部门查阅纸质或电子档案。2.借阅：对于确需带出档案管理部门的档案，可办理借阅手续。3.复制：根据实际情况，可为利用者提供档案复印件，但需按照规定进行审批。三、档案利用的流程（一）查阅流程1.利用者填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、所需档案名称及时间段等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况进行审核，签署意见。3.利用者持经审批的申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表内容，查找并提供相应档案供利用者查阅。4.利用者在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。5.查阅完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在申请表上注明归还情况。（二）借阅流程1.利用者填写《档案借阅申请表》，除注明查阅流程中的相关信息外，还需明确借阅期限。2.申请表依次经所在部门负责人、档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人应重点审查借阅期限是否合理、利用者是否具备保管档案的条件等。3.审批通过后，利用者到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应向利用者详细说明档案保管要求，并提醒其按时归还。4.利用者在借阅期限内妥善保管档案，不得转借他人或擅自带出公司规定范围。如遇特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请。5.借阅期限届满，利用者应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者责任。（三）复制流程1.利用者填写《档案复制申请表》，说明复制用途、所需复制的档案内容等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据利用者需求，对可复制的档案进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照规定的复制方式和数量进行复制。对于重要档案的复制，应采用安全可靠的方式，确保复制件与原件内容一致。4.复制完成后，档案管理人员在申请表上注明复制情况，并将复制件提供给利用者。利用者需在申请表上签字确认接收。四、档案利用的权限与审批（一）权限划分1.公司内部员工因工作需要，可在规定范围内查阅、借阅、复制与其工作相关的档案。2.涉及公司机密、核心技术等重要档案的利用，需经公司高层领导审批。3.外部单位或个人如需利用公司档案，必须经过公司严格的审批程序，并签订保密协议。（二）审批职责1.所在部门负责人负责对本部门员工的档案利用申请进行初审，确保申请与工作实际需求相符。2.档案管理部门负责人负责对档案利用申请进行全面审核，重点审查申请的合规性、档案利用的必要性以及安全保密措施等。3.高层领导根据具体情况，对涉及重要档案的利用申请进行最终审批。五、档案利用的安全与保密（一）安全保障1.档案管理部门应具备完善的档案保管设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案实体安全。2.加强对档案利用场所的管理，保持环境整洁、安静，严禁无关人员进入。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应全程监督，防止档案丢失、损坏等情况发生。（二）保密措施1.利用者应对所接触的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.对于涉及公司机密的档案，利用者如需摘录、引用相关内容，应经过档案管理部门审核，并按照规定进行处理。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向他人透露档案利用情况及内容。4.如发现档案利用过程中有泄密行为，应立即采取措施进行制止，并追究相关人员责任。六、档案利用的统计与分析（一）统计内容1.建立档案利用登记台账，详细记录档案利用的时间、利用者姓名、所在部门、利用方式、利用档案名称及数量等信息。2.定期统计档案利用的种类、频率、热门档案等情况，为档案管理和公司决策提供数据支持。（二）分析与反馈1.根据档案利用统计数据，分析档案利用的规律和趋势，评估档案对公司各项工作的支持效果。2.将分析结果反馈给相关部门和领导，为档案资源的优化配置、档案整理与编研等工作提供参考依据，以便更好地满足公司发展对档案利用的需求。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立档案利用监督小组，成员包括档案管理部门人员、相关业务部门代表等，负责对档案利用工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组重点检查档案利用流程的执行情况、安全保密措施的落实情况、档案利用登记台账的记录准确性等。（二）考核办法1.将档案利用工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门及相关利用部门进行考核。2.考核指标包括档案利用服务质量、档案安全保密情况、档案利用统计工作的准确性等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人提出整改要求，并视情节轻重给予相应处罚。八