档案管理制度套装店铺

PAGE档案管理制度套装店铺总则目的为加强档案管理制度套装店铺的规范化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于档案管理制度套装店铺的所有部门和员工。基本原则1.集中统一管理原则：档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映店铺的各项活动和工作情况。3.保密性原则：对涉及商业秘密、个人隐私等重要档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。档案管理机构及职责档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责档案管理制度套装店铺档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。2.建立档案目录和索引，方便档案的查询和利用。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，报经批准后组织实施。5.积极为店铺各部门提供档案利用服务，根据需要及时提供档案资料。6.参与档案信息化建设，推进档案管理的数字化和网络化。档案的收集与整理收集范围1.店铺在经营活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、账簿等。2.店铺内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录等。3.员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.店铺的产品资料、技术文档、市场调研资料等。5.其他与店铺经营管理相关的有保存价值的文件材料。收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对重要档案应进行备份，防止因意外事件导致档案丢失。整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号，编制档案目录。3.将档案装订成册，填写档案封面和背脊。4.建立电子档案，对纸质档案进行数字化扫描，实现档案的信息化管理。档案的保管保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：反映店铺主要职能活动和历史面貌的，对店铺有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年左右的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。保管措施1.对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制。4.做好档案库房的温湿度记录，采取相应的措施调节温湿度。档案的鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，提出销毁意见。销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成鉴定报告。2.将鉴定报告报经店铺领导批准。3.对批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等。4.由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。档案的利用利用范围1.店铺内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经店铺领导批准，并办理相关手续。利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。3.对涉及商业秘密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行利用。利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用部门、利用人、档案名称、查阅目的等。档案信息化管理信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和网络化管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，方便档案的查询和利用。信息化建设内容1.档案数字化扫描：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.档案管理信息系统建设：包括档案录入、查询、借阅、统计等功能模块。3.数据备份与安全管理：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全和完整。信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能。2.严格遵守档案管理信息系统的安全管理制度，防止数据泄露和丢失。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。监督与检查监督检查部门店铺设立档案管理监督检查小组，由店铺领导、档案管理部门负责人和相关业务部门负责人组成。监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作情况。3.档案信息化管理情况。监督检查方式1.定期检查：每年对档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。问题整改1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。